行政管理基础工作概述

大型接待活动安排
方案实施和补充 外宾注意特殊风俗习惯 外宾准备翻译人员
五个工作环节
事前联络确认报批 制定接待方案报批 方案布置内外沟通 方案实施和补充 资料归档和总结
大型接待活动安排
事前联络确认报批
确定来访单位 了解来访目的 熟悉来访行程 来访职务人数 来访准确时间 了解来访单位和人员资料 单位领导批准或集团批准
大型接待活动安排
多联系多请示制定方案
明确接待规模（来函意见和公司工作） 明确接待领导（对待原则和发展趋势） 明确接待地点（有利于展示公司形象） 明确接待时间（尊重客人） 制定方案报领导审批
行政管理基础工作
总经理办公室 二OO五年六月
目 录
会议组织 车辆管理
• 行政接待 • CIS系统
行政管理的基本要求
把握正确方向 脑灵
关注工作细节
眼活 脚勤 手快
会议组织

加强会议组织工作目的
能使工作忙而不乱 与会人员心情愉悦 会议效果充分显现



目

录
第一章
会前准备工作

第二章
第三章
会中工作安排
会议善后工作

第一章 会前准备工作
会前准备工作是会议程序的基本阶段,也是最 重要的阶段.
制定会议计划（确定会议名称、时间、地点、
议程、出席人员名单、经费）
会议召开的报批
发会议通知、确认参会人员收到通知
第一章 会前准备工作
召开会议布置会务组的任务（分文字材料准
备和行政后勤准备两部分）
重要宴会应该编桌序\以主桌右高左低 座位顺序\东道主右主宾\左第二主宾 重要宴会摆放席卡\席牌\菜单 西餐左叉右刀\叉尖刀口顺下 叉刀人字未用完\并拢用完
第三章

宴请接待注意事项
喝汤不能有声音 西方很少包厢,用餐忌大声喧哗 用餐前可挂衣,餐中忌脱衣\松领带 陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方

大型接待活动安排
了解和准备材料充实方案
查询来访单位及人员资料 通过业务部门了解 通过公开资料了解 通过相关渠道了解 准备汇报和交流材料 资料的特点和针对性要强
大型接待活动安排
内外沟通完善方案
与来访单位进行沟通 落实联系人和联系电话
与参与接待人员沟通 参与接待主要领导 参与接待行政人员 参与接待司乘人员
预编制与会人员通讯录会.
准备会议文件和材料有领导审批发放范围和
发放方式，并留有份数余地
会议材料一般包括领导讲话和工作报告，新
闻通稿、议题内容、日程表和编组名单
第一章 会前准备工作
选择和布置会场(周密细致)
结合人数和内容，大小适中、地点适合、实施齐备 (照明、通风、卫生) 布置回字形、课桌形或其他形式、注意主席台的布置 和人数、席卡的安排
会前全面检查和梳理
重点是资料、会场布置、席卡摆放、会议设 施、安全保卫、消防设施
第二章 会中工作安排(把握)
签到（修Βιβλιοθήκη Baidu通讯录）
热情接待会议代表
传接重要电话批件 协助领导控制进程
协助领导掌握情况
第二章 会中工作安排(把握)
安排会议记录、编写会议简报
控制会场音响效果和空调温度
会中休息播放音乐 补充茶水
第四章

道别注意事项
了解客人离别航班或车次,安排送别时间、地 点和车辆。 需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办 提前说明理由，避免客人延误工作安排。 提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方。 安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安 排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。
大型接待活动安排
第三章 会议善后工作(忌懈怠)
送别会议代表(安排领导\车辆\礼品)
处理遗忘物品(暂寄存\邮寄\委托转交)
交接设施和物品(清点\归还\储存)
第三章 会议善后工作
打印会议纪要或记录 邮寄通讯录\纪要
邮寄感谢信件 邮寄代表照片
费用的结算、报销
总结会议的得失
接待流程和注意事项

加强接待和社交礼仪目的
第一章 会前准备工作
行政后勤 用车安排、接机和接站、领导接待
后勤服务：住宿、车机票预订
用餐安排：地点、标准、数量、酒水、形式、
席卡、桌号
会议茶水和点心安排
摄影录象录音安排
第一章 会前准备工作
新闻发布的准备
起草新闻发布稿或新闻通稿
由有关领导审定
在会前、会中或会后适当时候发布
第一章 会前准备工作
第一章

接待远方来宾注意事项
客人的行李的妥善安排\帮助提取 招呼客人上车,介绍活动初步安排 帮助办理客房登记,告知房间设施 提醒用餐或会晤时间及地点 重要客人配备鲜花和水果(名片) 尽快离开房间,客人整理行李\梳洗
第二章

日常公司接待注意事项
招呼来客人 熟悉正式称呼 不熟悉问清单位\称谓 双手按序\接\发名片 名片特殊字或外文询问对方 未预约领导来客的接待\判断是否通报
第二章

日常公司接待注意事项
谢绝会晤\领导外出\说明理由\歉意

重要来客等候时照料\避免冷场\急噪
第三章

宴请接待注意事项
宴会酒店和包厢的确认 宴会菜肴标准确定 考虑外宾\回民等民族禁忌 宴会用烟酒恰当 来宾人员多可以分层次安排 上菜进度和顺序的控制
第三章

宴请接待注意事项
第一章 会前准备工作
选择和布置会场(周密细致)
各种修饰性的会标、标语、口号、祝贺词、绿色盆景、 花卉、旗帜等 音响、音乐、扩音、录音、茶饮料、茶点、服务、电 话、会议须知、导示牌、告示牌、签到台 会场布置形式要领导同意，布置后要领导查看验收
第一章 会前准备工作
排列座位
最高领导居中，其次分列两侧、左上右下、考虑主持 人的位置和发言者的话筒摆放 其他人员按照汉字顺序、地理位置或部门


提升公司形象和品位 增强对方对公司信任 获得更多的商业机会
目
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章

录
接待远方来宾注意事项 日常接待注意事项 引领来客注意事项 宴请来宾注意事项 送行和道别注意事项 电话礼仪和处理技巧
第一章

接待远方来宾注意事项
掌握客人来访计划,通知接待人员 准备交通\住宿\餐饮 (客人付费标准征得其同意) 接站\接机牌(班次\时间\人数\联系号码 \送达地点\办公室联系人员) 接到客人,不熟悉的有必要确认 见面时的欢迎问候视级别不同\代理接待 说明理由,表示歉意