网店管家软件用户手册

《网店管家》
用户手册（适用版本：V2.1个人版、企业版）
笛佛软件2009
目录第一章：软件介绍
第二章：如何开始
第一节：系统初始化
第二节：系统设置
第三节：建立基础数据
第四节：建立货品资料
第五节：交易处理
第三章：基本设置
第一节：系统设置
第二节：基础数据设置
第四章：货品管理
第一节：货品分类
第二节：货品管理
第三节：图片管理
第四节：组合装货品
第五章：采购管理
第一节：新建采购
第二节：采购计划和采购订单
第三节：采购退货
第六章：销售管理
第一节：订单管理
第二节：现款销售
第三节：报价管理
第七章：库存管理
第一节：入库管理
第二节：出库管理
第三节：库存盘点
第四节：当前库存第八章：客户管理
第一节：客户分类第二节：新建客户第三节：客户管理第四节：供货商管理第五节：竞争对手第九章：账款管理
第一节：现金银行第二节：应收应付第三节：查账登记第四节：经营成本第五节：邮资月结第十章：售后服务
第一节：退货管理第二节：客户回访第二节：维修管理第十一章：邮件管理第一节：邮件设置第二节：邮件模板第三节：邮件调用第十二章：办公管理第一节：发货公告第二节：来电管理第三节：站内信件第四节：任务管理第五节：记事本
第十三章：统计分析
第十四章：自定义
第一节：报表设计
第二节：快递包裹单设计
第三节：客户信息字段
第四节：订单标记
第十五章：系统管理
第一节：数据备份
第二节：数据恢复
第三节：系统优化
第四节：数据归档
第五节：用户管理
第六节：后台数据库
第七节：数据导入
第一章：软件介绍
《网店管家》是一款面向B2C 、C2C 商家，专注于电子商务订单管理的软件；系统以提供 高效的订单处理手段为目标，提供了一套包括：采购、销售、仓储、客户关系、账款、售后服务等全面管理功能的综合业务管理系统。

基本涵盖了电子商务企业和个人从业者，在业务运营过程中面临的管理需求。

近两年，商家不但在数量上快速成长，个体的规模也今非昔比；越来越多的电子商务商家
以企业或团队的形式出现。

对于电子商务企业管理者来说，提高协同工作效率；保护敏感资料；深层挖掘业务数据等变得尤为重要，而这些都不是销售平台所能提供的。

借助《网店管家》，用户可以很好地解决上述问题。

《网店管家》采取流程化管理，将任务按照岗位设置分解，所有操作员的权限和视图都可以灵活配置。

另外还提供了详尽、强大的统计分析功能。

与传统的零售批发相比，在线销售的业务模式不仅仅是工具意义上的差异，在营销理念、
管理思想上也发生了很多变化。

以解决线下销售管理为设计目标的传统进销存系统，在新的业务模式下，格格不入也就理所当然。

为了更好地服务商家，《网店管家》针对淘宝、拍拍等主流的电子商务平台，做了很多独特的设计；同时也为用户自己建立独立的B2C 平台，提供了开放的接口。

主要模块结构如下：
《网店管家》的主要模块
围绕《网店管家》，我们还开发了一些周边产品。

包括：能够从淘宝等平台自动下载订单
的“网店蜘”》；可供用户远程访问的“web 模块”；为分销管理而设计的“E 桥网”；为会员管
理而设计的“售后服务平台”、小型呼叫中心“电话服务平台”以及“短信收发模块”等。

