微软office2007办公软件应用及技巧

微软office2007办公软件应用及技巧
应用部分
第一部分 Office2007综述
第1章Office2007新特性
1.1Office2007新特性
全新的界面：菜单、工具条已经成为历史，取而代之的是功能区，大量图标和命令组织到多个选项卡中，形成带状区域，还有快速访问工具栏、画廊等。

新的文件格式：不同于Office2003或更早版本的二进制文件格式，Office2007文件都是基于XML格式。

若经常与Office以前版本的用户分享文件，一定要注意新
旧文件格式的转换。

新的图形工具：新的SmartArt工具，为Office文档创建清晰的过程图、流程图和其他业务相关的图表。

安全与隐私功能：
因特网支持：可把Office文档保存成网页，同时可以用Word为网上博客发帖。

1.2文件格式及其兼容性问题
Office2007应用程序使用新的文件格式，他们都是基于可扩展标记语言（XML）。

每一中文件的扩展名也改变了，在原来格式的扩展名末尾都加了一个x，例如，word文档的默认格式就是.docx，而不再是.doc。

Office2007仍然可以打开和保存使用旧格式的文档，但是Office2007中的一些新的特点会在转换后丧失。

若经常与Office以前版本的用户分享文件，有两个选择：用旧格式保存文档，或者说服同事安装一个转换器，这样同事就可以在新的格式下打开（但不能保存）文件了。

1.3工作环境
Office2007只工作在Windows的最新版本上，如Windows XP(pack2)、Windows Server2003和Windows Vista上。

1.4Office2007版本
Office2007有8个不同的版本，通过不同渠道发售。

每一个版本都包括Word、Excel
和小程序。

1、通过与PC捆绑销售：
Office Basic 2007（入门版）：Word、Excel、Outlook。

2、通过零售店销售：
Office Home and Student 2007（家庭学生版）：Word、Excel、ppt、OneNote。

不得用于商业用途，免费。

Office Standard 2007(标准版)：Word、Excel、Outlook、ppt。

Office small Business 2007(中小企业版)：标准版+Publisher。

Office Professional 2007(专业版)：中小企业版+Access。

Office Ultimate 2007（终极版）：专业版+OneNote+除communicator以外的企业级网络功能。

3、通过大批授权出售：政府、企业、教育等大型机构通过大批量授权，购买Office2007
的使用权用来多台计算机上，节约资金。

含企业级网络特性。

Office Professional plus 2007（专业增强版）：专业版+企业级网络功能。

Office Enterprise 2007(企业版)：相当于网络终极版。

1.5Office2007应用程序
1、Word：文字处理
2、Excel：电子表格
3、PowerPoint：幻灯片
4、Outlook：电子邮件
5、Access：数据库
6、Publisher：制作简单的通讯录、手册、明信片等。

7、OneNote：笔记本，含许多区域方便把笔记、名单、摘录、画面剪辑等输入或贴入一
个组织松散的数字笔记本中。

可进行分类、搜索、同步等。

1.6安装、激活和验证
1、安装：对零售版用户，打开光盘，输入一个有效的产品密钥，就可进行安装了，不需重启。

安装注意事项：
其一：Office产品激活，反盗版技术，防止随意复制；
其二：补充的反盗版程序，定期检查安装副本；
其三：Microsoft在线服务，自动保持Office更新。

