办公设施与工作环境控制程序

长沙万钛工程机械有限公司办公设施和工作环境控制程序

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发布日期：2016 年12月15日

实施日期：2016 年12月15日

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1. 目的

1.1对公司办公设施及环境及进行合理配置，确保为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。

1.2对办公设备设施的使用和维护进行控制，保证在生产及办公过程中处于最佳状态，以保证办公环境，提高工作效率。

1.3对工作环境中人、物等因素加以管理，保障员工工作的基本需求，完善企业形象。

2. 适用范围

适用于长沙万钛工程机械有限公司办公设施及工作环境的管理。

本公司的基础设施包括：建筑物、工作场所和相关设施；支持性服务（通讯或信息系统）。

本公司的工作环境与达到产品符合要求所需的条件有关，包括物理的、环境的和其他因素（如温度、湿度、照明等）。

3. 职责

3.1行政人事部负责办公及生产场地提供、会议管理、办公秩序管理、办公用品管理、办公车辆管理、宿舍管理等一系列为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。

3.2采购部负责办公设备设施的供应商选择和物资采购。

3.3财务部负责办公及生产场地租赁、办公设备设施的采购、办公环境的持续维护维修等费用的审核审批与支付。

3.3各部门负责本部门所用基础设施设备的日常维护和工作环境的日常管理。

4 内容

4.1办公及生产场地的提供及办公设备设施的配备

4.1.1 租赁湖南中基路桥产业科技有限责任公司厂房作为公司办公生产经营场地。

4.1.2 厂房内配备生产车间及办公区域，办公区域设有综合办公区、研发办公室、会议室、设备工程办公室、仓库等办公用房。

4.1.3公司配备饮水机并安装美的净水器供水、每季度更换一次净水器滤芯，配备空调、办公桌椅、电脑、打复印机等办公设备设施。

4.1.4在园区内租赁员工宿舍，免费为员工提供住宿，水电费由员工自行承担。

4.1.5员工就餐在中基路桥食堂就餐公司补助每人每天10元，随工资一并发放。

4.1.6生产生活垃圾由中基路桥负责处理。

4.2会议管理

4.2.1会议种类

4.2.2会议通知

4.2.2.1例会如无调整不再另行通知；

4.2.2.1会议通知期一般应提前1天进行通知，紧急会议应提前2小时以上。

4.2.3会议记录

4.2.3.1会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，会议记录人负责会议纪要的编写。月度经营计划例会的会议纪要必须会议次日完成并交总经理签字后共享给参会人员，周工作协调会会议纪要必须在次日完成并共享给参会人员。

4.2.3.2会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持人指定。

4.2.4会议纪律和要求

4.2.4.1应准时到会，不得无故迟到、缺席，因个人原因不能出席会议的，应以短信形式向组织者报告具体原因。无故迟到书面警告一次，并扣绩效工资20元；无故缺席书面警告一次，并扣绩效工资50元。

4.2.4.2会议期间应将手机调到静音，不得玩手机，原则上不允许接听电话，如工作需要接听，请离开会场并尽快回到会议。

4.3办公秩序管理

4.3.1办公楼管理

4.3.1.1行政人事部为公司办公楼的管理部门，负责办公楼及办公楼设施的管理，包括办公室分配、调整、维修，办公设施的配置、调整、维修等。

4.3.1.2不得携带易燃、易爆、易腐蚀物品进入办公楼。

4.3.1.3使用会议室和培训室必须提前一天向行政人事部申请，使用完毕后要关闭各种电器设备。

4.3.2办公行为规范

4.3.2.1办公电话铃响三声内接听电话，接听电话统一用语：“您好！长沙百川”，语气亲切大方。通话时要放低音量，以免影响他人。

4.3.2.2严禁在非吸烟区吸烟，每次吸烟时间不超过5分钟。严禁在公共场所随地吐痰，吃槟榔、倒水、乱掷烟头、纸屑等杂物，违者书面警告并扣绩效工资50元/次。

4.3.2.3上班时间在网上看小说、看电影、玩游戏、购物、查看不健康网站，违者书面警告并扣绩效工资50元/次。

4.3.2.4不得随意串岗，工作时间不办私事，违者书面警告并扣绩效工资20元/次。

4.3.2.5未经允许，不得擅自使用他人电脑，不得随意翻动他人桌上的文件及物品；员工离开座位超过五分钟，办公电脑自动进入屏保程序。

4.3.2.6注意仪容仪表，着装得体、大方、整洁。不得打赤脚、穿拖鞋、短裤和背心等进入工作场所，违者书面警告并扣绩效工资20元/次。

4.3.2.7下班后关闭自用电脑，最后离开办公室的人员应关好门窗，并检查各种电器关闭情况。违者书面警告并扣除绩效工资50元/次。

4.3.3厂牌和一卡通管理

4.3.3.1厂牌是公司员工身份证明，一卡通用于员工考勤刷卡和食堂就餐刷卡。

4.3.3.2新员工入职统一在行政人事部缴纳现金50元办理厂牌和一卡通，其中40元为一卡通充值金额，10元为一卡通押金，厂牌和一卡通不得分离使用。

4.3.3.3员工上班时间必须佩戴厂牌，违者书面警告并扣绩效工资20元/次。

4.3.3.4因个人原因造成厂牌或IC卡损坏或遗失，应立即到行政人事部网络管理员处重新补办，并缴纳IC 卡工本费10元；

4.3.3.5 涂改、伪造厂牌或将厂牌转借他人者并对公司造成损失的，记小过并扣绩效工资100元/次并承担相应责任。

4.3.3.6严禁代打考勤卡，第一次代打卡的双方都将给予记大过处理，并扣双方绩效工资500元/人。如果出现第二次代打考勤卡，双方都将给予辞退处理。

4.3.3.7一卡通日常充值在行政人事部网络管理员处办理。日常充值不交现金，充值金额在当月工资里扣除。

4.3.3.8每周二、周五上班时间为固定充值时间，其余时间不办理充值。单次充值金额10元起，月累计充值金额限额为500元。