文书档案管理规定

文书档案管理规定
为加强和规范文书档案的管理，根据《档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定，特制定本规定。

1管理内容与方法
1.1 归档范围
本公司各部门在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料均属归档范围。

包括命令、指示、决定、报告、请示、批复、通知、信函、合同协议、简报、会议记录、纪要、计划总结、报表、外出带回的文字材料等。

归档范围具体见“文件材料归档范围”。

1.2 归档时间、要求与方法
1.2.1 各部门应在规定的时间内，按照公司文件材料归档范围把应归档的文件材料（纸质文件和电子文件）收集齐全并进行价值鉴定，同时检查归档文件是否符合质量要求，由兼职档案员于次年2月底前向档案管理部门移交完毕。

1.2.2 文件归档在时间上采取“集中归档”的方式，文书档案归档工作，必须在次年的6月底完成。

1.2.3 归档文件（电子文件和纸质文件，以及相应附件）应齐全、完整、准确、规范。

电子文件应与纸质文件内容一致。

1.2.4 归档文件应齐全完整，保管期限划分准确，分类排列有序，编号编目规范。

1.2.5 归档文件材料质量要求按公司档案管理制度第十八、十九条执行。

1.3 文书档案的整理、编目和保管
1.3.1 文书档案的整理和编目按照公司文书档案整理规则执行。

1.3.2 文书档案接收后，应及时登记、分类、划定保管期限，将每份文件逐一录入计算机，
编制文件目录、备考表，整理完毕方可入库，并编制各种检索工具，以便迅速查找。

1.3.4 对破损的文件材料应采取措施，及时复制并进行修补工作。

2 档案开发和利用
2.1 档案开发和利用要为公司生产、经营、技术管理、党的建设、思想政治工作服务，提高经济效益。

2.2 档案人员要熟悉库藏档案情况，主动了解利用需求，采取多种形式开发档案信息资源，积极做好提供利用工作。

2.3 档案管理部门应对档案信息进行加工整理，编撰汇编、年鉴、大事记、组织机构沿革等编研材料。