2、激活和验证
安装完成后，最后一步需要对Office产品激活，否则只能使用50次。

激活需要两个数值：
与Office产品关联的唯一的25个字符的产品密钥；
来自系统内硬件清单的识别码。

家庭版允许安装在3台计算机上，专业版允许安装在一台台式机和一台笔记本上。

格式化硬盘后再安装，再次激活自动进行。

但若安装在其他计算机上，需获取新的激活码。

1.7在线帮助和其他支持
1.8新版Office界面下的专业术语
Office按钮
快速访问工具栏
功能区：替代菜单和工具栏。

上下文选项卡：功能区相关。

素材走廊：图片
实时预览。

1.9用户界面自定义
向快速访问工具栏添加常有命令：如格式刷、选择性粘贴、打印预览等。

1.10 Office选项
1、常用：选择时显示浮动工具栏、启动实时预览、配色方案（文档背景色）
2、显示：
3、校对：“自动更正选项”可把难输入的高频词用简化输入代替，如o替换为→。

4、保存：保存文件格式、自动恢复文件时间间隔、改变“我的文档”存放路径（修改
默认位置）。

5、版式
6、高级：保存→始终创建副本。

7、自定义：设置快速访问工具栏。

8、加载项：增减某些Office组件或宏。

1.11Office按钮
1、保存文件格式
a)Word文档
b)Word模板
c)Word97-2003格式
d)Adobe PDF格式
e)其他格式
2、准备
a)属性：查看并编辑文档属性
b)检查文档：检查文档是否具有隐藏的元数据个人信息
c)加密文档：输入读取和修改密码
d)限制权限（IRM）：需安装IRM组件，方便文档的权限管理
e)添加数字签名：通过添加数字签名来保证文档的完整性
f)标记为最终状态：相当于只读
运行兼容性检查器：检查在转换为旧版本Office文件格式时丢失了那些功能
第2章管理Office2007文件格式
2.1 Office2007新文件格式
1、新文件格式的益处
压缩文件：用户的文件会被自动压缩，大小为原来的50%~70%，并会在打开时自动解压缩。

在Internet上传输时占用更少带宽。

损害恢复的改进：文件是以面向组成的结构保存的。

这些组成可以是表格、图表、图像或文档元数据，如果表格或图表被破坏了，不会影响整个文档的打开。

更安全的Office XML文件：以x末尾存储的文件不能包含宏或ActiveX控件。

元数据移除：所有是个人或单位信息的文档属性和注释都可以通过“文档检查器”
从文档中移除。

2、Office2007文档格式一览
应用程序名称文件类型扩展名
Word2007 文档.docx
宏激活的文档.docm
模板.dotx
宏激活的模板.dotm Excel2007 文档.xlsx
宏激活的文档.xlsm
模板.xltx
宏激活的模板.xltm
非XML二进制模板.xlsb
宏激活的添加项.xlam PowerPoint2007 放映.pptx
宏激活的放映.pptm
模板.potx
宏激活的模板.potm
宏激活的添加项.ppam
演示文稿.ppsx
宏激活的演示文稿.ppsm
幻灯片.sldx
宏激活的幻灯片.sldm
Office主题.thmx
除了这些格式之外，为了向后兼容，Word2007还支持.doc、.dot，Excel2007还支持.xls、.xlt，PowerPoint2007还支持.ppt、.pot。

3、以新文件格式保存文件：另存为
4、以PDF和XPS文件形式打印文档：PDF格式是当前流行排版印刷格式，可用Adobe
Acrobat Reader打开。

需下载插件。

5、旧版本Office使用Office文件
打开旧版本的Office文件，会在标题栏上显示“兼容模式”字样。

问题：同事用Office2003不能打开Office2007创建的文档？
答：为了与他人共享文档，需要转换为Office旧版本的文档。

这样就会丢失一些功能，如SmartArt绘制的图表，要想检查可能丢失了那些功能，“准备”→“运行兼容性检查器”。

2.2 设置Office文件的存储位置
改变“我的文档”存储位置：Word选项→保存→默认文件位置。

或在我的文档属性中改变。

2.3 存储文档细节
Office按钮→准备→属性。

设置文档属性的作用：在文件打开窗口中，设为属性显示方式，可以在不打开文件的情况下，了解文件的相关属性信息。

问题：打开文件时，不显示文件的静态快照？
答：可以在高级属性中设置文档“预览”功能。

这样会增加文件大约60KB。

2.4 设置自动保存和恢复选项
Word选项→保存
第3章创建、编辑和格式化文档
3.1 输入文本
插入符号、特殊字符：对于较难输入的符号，而当前又要重复使用它，可以通过在自动更正中添加更正词条来解决。

