归档文件整理规则.ppt

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的 文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
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《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
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8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
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2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
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（二）不归档文件材料的范围
二、归档文件整理
归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则 和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程 。
三、归档文件整理原则
归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用
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四、归档文件整理方法
（3）上级机关批转、转发本机关的文件。
（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、 本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。
（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组 （党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、 工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、 领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报 告（一年两次）
（8）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两 次）。
（9）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检 监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重 大活动中形成的文件材料。
（10）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材 料。
（11）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、
奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面
归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把 办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后， 才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件 便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档 案管理阶段。
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一、归档文件
归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理 完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
②电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际 上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由 承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖 公章后归档。
③直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。
④一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批 复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次 请示文件可不归档。
（19）本单位领导班子及成员的述职报告。
（20）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。
①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要 求的文件；
②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议 议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记 载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；
③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、 争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。
⑤未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的
文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此
类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。
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归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—修整文 件—装订—分年度—分级别—分保管期限—分类别—排 列文件—编制件号—编制归档文件目录—装盒— 排列上 架。
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2、重点收集 从机构方面讲，本机关机要收发部门， 各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要 领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负 责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记 述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策 性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的 重点。
（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件 是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡 手续不全或缺页的应补齐。
（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的 请示与本机关的批复是否齐全完整。如不完整，可依 照下列方法处理。
对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示， 如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的 部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出 请示后与批复一起归档。对有请示缺批复的处理。
的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇Βιβλιοθήκη 表、工资变动审批表、工人技术等级考
2019年9月14 核审批表、工资发放感明谢你的细观看表等）
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（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工 作条例、岗位职责等。
（13）本单位财产、档案交接凭证。 （14）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括
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4、检查已归档文件材料的质量 （1）收文的正件与附件是否齐全完整。 （2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 （3）发文的定稿与印件是否齐全完整。 计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加
盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭 证性，确实发挥文件的法定效用。
目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改
革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今 天，我们主要讲文件级整理方法。

文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单
位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之
有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
1、一般情况下每份（单份）文件为一件。
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归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—修整文 件—装订—分年度—分级别—分保管期限—分类别—排列 文件—编制件号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。
一、收集文件：就是根据党和国家的有关规定，通
过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的 文件材料，加以清交、聚集的工作。
（一）收集文件的意义 收集文件是归档整理工作的首 要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料 能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所 以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。
11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。 如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件； 若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个 人的一套材料为一件。
12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民 族文本为一件。
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①有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔 经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直 接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复 原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在 手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提 供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经 正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回 后留存。对此应要回原件归档。
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（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。 a党员统计年报表 b团员统计年报表 c干部统计年报表 d离（退）休干部统计年报表 e公务员统计年报表 f机构编制、人事年报表 g党政人才资源统计年报表 h国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表 i党内统计年报表
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3、帐外文件的收集
“帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。
（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开 的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的 讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。
（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。
（15）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请 示与本机关的批复。
（16）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。
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（17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成 的文字材料。
（18）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报 道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单 等。
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（三）收集工作的原则和内容
齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言， 把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之 齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件， 印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完 整。
1、全面收集 即不论是本机关制发的，还是上级党 政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属 机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位 领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是 图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道 进行全面收集。
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日照市档案局法规业务科
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内容
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期 限 规定》(国家档案局8号令）
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第一节 归档文件整理工作概述
归档文件整理的依据： 国家档案局第8号令 《机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档 案局局务会议审议通过。
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第二节 文件级整理程序
文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。 一般情况下，文件级整理大致需要十三道程序，即收集 文件—区分归档范围—修整文件—装订—分年度—分级 别—分保管期限—分类别—排列文件—编制件号—编制 归档文件目录—装盒— 排列上架。
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3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料， 不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映， 抄报或越级抄报的文件材料。
二、区分归档范围
区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材 料区分开来。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材
料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本
机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材 料；
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j工资统计年报表 k劳动情况统计年报表 l保险福利费用构成情况年报表 m国有资产统计年报表 n财务决算报表 0各类业务综合或单项统计报表 p纪检监察案件统计报表 q审计结论。
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（7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两 次）。