财务流程论文-信息化环境下会计循环流程及其特点

财务流程论文-信息化环境下会计循环流程及其特点在会计信息化条件下,各种现代信息技术的应用为会计人员大大减轻了工作量,为会计行业提供了新的发展和机遇,但同时也打破了传统意义上的会计循环流程。笔者以用友U8财务管理软件为例进行阐述会计信息化条件下的会计循环。

一、传统会计循环流程

(一)传统会计循环流程理论传统会计业务流程是建立在劳动分工理论下的一种顺序化业务流程。它将企业的整个会计活动分为若干期间,以收集企业业务活动信息做为会计过程的起点,会计人员从企业业务活动的所有数据中获取有价值的数据,选择不同的会计方法并利用一定的会计工具,按照会计规则对其进行处理、加工,最后以专业性的语言描述,形成会计信息。

(二)传统会计循环流程图在每一个会计期间,会计工作从交易或事项的确认开始,依次经过计量、记录,最后编制财务报告,再进入下一个会计期间,由此形成一个会计循环。具体工作过程如图1所示。在传统会计循环中,单纯地以会计业务活动为中心,会计人员只需要了解会计业务即可,与其他部门接触较少。传统会

计下对会计人员的要求也不高,但会计人员的工作量很大,会计人员每天都进行着大量的重复劳动。

二、信息化下的会计循环

(一)初始设置一是建立账套。账套指一组相互关联的数据。从会计的角度来看,建立账套是建立一个新的核算主体,然后进行财务分工设置,并对增加的用户进行功能权限和数据权限的设置。一个账套包含了企业所有的数据,将企业数据按年度划分,称为年度账,一个账套中可以存放不同年度的年度账,企业在建立账套时就应考虑会计期间的设置、启用会计期间、核算类型以及编码方案等内容,而建立账套主要是对系统环境进行一系列的设定。二是初始化。初始化是指系统初始化,即在使用ERP财务管理软件时,为了保证系统在以后的工作中可以正常使用而必须进行的一些基础操作。初始化工作主要包括设置控制参数、设置基础数据和期初余额录入。其中设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置,以便为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制;设置基础数据则是将企业的一些公共资料和数据录入系统中,供以后的日常操作,主要包括定义外币及汇率、建立会计科目、建立部门、个人、客户、供应商、项目档案,设置凭证类别、设置结算方式等若干内容。

在传统会计循环中,不包括这些基础数据的设置,尤其是对部门、个人、客户、供应商和项目的建立档案,但在信息化条件下,将这些企业管理的内容加了进来,表面上看增加了会计人员的工作,实际上这些数据的设置正是为了减轻会计人

员的日后工作量,也可以使企业的账目清析明了。

(二)日常处理与传统会计循环类似,企业会计人员将经济业务发生的依据即原始凭证搜集后,进行记账凭证登记。在信息化条件下,会计人员做的最多的一项工作就是依据原始凭证录入记账凭证。记账凭证经审核后进行记账,登记到会计账簿上。与传统会计不同的是,利用ERP财务管理软件可以通过记账功能自动将各记账凭证登记到会计账簿上,会计人员只需要对会计账簿进行查看即可。但值得注意的是,会计信息化下“记账”的含义与传统会计中“记账”含义不同。账簿记录实际上是将记账凭证按不同的形式进行组织和汇总,传统会计中记账时必

须将其重新抄写到各有关的账簿上。但在信息化条件下,记账凭证包含了两层意义:一是将当月的输入到未记账凭证文件中的记录转存到已记账凭证文件中,使经审核的记账凭证成为正式的会计档案;二是对科目的余额、本期发生额和累计发生额进行汇总、更新。

(三)期末处理期末处理的具体工作主要包括银行对账、自动转账、对账、结账、会计档案备份以及编制报表。一是银行对账与对账。银行对账主要是将企业的银行存款日记账与银行开具的“银行对账单”进行核对,与此相比,期末要

进行的另一项“对账”操作则是对账簿数据进行核对,以检查记账是否正确,以及

账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对;通过核对各种账簿与记账凭证的数据来完成账证核对;通过核对账簿记录与资产实际情况来完成账实核对,但是由于在信息化条件下,各种账簿都是根据记账凭证由系统自动记账生成,由于有着相同的来源和依据,因此只要记账凭证正确,各种账簿数据都是正确的,并且保持高度的一致。二是转账业务。传统会计中转账处理业务是指期末由会计人员根据某些账户的余额或本期发生额填制转账凭证、登记有关账簿,主要是结转损益类科目余额、结转成本费用科目余额以及结转本年利润。而信息化条件下的转账业务内容则包含很多。转账分为外部转账和内部转账两类。外部转账是指将ERP财务管理软件中各个不同模块生成的记账凭证转入总账模块中,如将固定资产模块中生成的计提折旧的记账凭

证传递至总账系统中,将工资管理模块中计算工资的记账凭证传递至总账系统

中等;内部转账是指在总账管理系统内部,把某个或某几个会计科目中的余额或

本期发生额转到一个或多个会计科目中,如摊销报刊费的记账凭证。可见,信息化条件下“转账”业务的内涵比传统会计下的“转账”要扩大很多。三是结账。与记账功能相似,信息化下的“结账”含义与传统会计中的“结账”也有所变化。在信息化下,结账是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,并终止本期的账务处理工作。传统会计中的结账则是指把一定时期内应记入账簿的经济业务全部登记入账后,计算记录录本期发生额及期末余额,并将余额结转下期或新的账簿。信息化下的结账将终止本期账务处理工作与计算和结转种账簿的本期发生额和期末余额并列,强调了一旦结账后,就不能对前面所有的操作进行修改。原本该项操作可以加强企业的内部控制,但由于财务管理软件都存在反结账功能,因弱化了其内部控制。

三、信息化下会计循环流程的特点

(一)企业管理与财务核算并重信息化下的会计循环所进行的一系列初始设置实质上是企业管理所进行的内容,但这些内容对企业利用信息化技术进行财务核算的影响却至关重要。很多初始设置一经设定就不允许修改,因此,初始设置直接决定了日后工作的效率和质量。利用ERP软件进行财务核算,省去了很多传统会计中的冗杂又易错的工作,大大节省了时间与减少了工作量,既保证了会计信息的及时性,又保障了信息的可靠性。此外作为会计信息化的一个重要表