如：用输入“y=”来代替“→”。

3.2 查找和替换文本
在Excel中可以按照行或列查找，按照内容（批注、公式、值）查找。

3.3 使用自动更正加速文本输入
添加自动更正词条：Office选项→校对→自动更正。

例如：用“bcu”来替换“北京城市学院”。

自动更正如何起作用：当用户输入“bcu”以后，按标点、回车或空格时，Office 自动将其更正为“北京城市学院”。

设置自动更正选项
取消自动更正：键入时自动替换。

自动更正的副作用：解决方法是自动更正条目带标点。

3.4 使用Office剪贴板
Office2007剪贴板最多有可存放24个剪贴条目。

1、管理Office剪贴板面板
Office2007剪贴板最多有可存放24个剪贴条目。

查看剪贴板面板：“开始”功能区→“剪贴板”分组→用小箭头展开→在打开的剪贴板窗口中，选项→“自动显示Office剪贴板”。

根据自己的需要，可选择剪贴板上其中一个复制条目粘贴到当前插入点。

2、将剪贴板数据转换成其他格式
Office剪贴板从剪贴板插入条目的唯一方法是通过标准粘贴命令，不可以使用“选择性粘贴”选项。

因此，当把剪贴板数据转换为其他的内容时，需要使用在“系统剪贴板”而不是在Office剪贴板中才实际起作用的“选择性粘贴”。

基本上，在office剪贴板上复制的最后一个条目就是“系统剪贴板”的最后一个，并且正是这个条目可以通过“选择性粘贴”转换成别的格式。

3、拖放数据
移动：选中数据→用鼠标拖动→可实现数据的移动。

复制：选中数据→按住Ctrl键，同时用鼠标拖动→可实现数据的复制。

取消拖放功能：Office按钮→Word选项→高级→编辑选项→清除“允许拖放式文
字编辑”选项。

3.5 使用项目符号和编号来建立列表
3.6 使用超链接
Office2007使用超链接，可以从文档的现在位置，跳转到该文档的其他位置，或者到一个网页、一个空白的电子邮件。

跳转到文档其他位置：首先在跳转的目的地址设置一个标签（插入→书签），注意建立书签时，书签名不得以数字开头；然后选中一段文本设置超链接，选本文档的位置→找一个书签。

转到文档开始位置
转到第3章第1节
转到当前文件夹的其他文件
制作某网页或电子邮件的超链接：输入站点或邮件地址名称，按Enter键，就自动转换成蓝色文本的超链接。

cjb@
注：
1.将键入的Internet地址或者网络路径自动替换为超链接属于“自动更正”功能，
若不喜欢这一功能，可Office选项→校对→自动更正选项→键入时自动套用格
式→取消“Internet或者网络路径替换为超链接”。

2.如果不能打开超链接，且超链接处显示的是一串域代码，可在Office选项→高级
→显示文档内容→取消“显示域代码而非域值”项。

第4章 Office文件的共享、审阅和安全
4.1 保持共享文档安全性
1、用密码保护
是保护文档的第一道防线。

密码要设置复杂一些，但不能避免别人用密码破解软件破解。

Office按钮→准备→加密文档
2、自动创建备份
在每次打开或保存文档时，都会将以前保存过的原始文件作为备份，备份文件名格式为“备份属于原文件名”，这样可以对原始文件进行保护。

Word选项→高级→保存→始终创建备份副本
应用场合：若用户打开文档，并做了一定修改，以相同的文件名保存。

当突然发现自己覆盖了重要文档后，可以打开副本并恢复到原始文档状态。

但这种方式只对一次错误修改并保存有效，对多次修改并保存无效。

3、以只读模式打开文档
另存为→工具→常规选项→选择“建议以只读方式打开文档”。

输入打开文件时的密码和修改文件时的密码。

通过两种密码，可以以只读或修改两种方式打开文档。

打开只读文档后，可以在编辑窗口中进行修改，但存盘不得使用原来的文件名。

应用场合：对于忘记使用“新建”任务窗格中的“根据现有内容新建”，又经常以同一文档为基础建立新文件的情况特别有用。

4、标记为最终文档
Office按钮→准备→标记为最终状态
该方式为文档标记为最终编辑状态，下次只能以只读方式打开文档，在这种情况下，输入、编辑和检查等操作都是禁止的。

应用场合：经常需要和他人共享的文档。

5、用Windows权限控制文件存取
NTFS文件系统提供文件夹级加密，得到最高的安全性；
Win XP家庭版允许将文件夹设为私有，网络用户或共享计算机的其他用户都无权访问私有文件夹，唯一的方式是以文件夹所有者身份登录；
FAT32文件系统可以设置网络访问权限，但本地用户可以打开和更改文件。

