关于办公耗材费用控制的管理说明

关于办公耗材费用控制的管理说明

一、基本情况

（一）外部：办公用品供应商的选择

原则：价格优势、质量保障

选择供应商的因素：

1>供应商的合法性

2>出具国家统一发票《商品销售统一发票》（税率：3%~5.204%）

3>配送（免费送货）

4>签署《供货协议》（约定：交货时间、验货标注、付款方式等）

（二）内部：耗材的流向和使用情况

原则：物尽其用，节约为本

根据我校办公用品实际使用情况，可分为以下几大类：

A类：常用易消耗办公用品：中性笔、笔芯、铅笔、橡皮、备课本、回形针、大头针、胶水、打印纸等

B类：常用非消耗办公用品：订书机、计算器、美工刀、尺子、剪刀等

C类：不常用物品（主要指用于保存资料的用品）：文件框、文件盒、文件夹、册页、打孔夹、拉杆夹、名片册、票据夹、文件袋、档案袋等D类：日用劳保：日化清洁用品、劳保用品

二、优化我校办公耗材的采购、使用和管理的途径

（一）申购计划与采购

1.申购时间：办公用品申购每月一次，于每月的10日—18日13:30，逾期视为放弃本月采购。

2.以部门为单位申购，各部门指派专人申购该部门所需办公用品，申购流程全部由OA完成。各部门应按配备标准及实际需要，本着节约原则申请购买。

3. 部门临时特殊需要使用的办公用品，必须先发起OA，经部门负责人、财务负责人、机构负责人批准后报行政部，交采购人员购买。因临时或紧急采购产生的额外费用由该申购部门承担，必要时该部门提供专人协助采购。

4.常用易耗办公用品由行政部资料室根据办公用品库存情况申请购买。（二）加强办公耗材使用和管理的对策

1.目的及适用范围

1.1厉行节约，杜绝浪费，物尽其用；

1.2学校所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用；

2.管理组织

2.1行政部负责办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销

2.2各部门提供申购材料领取使用；

3.管理内容

3.1常用易消耗性办公用品

3.1.1常用易消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。具体规定如下：

A 、按实际所需申购易办公用品，有特殊情况需在OA 申购流程表的备注项里说明情况，便于有关审批负责人知晓；

B 、由各部门办公用品申购发起人携带OA 流程（OA 流程须为：已结束）于每月20日在资料室领取；

C 、新员工到职或临时急用品可办理出库手续到资料室领取。

3.1.2行政部根据人力资源部提供的人事信息按部门在职人员人数以及工作性质确认常用易消耗办公用品的申购标准。

3.2常用非消耗办公用品

3.2.1常用非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后以个人为单位发放；

3.2.2行政部对常用非消耗办公用品备案，详见《常用非消耗办公用品清单》；

常用非消耗办公用品清单

领用部门：

3.2.3常用非消耗性办公用品由各使用部门或使用者管理，非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 3.2.4如因工作调动或离职，须按规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回行政部，需要本部门继续留用的，确定使用人报行政，便于行政跟踪办公用品的使用情况。

名称 单位 配备人员及数量

备注 部门负责人

职能岗

教师岗 订书机 台 计算器 台 剪刀 把

美工刀 把

尺 把

其他

根据工作性质及需要领取

3.3入职一次性配备办公物品

3.3.1行政部根据人力资源部提供的相关入职手续，配备所需办公用品，建立档案；

3.3.2办理离职手续时非消耗性办公用品交回行政部，由相关人员检查物品是否完好可用，并办理登记入库手续，以便循环利用，节省资源。