用户可以根据自己的实际需要灵活选用。

如下图：
基于《网店管家》的电子商务
解决方案
软件目前提供两个个并行版本：个人版、企业版。

用户可以根据自己的经营状况进行选用。

版本间，都可以实现数据的无缝升级。

个人版试用版可以录入100笔订单，网络版试用版可以录入500笔订单。

到期后需购买正式版软件，试用版数据在购买后可以继续保留使用。

个人版用户，也可以在补差价后，转到企业版，数据无缝导入。

第二章.如何开始
安装完毕后，运行《网店管家》，会弹出一个登陆界面，第一次使用，不需要输入任何用户名和密码，直接点击“登陆”即可。

一.系统初始化
点开菜单“系统”-“系统初始化”。

在系统初始化界面填写您的信息，如果第一次使用，勾选下面的数据项。

相应的数据将被清空。

由于数据初始化可能清空系统数据（如果选择了对应的数据项），因此要谨慎使用。

特别是系统使用一段时间后，如果要改变用户的基本信息，请千万不要选择您不希望清空的数据项。

否则将导致数据丢失。

系统初始化设置系统运行的关键参数，并清空测试数据。

系统初始化一般在系统初次使用时执行，系统运行后不建议再做此操作，特别是清空数据操作。

图系统初始化
系统的订单管理有四种模式：标准模式、简化模式、严谨模式、精细模式。

四种模式主要是订单处理流程的差异。

对比如下：
货品管理一般采用单规格模式。

多规格一般用在服装鞋帽类货品的管理，这种情况下，每个编号下的货品，存在一个以上的规格。

采用多规格后，建立货品资料时，除了填写货品的基础资料外，还要填写对应货品下包含的规格。

规格可以通过基础目录中的颜色和规格组合。

二.系统设置
菜单：“系统”–“系统设置”。

根据实际情况填写相关设置。

更详细帮助请参考后续的“系统设置”。

如果您一时还不能确定如何设置，也可以等到在实际使用过程中，根据使用情况作设置调整。

另外，系统内置的默认值充分考虑到了大部分用户的情况，可以作为您设置时的参考。

三.建立基础数据
菜单：“目录”；选择“店铺目录”、“员工目录”、“收支帐户目录”、“收支项目目录”、“发货方式目录”、“包装方式目录”、“币种/汇率”、以及其它基础信息，依次设置。