6、在Office文档中保护私有数据
元数据：Office文档的属性信息，如作者、标题、编辑者等。

元数据可以成为跟踪、组织文件和搜索数据的工具，但所有的用户都可以看到，容易泄漏机密
或敏感数据。

查看元数据：Office按钮→准备→属性
删除元数据：Office按钮→准备→检查文档
Word可以选择在文件中包含任何类型的元数据情况下，包括跟踪修订、批注，在保存、打印或发送电子邮件之前发出警告：
Office按钮→Word选项→信任中心→信任中心设置→个人信任选项→文档特定设置→“打印、保存或发送包含修订、批注的文件之前发出警告”。

举例：布什政府分发的政府文件、公司的新闻稿中历次修订者的名字。

7、用IRM(Information Rights Management，信息权力管理)保护文档
IRM可以精确的指明谁能读取文件，谁能编辑文件，谁能打印文件，甚至可以为权限设置有效日期，这些权限都记录在文件里，无论文件复制到那里都有效。

IRM可以设置权限，定义谁可以打开、编辑、打印、传送和拷贝文档。

要使用这项技术，首先安装Windows Rights Management客户端，并且有权使用下列认证系统之一： Windows Rights Management Services：使用Server 2003的活动目录作为认证机制，用在公司中。

Information Rights Management Services：.NET Passport用微软的IRM Services进行登记，免费的。

IRM通过安装一个数字证书对文档进行加密，用户可以基于电子邮件地址分配权限，电子邮件可以保证用户的唯一性。

如果IRM加密信息的接受者没有Windows Rights Management Services的使用权限，可以使用.NET Passport向微软免费服务注册，并获得一个长期或临时的证书。

操作步骤：
a)进入网站申请一个免费账户；
b)服务注册：打开Office按钮→准备→限制权限→限制访问→我有Windows
Live ID→进入登录IRM界面，输入账户和密码→选择“私人”
计算机（生成长期证书）或者“公用”计算机（生成临时证书）→生成管理
凭据。

c)设置文档的访问权限：读取、更改还是完全控制。

8、用数字签名保护文档
通过加密，数字信息可以被鉴别，这就使得可以确保数字签名的合法性。

保证签名来自有权使用该数字签名的人，并且保证文档的内容仍然是完整的，在加入数字签名后文档没有被篡改，签名者也不能否认该签名是由他且仅由他签署的。

签名必须在证书权威机构（CA）注册，在代理人要求下签署文件。

当发送含有数字签名的文档时，计算机自动加上这个证书。

文档接受者可以从CA的数据库中检查签名，以确定文档确实是由签名持有人发送的，并且没有被篡改。

Office 2007允许用户向文档中加入可见签名行或者隐形签名。

加入签名后，文档所有命令、按钮变成灰色、不可用状态，直到删除签名为止。

a)为文档中加入可见签名行
“插入”功能区→签名行
b)在文档中加入隐形签名
Office按钮→准备→添加数字签名
签名不可见，但状态栏下有一个小图标表示该文件被签署过。

删除该图标，即
可删除隐形签名，恢复文档的编辑状态。

4.2 日程、审阅和修订文档
1、以电子邮件形式发送Office文档
“发送至邮件接受人”。

2、以电子邮件附件的形式发送文件
收件人可以完全编辑文档。

3、加入批注
当与其他人协同操作文档时，加入批注很有必要，可以解释修改的原因，或者建议需要修改的地方。

“审阅”功能区→新建批注
4、只允许编辑批注
“审阅”功能区→保护文档→限制格式和编辑→ 2.编辑限制
5、跟踪修订
保证文档完整性的最好方法是，确保所有变更完全记录下来，审阅者可以查到文档任何详细变更的编辑者，如增加、删除、修改等，主要强调的是文档的变化。

6、在网站上发布Office文档
Office按钮→发布→博客
7、嵌入和链接
嵌入：将对象数据存储在文档中，输入不能被外部文件使用，例如，在Word中嵌
入的Excel表格，不能用Excel直接打开。

如果数据不需要改变且图表是最终版本，使用嵌入是最好的选择。

链接：文档只存储数据的外部文件的指针，可随外部文件更新。

对象选择嵌入、还是链接，必须考虑3个方面：
文件大小
更新能力
可移植性
4.3 使用Office 信任中心
Office按钮→ Word选项→信任中心
1、定义受信任的发布者
2、定义受信任位置
在这个位置打开文件而不受信任中心保护。

