ERP运作的关键——基础数据录入与维护

ERP基础数据

ERP作为计划与信息系统，要进行大量的信息处理。任何一个制造企业都有大量的生产与技术数据。数据必须通过加工、处理才能产生有用的信息供决策者使用。因此，这些原始数据如何准确、及时、快速可靠的送入计算机系统是至关重要的。人们常用“进去的是垃圾，出来的也是垃圾”来形容原始数据不准确而产生错误信息的现象。经验证明，数据不准确是许多企业实施应用ERP失败的重要原因。因此，在实施应用ERP的过程中，一定要下决心采取必要的措施，保证各项数据的完整性和准确性。

ERP系统的运行需要如下几类基础数据：物料主文件、物料清单、工作中心、工艺路线、提前期和库存记录。其中库存记录是动态数据，其它是静态数据。当然，静态也是相对的，因为事物总是处于运动变化之中，而变化是绝对的。因此，即使是静态数据也必须定期维护，以保证数据的完整性和准确性。

此外，为了支持ERP采购管理和需求销售管理的功能，还要有供应商主件和客户主文件。

一、物料主文件

物料主文件的作用是描述用于生产过程中的每一物料的属性和信息。它是ERP系统的最基本的文件之一。物料主文件中的数据项有物料代码以及同工程设计管理、物料控制和计划管理有关的信息。

1、物料代码是物料的标示，因此，它是对每种物料的惟一编号。

2、同工程设计管理有关的信息——如图号、物料名称、重量、体积、版次、生效日期

和失效日期等。

3、同物料管理有关的信息——如来源性（自制或外购）、采购与储存的计量单位及转

换系数、损耗率、分类码、订货批量、存放位置（仓库、货位）、批号、安全存量、订货策略及订货量的调整因素、采购员代码等。对外购件来讲，还应有物料在供方

的代码。

4、同计划管理有关的信息——如各种提前期（运行、准备、检验、累计等）、需求时

界与计划时界、预测代码、独立需求或相关需求、计划员代码、分组码等。

5、同成本管理有关的信息——如账号、材料费、人工费、外协费、间接费、累计成本

和计划价格等。

二、物料清单

物料清单是产品结构文件，它不仅列出某一产品的所有构成项目，同时还要指出这些项目间的结构关系，即从原物料到零件、组件、直到最终产品的层次隶属关系。

三、工作中心

工作中心是用于生产产品的生产资源，包括机器、人和设备，是各种生产或者加工单元的总称。对于外协工序，对应的工作中心则是一个协作单位的代号。

四、工艺路线

工艺路线是说明各项自制件的加工顺序和标准工时定额的文件，也称为加工路线。工艺路线是一种计划文件而不是工艺文件。它不说明加工技术条件和操作要求，而主要说明加工过程中的工序顺序和生产资源等计划信息。

工艺路线文件主要包括如下数据项：工序号、工作描述、所使用的工作中心、各项时间定额（如准备时间、加工时间、传送时间等）、外协工序的时间和费用。

工艺路线的作用如下：

1、计算加工件的提前期，提供运行MRP的计算数据。系统根据工艺路线和物料清单

计算出最长的累计提前期，这相当于网络计划中关键路径的长度。企业的销售部

门可以根据这个信息同客户洽谈交货期限。

2、提供能力需求计划（CRP）的计算数据。系统根据工艺路线文件中每个工作中心

的额定小时、工序的开始和完工日期，计算各个时区的工作中心的负荷。

3、提供计算加工成本的标准工时数据。

4、跟踪在制品。

五、提前期

任一项目从完工日期算起倒推到开始日期这段生产周期，称为提前期。

六、库存记录

库存记录是ERP系统的主要数据之一。这里的库存指的是各种物料的库存。库存记录中要说明现有库存余额、安全库存量、未来各时区的预计入库量和已分配量。已分配量指虽未出库但已分配了某种用途的计划出库量。在库存记录中既要说明当前时区的库存量，又要预见未来各时区库存量及其变化。

七、供应商主文件

供应商主文件包括如下信息：供应商代码、名称、地址、电话、联系人；所供应的商品名称、规格、供方物料代码；商品价格和批量要求；折扣和付款条件、货币种类、结算方式；发货地点、运输方式；此外，还有供应商的信誉记录，包括按时交货情况、质量及售后服务情况；供应商技术水平、设备和能力；等等。

八、客户主文件

客户主文件中包括如下信息：客户代码、名称、地址、电话、联系人；所需产品名称、规格、客户方物料代码；价格、折扣、付款条件、货币种类、结算方式；收货地点、结算地点；客户信誉记录，等等。

ERP第一步：定义基础数据。