不是所有的设置都是必须的。

以后根据实际情况调整。

四.建立货品资料
菜单：“货品”-“货品分类”，给您的货品建立分类。

菜单：“货品”-“货品目录”，建立您的货品信息。

初次建立货品目录时，可以将货品的库存数据一起填写。

在后续的库存管理中，需要通过库存管理的出入库来管理，而不能再手工修改。

如果用户有自己的历史数据，可以把数据转换成“Excel格式”，点菜单：系统-从Excel 导入数据，把您的数据导入。

数据导入支持客户数据和货品数据。

五.交易处理
交易处理采取流程化管理，系统默认标准模式（在系统初始化中设置）包括：订单登记- 确认定单-收款发货-业务回访（可选）等几个阶段。

在完成上述工作后，就可以开始交易管理
了，更多信息请参考后续的“交易管理”。

第三章.基本设置
基本设置包括：系统设置和基础数据设置。

一.系统设置
系统设置界面包括：基本设置、店主信息、编号计划、高级设置和扩展接口。

图系统设置
1．基本设置
2．店主信息
店主信息是在系统初始化中设置的，可以在这里维护。

店主信息可以在邮件模板、货运单中调用。

3．编号计划
系统默认了所有单据的编号生成规律，用户也可以根据自己的需要进行编号的自定义。

自定义编号需要指定前缀，前缀指的是编号固定的头部。

比如JY090212001,其中字符“JY”是固定头部，即前缀。

变动部分为后缀，后缀有两种生成方式，一种是完全按照流水走，这种情况要设置后缀的位数和起始值。

形如JY000001的编号，“0000001”为7位后缀，起始值为1，后面会在起始值的基础上累加。

另外一种生成方式是按照日期走流水，流水号中包含日期，每天第一个单为“当天日期+0001”。

图编号计划
4.高级设置
✧网上成交“×”天后未收到货款警告提示，该交易将以红色显示。

同时也会在“软件
登陆”后的“系统提醒”中提示。

✧个人版用户需要设置数据备份路径，路径设置在非系统盘下，以保证数据安全。

✧为了避免离开后，其他人操作软件，可以设置系统的离开自动锁定。

✧老板键即自动最小化的快捷键。

系统老板键为“Ctrl+W”。

用户可以禁用。

✧从交易平台上抓取的订单，往往没有和系统库存所匹配的货品编号。

可以将货品编号
嵌入“交易名”，订单登记时，系统自动提取。

用户需要设置固定的前缀后缀方式，供系统失败。

比如设置前缀为“[”,后缀为“]”,淘宝上如果有个订单的交易名为“网店管家（个人版）[006]”,则会自动提取“006”作为货品的编号。

✧开启会员积分管理后，用户需要设置积分规则。

图高级设置
5.外部接口
系统为分销和售后服务提供了数据接口。

分销通过“E桥网”实现。

勾选“启用分销平台接口”，设置好E桥网的商号（注册E桥网后即分配）和验证码（默认为用户在E桥网设置的登陆密码）后，即可实现库存数据的分销平台同步。

“E桥网”产生的订单可以通过“网店蜘蛛”抓取。

售后服务平台目前有两种，一是我们提供的MSC售后服务系统，另外是官方网站提供的API接口。

通过服务平台接口，可以将客户关心的订单状态、发货信息等同步到网络平台上。

图外部接口
二.基础数据设置
点开：菜单“目录”，对该菜单下的子菜单一一设置，建立基础数据。

店铺目录：您的网店名称，设置好后，在交易登记的时候，不同网店的交易分别登记到对应的网店中，以便统计。

员工目录：团队的员工信息，设置好后可以在用户管理中引用。

收支帐户目录：您常用的收款（付款）的帐户，需要特别说明的是，为了便于记帐，收款帐户分为“现金帐户”和“银行帐户”两类。

设置时，需要根据实际情况选择帐户类别。

收支项目目录：可以将您日常收入、支出项目列出，以便管理收支，比如“进货”“邮资”等，都可以作为支出项目。

发货方式目录：您常用的发货方式，例如“邮局包裹”“中通快递”等。

包装方式目录：发货采用的包装。

币种/汇率：如果要收外币，设置币种和对应的汇率。

交易方式目录：例如先款后货、先货后款等。

计量单位：软件内置了常用的计量单位，可以根据您货品的实际情况添加。

货品规格：您货品常见的规格设置，提高录入货品信息的效率。

货品颜色：您货品常见的颜色，提高录入货品信息的效率。

出入库原因：出入库开单时，常见的原因。

货架仓位：存放商品的仓位，便于检货。

除了上面提到的基本目录外，还有货品分类、会员分级、客户类别等也需要设置。

第四章.货品管理
一.货品分类
点开菜单：“货品”-“货品分类”，对货品进行分类。

支持多级分类，为了提高效率，不建议设置超过3级目录。

图货品分类
货品分类与货品编号关联。

设置好货品分类后，在新建货品时，会自动生成货品编号。

用户也可以对某个分类下的货品，进行自定义货品编号。

二.货品管理
点开菜单：“货品”-“货品目录”，可以编辑货品。

货品编号是必须填写项目，不能重复，它唯一识别商品。

默认情况下，当光标焦点转入商品编号输入框时，它会自动商品的类别生成编号。

图货品编辑
商品的价格有四种：零售价、进货价、会员价、批发价。

零售价是一般销售价格；进货价是进货默认价；会员价是会员享受的价格，对于会员购物的优惠措施请在会员分级中设置；批发价格是批发给下一级销售商的价格。

此外，系统预留了3档价格供用户自定义。

在自定义菜单，自定义字段功能下，选择“货品”，如图：
图自定义货品字段
“进货均价”是货品的成本价，用来核算订单的利润。

期初建立货品资料时，可以手工录入。

在后续的入库过程中，这个值会根据每次入库的价格进行加权平均计算而有所变化。

如果采用按照货品计算客户的消费积分，可以在货品目录中预设货品积分。

如果采用按照货品计算员工提成，也可以在货品目录中预设货品的提成。

消费积分管理，可以参考后续的“客户管理”部分内容。

员工提成可以参考后面的“办公管理”部分内容。

如果采用条码来管理商品，需要输入货品的条型码，条形码的输入可以是手工，也可以直接用扫描枪直接采集输入。

条码可以打印；点击右上角的“条码”或者某个商品条码输入框后的“条码”打印按钮都可以将条码打印出来。

服装鞋帽类商品如果采用了“多规格型号商品管理”（“系统初始化”里面设置），编辑商品时，填写对应商品包含的所有规格。

为了能够在通过“网店蜘蛛”、“浏览器插件”等方式，自动获取订单过程中，方便地将订单中的交易名和库存品对应关联，可以为每个货品设置常用的交易名。

除此之外，还可以通过在交易名中内嵌交易编号的方法进行关联，详见前面的“系统设置”部分说明。

商品信息维护可以采用批量模式提高效率，可执行的批量操作包括：调价、自动编号、生成条码、生成交易名、图片处理、修改品名。

如图：
图批量处理
为了更好地控制货品信息的编辑，确保信息的完整性和准确性，用户可以根据需要，设置编辑后的货品是否需要进行审核。

在系统设置中可以进行相关设置，如图：
图设置编辑后需审核
设置了“货品编辑后需审核”后，编辑操作后，货品记录以红色显示，并进入“货品修改审核”。

在此环节，可以做“审核通过”和“还原”操作。

所有商品信息均可输出到Excel格式。

三.图片管理
个人版和企业版图片管理有所不同。

个人版图片存储在本地，默认在软件的安装文件夹下的PIC目录下。

企业版图片存储在服务器上，在服务器上需要开启“管家助理”以实现和客户端的通讯。

如图：
图设置图片存储文件夹
服务器端的“管家助理”开启后，客户端需要配置服务器的IP地址，如图：
图设置图片服务器地址
图片服务器运行正常，且客户端连接成功后，会在货品管理下的状态栏显示图片服务器连接成功。