可能用户要打开没有信任来源的宏文件时，可以将宏文件放在该处，打开文件而不受干扰，又不想单独为个别文件改变安全设置。

3、控制加载项和ActiveX设置
4个加载项设置和4个ActiveX设置
4、控制宏和VBA工程
4.4 保护个人信息
Office按钮→准备→检查文档
删除文档中的相关个人信息，如批注、修订注释、文档属性、个人信息、页眉页脚、水印和隐藏文字等。

第5章创建、编辑、使用图片和表格
5.1 Office绘图工具
增加了SmartArt图形工具。

Office2007以前的版本不兼容此工具。

1、使用图层
所有Office2007文档的内容都是分层的。

主层也叫文本层，图表内容存在于绘图层中。

主层和绘图层是独立的，但是可以改变他们之间的顺序、组合和排列。

2、使用画布
作用：把多幅图作为一组，使他们可以同时移动和调整大小，或者使他们总是出现在同一页中。

画布扮演着框架的角色，他将绘图对象限定在一个区域内，并且将他们容纳在一起。

画布默认是关闭的，打开画布：
方法一：Office按钮→Word选项→高级→编辑选项→z增加“插入图形时自动创建绘图画布”选项。

方法二：在插入功能区→插图→形状→新建绘图画布。

选择画布之后，可以向画布中插入多个图形对象。

画布的大小可以改变，但其中的图形的尺寸和位置保持不变。

在画布中，每幅图可以独立于画布中其他对象移动和改变尺寸。

在系统中，画布拥有独立的工具栏，系统把画布作为一个图片来处理。

可以设置画布的应用格式，如边框、背景、颜色等。

3、使用形状
包含线头、基本形状、箭头、流程图等。

拖动鼠标的同时按下Shift键，可以使图形对称。

用户可以将基本形状保存到文本组下的文档部件库，以备将来使用。

4、复杂形状
制作流程图，首先确保所有图形在同一个画布中；再画单个图形如长方形、菱形；最后画箭头，系统可自动连线。

5、改变背景和线型
背景即填充色。

6、加入阴影、旋转和三维效果
7、图片中加入文本
8、对齐和组合图形对象
9、环绕、层叠和堆叠
5.2 创建和使用SmartArt图
1、选择SmartArt布局
2、输入和编辑文本
3、加入图形和图片
通过“设置对象格式”→“填充”→“图片和纹理填充”。

4、改变布局
5、改变颜色和样式
6、对齐和格式化文本
5.3 管理图片
5.3.1 在Office中加入图片
1、将新插入的图片由嵌入型改为浮动型：
Office按钮→Word选项→高级→剪贴、复制、粘贴选项→将“将图片插入/粘贴为”选项的值由“嵌入型”改为“四周型”。

嵌入型对象不能移动、改变大小。

2、插入图片等对象的三种方式
插入：在文档中保存图片。

若不在意图片文件大小，也不需要保存图片来源的历史记录，并且不在意图片是否可以更新，这是最好的选择。

链接到文件：在文档中设置了一个指向图片的指针，图片本身并不保存在文档中。

文档中图片会随着原始图片的更新。

插入和链接：在文档中有一个图片的副本，但也包含一个链接。

当需要图片时，Office 首先寻找链接，如果图片不可用，则显示存储在文档中的副本。

这一选项对便携式计算机特别有用。

5.3.2 压缩和裁剪图片
5.3.3 编辑图片文件
Office Picture Manger
技巧部分
微软office2007使用技巧
1、发挥自定义快速访问工具栏作用（以word为例说明，其他程序参照此步骤）：
依次点击 office按钮——word选项，在word选项对话框中，依次点击“自定义”—将“在功能区下方显示快速工具访问栏”前边打勾，就可调出快速访问栏。

