会展现场服务和管理专题培训课件

一、展会现场管理工作安排
撤展阶段管理
当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会 闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场 工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必 要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的 退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。
体选择什么地点，要根据实际情况而定。 3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展
（3）行业会议
行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。
三、展览期间相关活动策划 行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。 （4）产品发布会
1.明确目的。
2．展会专题 会议策划
2.确定口径和发布方式。 3.选择时机。 4.确定对象。
4.确定致词人、剪彩人的次序、站位
5.音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调
6.检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品
7.妥善安排新闻媒体采访报道
2．展会专题 会议策划
（1）专业研讨会 1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。 2.事先设计好会议议程。 3.邀请知名人士主持讨论会。 4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。 5.明确讨论会的性质。 6.合理安排讨论会的时间。 7.与主持人讨论议程要求。 8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。 9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。 10.计划最多的互动人数，准备分会场。 11.预计要用到的演示设备。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 （1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 （2）确定邀请参展企业的记者名录。 （3）开幕式的场地搭建要求。 （4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 （5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安
排工作。
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一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
2．展会召开期间 （1）做好大会的参观人数的统计、分类。 （2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发
放）。 （3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有
机结合。 （4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。 （5）统计大会的成交额，做好记录。 （6）积极听取参会代表对大会的意见和建议。 （7）根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业
根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
1．展会观众管理 2．展会现场广告管理 3．参展商行为管理 4．安全管理 5．交通、物流管理 6．餐饮管理 7．证件管理 8．参展商和观众投诉处理 9．新闻管理 10．知识产权保护工作 11．现场保洁 12．展览会布展和撤展管理
二、展会现场管理与服务内容
（一）展前布展管理阶段
所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会 开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作 ；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展 商有关工作进行的协调和管理
1. 展台搭建管理 2. 展会开幕式和其他相关现场布置
展会开幕式场所的选择和搭建 展会展馆序幕大厅布置 嘉宾休息室的布置 设置“联络咨询服务中心” 设置“新闻中心”。 设置“专业观众登记柜台”
5.发出邀请和接受报名。
6.确定主持人和发言人。
7.准备有关材料。
8.布置会场。
9.安排翻译。
10.收集媒体的报道。
3．表演、比 赛和评奖活动
策划
（1）表演 1.提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。 2.选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具
一、展会现场管理
开幕仪式
布展/预展
会展现场活动流程
展示/交流
闭幕/撤展
（1）开幕的时间和地点
开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作
习惯等因素。
三、展（2）览开幕期式流程间相关活动策划
1．展会开幕 式策划
1.确定礼仪人员、接待人员分工及任务 2.落实安全保卫人员的布局与分工 3.确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展览现场配套服务
1．展会观众管理 2．展会现场广告管理 3．参展商行为管理 4．安全管理 5．交通、物流管理 6．餐饮管理 7．证件管理 8．参展商和观众投诉处理 9．新闻管理 10．知识产权保护工作 11．现场保洁 12．展览会布展和撤展管理
会展现场 服务和管
理
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
1．设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。 （2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 （3）派发参展企业在参会期间的参会指南。 （4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 （1）设立前台接待处。 （2）进行参展商住宿登记。 （3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
（2）技术交流会 （1）合理安排会议时间。 （2）不要强挤时间来安排活动。 （3）事前当众宣传会议，这有利于会议登记。 （4）考虑设立“交流会”布告牌。 （5）如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行。 （6）考虑提供茶点。 （7）不要强迫人们参加讨论交流会。 （8）要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。