在货品管理中，可以导入图片。

图片文件大小不能超过600K。

图货品图片
四.组合装货品
组合装是多个单品的集合，常用于捆绑销售。

在组合装货品目录下，先定义组合装货品的编号、名称等基本信息，然后填写包含的单品及其数量。

在建立订单过程中，可以直接选择，如图：
图选择组合装货品在订单货品出库时，系统会自动分拆出库。

第五章.采购管理
一.新建采购
系统提供了多种建立采购单的方式。

最常用的是直接点击“采购”菜单下的“新建采购”手工建立采购单。

如下图：
图新建订单
如果有用Excel做好的采购单，点击右上角的“导入”可以直接导入。

录入过程中，鼠标点击编号表格录入区域，会在编号表格单元格后出现一个按钮，点击按钮选择货品即可。

用户可以通过鼠标拉动调整列宽，点击右下角的“记住表格布局”可以保存表格布局。

采购单录入后，有两个操作：存为采购计划和存为采购订单。

如果是采购过程非常简短，不涉及复杂的账款和物流往来，可以存为采购计划，在采购计划环节打印采购计划单，按照计划单采购，采购完成后，在采购计划中直接结算入库。

比较适合于到批发市场现款进货的情况。

采购订单指的是向某个特定的供货商下订单，用于非现款现货情况下。

采购计划可以转为采购订单。

采购单生成后，将刷新货品库存中的“在途量”。

除了手工建立采购单，还可以根据库存状况自定生成。

有以下几种方式：
1.通过库存状况自动生成。

在当前库存中，点击右上角“生成采购单”，如图：
图根据库存状况生成采购单
可以以警戒库存和订购量为筛选条件。

补充条件说明如下：
按供应商分别产生采购单：根据货品目录中设置的货品的供货商信息提取供货商，然后按照供货商归并订单，一次可能产生多个采购单。

按照进货价格优化供应商：同一货品存在多个供货商的情况下，按照低价原则选择供货商。

此条件生效的前提是，在供应商目录做了货品价格的维护。

忽略在途库存：采购单生成后，会增加对应货品的在途库存。

正常采购，会考虑在途库存，特别情况，需要忽略在途库存时，勾选该项。

2.通过订单生成。

在订单管理的收款发货环节，点击右上角的“采购单”，可以生成采购单。

如图：
图根据订单生成采购单
也可以选择单品，点击右键，单独做采购：
图选择货品直接采购
二.采购计划和采购订单
采购计划一般用于现款现货的简单采购，如到批发市场进货；采购订单一般用于过程比较复杂的采购，如向某个供货商下订单。

采购计划也可以作为复杂采购流程的一个待审核环节，采购主管审核后再转为采购订单。

流程如下：
图采购管理流程
建立采购时，如果选择了“存为采购计划”，符合条件的货品进入采购计划列表，如图：
图采购计划
采购前，可以将采购计划打印出来，或者导出到Excel格式处理。

采购到货后，选择到货货品，做入库结算。

如图：
图结算入库
也可以将选择的货品“生成采购订单”进行后续的订单处理。

在订单管理中，可以对订单货品进
行编辑。

支付货款后，点击“付款结算”。

收到货品后，点“收货入库”。

如图：
图采购订单
如果货品分多次到货，需要根据实际到货情况做入库，如图：
图采购入库
三.采购退货
采购中，如果发生退货，可以点击“采购退货”进行库存和账款平衡。

如图：
图采购退货
采购退货中，可以点击“从采购单导入”，直接选择退货的采购单生成退货单。

第六章.销售管理
一.订单管理
订单管理采用流程化管理。

用户可以在系统初始化中设置适合自己的订单流程，详见前面的“如何开始”部分内容。

不管采用那个流程，都包括最重要的三个环节：订单登记、收款结算和发货出库。

下面以标准模式为例，分述订单登记、确认订单、收款发货。

1.新建订单
网上成交后，进行订单登记，为了提供效率，订单登记可以通过分析交易平台发送的成交通知邮件自动登记，也可以通过分析成交信息页面登记；目前支持的平台有：淘宝、易趣、一拍等。

