人事档案管理现状和改革的思考

人事档案管理现状和改革的思考

随着我国经济体制和人事制度改革的不断深入,原有的人事档案管理的弊病日渐暴露,严重影响了人事档案的管理和利用。本文陈述了当前人事档案管理存在问题及原因,并对改革当前人事档案管理提出了几点思考。

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0 引言

人事档案是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照,也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据,在社会发展的不同阶段和历史时期,人事档案都发挥了无可替代的作用。随着经济体制和人事制度改革的不断深入,人事档案工作面临着前所未有的挑战。为适应市场经济发展的需要,传统的人事档案管理体制必须进行改革。

1 当前人事档案管理存在的问题

随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展,原有的人事档案管理的弊病日渐暴露,严重影响了人事档案管理和使用。当前的人事档案管理主要存在以下几个方面的问题。

1.1 弃档问题比较严重,人档分离成普遍现象

1.1.1 弃档问题比较严重,在我国,长期形成的人力资源分配制度已被聘任制所替代。根据市场供求的机制,人才流动已成为一个雇员和雇主之间的事情,而不是行政机构掌握的权力了,人事档案正逐渐失去它的历史作用,加之转档手续繁琐,导致很多人在流动或工作转换中放弃档案。根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计,全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万人事档案中,至少有60多万份与主人失去联系。武汉市人才服务中心目前代管人事档案5万份,其中的30%被主人遗弃,最长的已有近10年无人理睬。[1]

1.1.2 人档分离逐渐成了一个普遍现象,在大量的流动人才中,尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化。只凭个人简历找工作日益成为用人单位和应聘者认可的事情。中国人才交流协会估计,在2001年通过人才交流中心寻找和变动的工作就达到了1643万人次,还不包括用人单位和应聘者自己直接完成的聘任,这其中有20%的人没有携带档案,有人则根本不在乎人事档案[2]。来自南京大学公共事务与政策研究所的调查显示:有66%和68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大,而且越是年轻人和非党员,越是不重视档案[3]。

1.2 人事档案存在多头管理,难以成统一规范的管理从现行的人事档案管理体制来看,人事档案分别由组织、人事、劳动部门、教育部门和企事业等单位管

理,难以形成统一规范的管理。尤其是在国有企事业自主权扩大后,国家缺少与之相配套的人事档案管理监督机制,使一些国有企事业单位放松了人事档案的管理,还有一些企事业单位将人事档案看作是单位财产,把扣压人事档案作为阻止人才正常流动的手段,有的甚至与用人单位与当事人产生各种争议和纠纷时,利用人事档案管理权随意添加或抽减档案材料,给当事人造成不良后果。

另外,流动人员档案明确规定由人事部门下属的人才服务机构管理,但为了“分得一杯羹”,劳动部门的职介中心、各行业成立的人才中心、外企人才服务机构以及教育部门的毕业生和留学服务机构等都参与了进来,并引起人事与劳动等部门的争执与分歧。

1.3 人事档案的严肃性、准确性、惟一性受到挑战

1.3.1 人事档案失实、造假乃至遗失的现象频频出现,把假材料、不真实信息塞进档案或改写原始档案材料,导致流传“工龄越来越早,年龄越来越小,文凭越来越高,资格越来越老”。据《湖南日报》报道:乡镇班子换届选举之时,有些干部为达到提拔的目的,在档案上弄虚作假。永州市冷水滩区委组织部对全区近3000名干部的“年龄、党龄、工龄、学历”逐一审核查实,共发现问题572处。其中年龄不符的333人次,工龄不符的160人次,党龄不符的79人次。人事档案的“尴尬”处境——犹如食之无味、弃之可惜的“鸡肋”[4]。

1.3.2 在正常情况下一个人只能有一份人事档案,如果不是因为遗失或损坏,人事档案是不能重建的。但一些地方为了吸引那些被“捆住”的高级人才采取重新“制造档案”的办法(这些地方和单位将这种现象称之为“软引进”),从而确立其劳动关系。正在拷问着现行人事档案制度!

1.3.3 归档材料“不规范”材料手续不齐全。人事档案普遍存在着材料规格不一,纸张大小不一,周围边距不规范。档案中姓名用字“不固定”,档案内容前后“不一致”等。

以上都造成人事档案的使用价值、保存价值降低,从而造成了人事档案使用价值越是下降其管理和被重视程度越是弱化的恶性循环状况,在执行人才引进、使用、培养等人才政策和认定各类人才的人事关工龄及其各类资格认定等诸多方面造成困难,也给各类资格考试、享受各类社会福利等诸多社会交往活动带来不便。

2 当前人事档案管理存在问题的原因分析

2.1 管理机制滞后人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度,“计划”色彩浓厚,缺少应有的生机与活力,机制滞后,已不能适应档案工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案工作的重点和难点,目前,主要是依赖于政府的行政手段,但随着政府职能的转变,这项工作的难度将越来越大。

2.2 管理方法滞后目前的人事档案管理方法,局限于“看堆式”的管理。重管理,轻服务,方法繁锁,不易操作,反应较慢,现代化管理水平不高。人事档案管理方法滞后于人事制度改革的进程。档案管理方法的繁锁很大程度上是由于档案工作本身的繁锁所造成的,这就要求必须改进档案管理方法。

2.3 管理的法制化滞后人事档案虽然也属于《中华人民共和国档案法》的调节范围,但因为人事档案管理部门多而分散,档案综合管理部门有执法权,但没有具体的、可操作的人事档案专门管理办法;而《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《企业职工档案管理工作規定》等内部管理规章,缺少对全社会有普遍约束力和强制性的法律手段。

3 改革当前人事档案管理的几点思考

现实昭示:人事档案虽小,但关系到千百万劳动者的切身利益,关系到我国人事制度改革进程的进一步深入,关系到依法治国和人才强国战略的具体实施,所以必须对当前的人事档案管理体制进行改革。

3.1 首先明确公共部门与非公单位人事档案管理的区别,将现行的人事档案管理权进行相对集中,但又相互分离的统一人事档案管理体制。

3.1.1 统一人事档案公共管理部门职责和机构①现行政府人事和劳动部门所属的人才交流机构、就业管理机构及其他人才中介机构承担的人事档案职能从原有机构中脱离,成立统一的政府所属的人事档案管理中心,以人事档案管理机构的独立性确保人事档案内容在用人单位和当事人之间存在的客观公正性。②将人事档案管理纳入社会公共管理服务范围,将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的、经费由政府财政补助的事业单位。③实行人事档案管理和档案资源共享同,将党政机关和各类群团组织的人事档案划归人事档案管理中心统一管理。

3.1.2 为保障流动人员权益和非公单位,非公单位的人事档案以单位为中心建立,主要用于企业日常管理,不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。

3.2 进一步完善人事档案管理立法一方面,国家应颁布人事档案立档标准,将进档材料确定为强制性和非强制性两大类。强制性进档范围应与时俱进,科学设置,使人事档案真正成为个人行为的客观、真实的记录,真正成为用人单位广纳贤才的依据。

另一方面,档案综合管理部门可以授权政人事档案管理机构行使人事档案管理的行政执法权,使人事档案管理责权紧密结合,有效的实施人事档案的管理与监督职能。

其次,人事档案管理机构据此制订收集、归档、管理、利用、接收、转移等更具操作性的工作规范,并通过立法将此界定为用人单位、相关组织或个人庆承担的义务来确保人事档案的守整性、公正性。