在快速访问栏预设了常用的一些操作，如新建、保存等一些常用操作，只需将它前面选项打勾，就可出现在快速访问栏。

如果右边下拉选项“其他命令”来根据需要增加。

2、关闭功能区：
很显然office的功能区占去了屏幕很大一部分，我们可能通过“自定义快速访问工具栏”右边下拉选项中的功能区最小化让功能区给编辑区腾出一些地方。

3、显示开发工具：
依次点击 office按钮——word选项，在word选项对话框中，依次点击“常用”—将“在功能区下方显示开发工具”前边打勾，
4、使用快捷键
在Word 2007 中，只要一按下Alt键，菜单栏之上的按钮或菜单项就会显
示各自的快捷方式
像“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”等还有分支(项)的，可以根据图示按下对应的字母或字母+数字键显示相应的快捷键。

比如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下Alt、Y及数字1键即可，之后再根据需要选择相应的按键。

其它项可以依此类推。

5、快速启动Microsoft Office 2007组件程序
其实只要按下Win+R键，输入:winword(或excel、infopath、outlook、powerpnt)可分别快速启动对应的 Word(Excel、InfoPath、Outlook、PowerPoint)。

6、自定制用户界面
打开“Word选项→个性化设置”窗口，在“配色方案”下拉列表框中手工
指定Office 2007所使用的配色方案即可，当然你也可以在其他组件中进行类似的设置，一次设置即可在所有组件中生效。

7、快速返回黙认格式
Office2007的“开始”标签页下的工具栏中出现了许多过去被用户所
忽略的功能按钮，例如Word 2007中的下标、上标、更改大小写、带圈字符、清除格式、拼音指南、字符加框等，这些按钮虽然在以前的版本中通过手工添加也可以使其出现在工具栏中，而现在直接单击就可以使用，绝对是更为方便了。

8、保持兼容性
以Word 2007为例，切换到“Word选项一保存”标签页，在“将文件保存为此格式”下拉列表框中选择“Word97-2003文档(*．doc)”即可，其他组件例如Excel、PowerPoint可以进行类似的设置。

9、从图标可以看出秘密
只要将查看方式设置为除了“列表”和“详细方式”以外的选项，就可以从图标上看出其中的秘密可以看到Office2003格式的文档(*．doc)会在图标中显示“2003”的字样，而Office 2007格式的文档(*．docx)则没有这个“2003”。

10、实时预览文档格式
“Word选项→个性化设置”标签页下勾选“启用实时预览”复选框，确认后即可生效。

11、word也能写博客
首先在Word中完成博客日志的相关内容，然后单击Office开始按钮，从“发布”菜单下选择“博客”命令，程序首先会提示注册博客并进行登录，，完成编辑工作后，如果没有什么错误的话，就可以发布到博客站点。

12、输出为PDF格式
打开任何一个Office2007组件，都可以单击开始按钮，然后在“另存为”菜单下选择“发布为PDF或XPS”命令，按照程序提示操作即可，单击“选项”按钮还可以对范围、发布选项、非打印信息进行更广泛的设置，而且所输出的PDF文档可以在AdobeAcro-batReader等软件中正常浏览。

13、专业的条件格式化
Excel 2007新增加了功能更强大的条件性格式化功能(，在“条件格式”下拉菜单中增加了“图标集”的功能，在这里可以找到许多非常形象化的图标，例如将某些不符合条件的单元格设置为红灯或小红旗，看起来分外醒目。

14、图片快速生成幻灯片
在PowerPoint2007的“插入”标签页下，我们可以找到一个名为“相册”的功能按钮，相信大多数朋友应该会知道它的功能，在下拉菜单中选择“新建相册”，将指定的图片添加到相册列表中，然后单击窗口右下角的“创建”按钮，很快就可以快速生成幻灯片进行展示，这个功能可以说是相当的实用。

15、在Outlook中制订完美计划
在默认设置下，我们在Outlook2007中看到的三栏式界面，最显著的变化是右侧增加了一个日历窗格，上面一栏显示的是当前的日期(有日、周、月等3种不同的显示模式)，下面一栏则集中了当天的所有约会、任务、事件，看起来非常直观，对商务用户来说，如果你每天的事务非常繁忙，那么仅仅借助Outlook2007就可以完成。

16、订阅RSS
现在，我们可以在Outlook2007中直接订阅RSS新闻。

选中左侧导航栏下文件夹中的RSS源，右击选择“添加新RSS源”，此时会弹出一个“新建RSS 源”的小小对话框，在这里将RSS源的页面地址复制进去，确认后即可生效。

17、onenote2007截屏功能：。