也可以手工填写订单，订单填写完毕后，点击“登记”完成登记，该订单转入“确认订单”阶段。

图订单登记
登记时，如果是老客户，可以点击“网名”输入框后的“…”按钮，在弹出的客户选
择框中选择客户。

选择客户窗口的客户查询支持模糊查询，也支持客户姓名的首拼音字母查询。

另外，也可以直接输入网名，按回车键，调出客户资料。

当客户资料和“收货人”资料一致时，不需要在录入“收货人”信息，反之，需要填写收货人资料。

默认情况下，以“零售价”销售商品，当您设置了会员级别，而且不同级别有不同的优惠措施时，登记时，将根据对应的会员等级的优惠价格记价。

如果是预存款交易，在交易方式中选择“客户预存款”。

“交易店铺”、“交易方式”、“结算币种”、“收款方式”、“发货方式”、“包装”等信息，可以勾选后面的“记住”按钮，绑定默认值，提高录入效率。

添加货品时，点击“商品编号”输入框后的“…”按钮，选择商品，选择商品窗口支持模糊查询和商品名称的首拼音字母查询。

对于多件商品成交的情况，可以点击“批量添加”。

一次性添加多件货品，如图：
图批量添加货品
需要特别说明的时，商品编号是必须填写的项目，它和您货品库存（或者货品目录）的编号要一致，如果您是通过成交通知邮件自动登记，如果商品名称和商品目录一致，会自动填写编号，否则要手工填写。

货品编号唯一识别货品，在您完成收款发货后，会自动在库存扣除。

如果在系统设置中设置了“禁止销售未登记货品”，订单登记的货品必须是
货品目录中已有的。

如果登记的货品的可用库存（库存量-订货量）小于当前订购量，会以红色记录提示。

订单登记后，在库存中，对应的库存商品，订货量会增加。

如果您填写的订单有误，点击“作废”按钮，该订单被清除。

2.确认订单
订单登记后，将转入“确认订单”，通过“网店蜘蛛”自动抓取的订单，在这里会以绛红色显示，并提示“为人工确认”。

该阶段主要处理的是：和客户取得联系，进一步完善客户信息，了解客户事实需求。

如果卖衣服的，可能需要确定客户需要的大小、颜色以及是否还有其它的需要。

点击“成交通知”，会跳出一个邮件发送窗口，您可以根据自己的需要定义邮件模板，邮件设置以及邮件模板定义相关帮助请参考后续的主题。

得到用户的回应，可能要进一步晚上客户资料以便发货，也可能客户的需求有所变化，需要修正登记时的商品信息，点击“修改订单”对这些信息进行补充、修正。

如果某一客户，有多笔订单，在这里可以合并订单。

操作是：安装ctrl键，点选订单记录，点击“合并订单”。

另外，如果不能得到客户的回应，可以发送交易提醒邮件，或者手机短信。

当和客户充分交流，确定下一步就是收款发货后，点击“收款发货”进入下一个阶段。

如果由于某种原因，交易无法进行，点击“取消交易”将交易取消。

3.收款结算
收到货款后，点击“收款结算”，弹出窗体，填写实际收款以及收款方式、收款日期等。

如图：
图收款结算
默认情况下，以本币（人民币）结算，如果是外币，选择下拉框的币种即可。

汇率可以在“币种/汇率”中设定。

如果不是马上到帐，勾选“挂账”生成应收款。

点击“收款通知”，向客户发送收到货款通知。

也可以点击“收款发货”界面右上的“短信”发送手机短信通知。

特殊情况下，也可以撤销收款操作。

选择订单记录，点右键。

在右键菜单点击“撤销收款”，如图：
图撤销收款
4. 发货出库
发货管理，一般的步骤是：配货人员打印发货单，根据发货单到仓库配货，然后打印货运单，等待打包人员打包。

打包人员校验货品（对比发货单和实物），无误后封箱，贴货运单，填写发货信息。

用户可以根据自己的仓库管理的实际情况灵活应用。

如图：
图发货出库
发货单和货运单支持批量打印打印，一般有两种批量打印方式：一种是按住Ctrl键，多选订单；还有一种是根据条件筛选出订单后，点击“选择全部”，打印所有符合条件的订单。

常用的条件罗列在左侧目录中，比如可以选择打印状态为“发货单未打印”的所有订单，打印发货单；或者选择货运方式为“申通快递”的订单，批量套打打货运单。

有写用户，省略了打印发货单的步骤，将货品信息打印到货运单中，如图：。