第4章 Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作

• 打开数据源，建立主文档和数据源的联系 • 对收件人进行排序、筛选等编辑操作，来确定实际收件人
• 在插入域的位置，单击“插入合并域”按钮，插入数据源里对应的合并域，
• 或单击“规则”按钮，插入具有决策功能的Word域 • 预览结果，决定是否要修改
第2章 Word基础排版——办公文案处理
案例总结（2）
什么时候使用邮件合并？
具备2个特点（2个文档）
• 文档内容由不变内容和变化内容组成
• 变化的内容通常存放在具有一定格式的数据文件中，即数据源，数据量比较大
Word表格、Excel表格、Access数据表等
第2章 Word基础排版——办公文案处理
实战演练—任务1：设计邀请函模板
任务1：知识解析 任务1：自主练习
，
教师导学——项目分析（3）
解决路径
教师导学——预备知识
什么是邮件合并？ 最初是在批量处理“邮件文档”时提出的
• 在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生 成需要的邮件文档，大大提高了工作效率，“邮件合并”因此而得名 • 除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、准考 证、成绩单、工资条等
第2章 Word基础排版——办公文案处理
案例总结（1）
设计 邀请函模板
• 新建Word文档 • 根据文档用途，选择从普通Word文档或其他5类文档类型开始邮件合并 • 设计出批量文档中固定不变的框架部分，包括共用的页面格式、文本和图形等等
设计固定不变的部分
插入域
创建主文档
在不变的模板中插入可变的数据项的占位符
完成邮件合并
根据主文档完成
• 可将结果合并到新文档中先保存 • 也可直接批量打印 • 还可将结果通过电子邮件发送给相应的收件人
利用信封制作 向导制作信封 自动生成，快捷方便
• 选择信封样式 • 选择生成信封的方式和数量
• 选择地址簿，匹配收信人信息
• 输入寄信人信息
第2章 Word基础排版——办公文案处理
任务2：知识解析 • 选择并编辑收件人列表
– 数据源类型（word文档、文本文件、Excel文件、Access数据库、网页文件、ODBC数据源名称） – 编辑收件人列表（查找重复收件人、筛选）
• • •
插入合并域
– 数据源中的数据项在主文档中的占位符
插入Word域
– 添加规则，实现邮件合并的一些智能决策功能
预览结果 任务2：自主练习
按教材4.3.2所列步骤，完成任务2
第2章 Word基础排版——办公文案处理
实战演练—任务3：完成邮件合并
任务4：知识解析
• 3类合并结果
– 合并到一个新文档中 – 直接合并到打印机上批量打印 – 合并到电子邮件中批量发送
任务4：自主练习
按教材4.3.3 步骤，完成任务3
• 合并到电子邮件
第2章 Word基础排版——办公文案处理
课后练习
基础练习
将客户信息打印成适当的标签，以便迎新晚 会上用作座位牌，引导嘉宾入座
• 选择文档类型为“标签”，“1/4信函” • 选择收件人，自动出现«下一记录»域
• 在【邮件编写和插入域】处，单击“ 更新标签”按钮
综合练习
自制工资条，发送电子邮件
• 创建“电子邮件”类主文档
• 自己设计工资条模板
第2章 Word基础排版——办公文案处理
实战演练—任务4：利用信封制作向导制作信封
任务5：知识解析
• 信封制作向导
– 专门针对传统的“中文信封” – 在【邮件创建】处，单击“中文信封”
•
步骤
– – – – 信封样式 信封数量 收信人信息 寄信人信息
任务5：自主练习
按教材4.3.4 步骤，完成任务4
• •
邮件文档类型 设计固定不变的主体框架部分
– 优点：用标准的统一的名称，方便和他人交流 （看资料、文档） – 页面背景（页面颜色、页面边框、水印） – 文本（艺术字、文本框） – 图形
按教材4.3.1步 骤，完成任务1.
第2章 Word基础排版——办公文案处理
实战演练—任务2：插入域创建主文档
教学设计
1
教师导学 实战演练
项目分析
预备知识
2
任务1
源自文库3 4
• 设计邀请函模板
案例总结
任务2
• 插入域创建主文档 • 完成邮件合并 • 利用信封制作向导制作中文信封
课后练习
任务3
任务4
第4章 Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作
教师导学——项目分析（1）
项目背景 2013年蛇年新年就要到了，深圳慧衡科技公司准备举办一场丰富多彩 的迎新晚会，以庆祝过去一年所取得的成绩，展望更美好的新年。晚会拟邀请 公司的一些新老客户、合作伙伴参加，感谢他们对公司的支持和信任。公关部 的小赵有他们的联系信息，就由他来完成打印和邮递邀请函的任务。
第4章 Word邮件合并 ——迎新晚会邀请函制作
学习目标
快速批量制作邀请函、信封、工资条、缴费单、通知书、贺卡、标签
应 知
Word邮件合并功能及适用场合 Word邮件合并的一般步骤 设计模板
应 会
插入域创建主文档 完成邮件合并 利用信封制作向导制作信封
难 点
插入Word域来添加规则
第4章 Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作
项 目 特 点 方 案 对 比
1. 有些内容大量重复 2. 有些内容会根据收件人的信息而变化
复制 粘贴 效率低，
容易出错
邮件 合并 自动快速，
效率高
教师导学——项目分析（2）
实训目标 用以前学到的Word知识设计一份邀请函 再用Word 2010的“邮件合并”功能，批量制作、打印邀请函和信封