浅谈秘书会议工作的管理(1)

浅谈秘书在会议工作中的管理

杨晨

摘要

会议是现代管理的重要手段，会议的有效开展更是有着重要的作用和意义，秘书又在会议管理中发挥着重要的桥梁作用。本文试图以秘书学为理论基础，以秘书的会议工作为研究对象，探讨和分析秘书会前准备不充分、会中管理不周到，会后收尾工作无落实这三大常见的问题，并从这三大问题出发，从秘书执行会议工作的基本要求和实现精简会议，改进会风的社会要求这两个方面着手，寻找提高会议质量的途径。

关键词：秘书；会议工作；问题；效率

Abstract

Meeting is an important means of modern management, the effective development of the meeting has an important role and significance, the Secretary also play an important role in the management of the bridge. This paper attempts to in secretarial science as theoretical basis, to the Secretary of the work of the conference as the object of study, discussion and analysis of secretary of the preparation is not sufficient, in management is not considerate, after finishing work without implementation of the three most common problems, and these problems from the perspective of, from the Secretary of the implementation of the basic requirements of the meeting work and streamlining meetings will improve wind social requirements both hands, find a way to improve the quality of the meeting.

Key words：Secretary; Conference work; Problem; Efficiency

一、秘书会议工作的概述

（一）会议的内涵

会议有着广义和狭义之分。从字面上来看，会就是聚集，议就是议论，从此可知，会议可以泛指一切三个或三个以上的人聚集起来进行讨论的活动。据《史记·平津候主父列传》记载“每朝会议，开陈其端，令人主自择，不肯面折廷争”，这里的会议二字就蕴含着聚会议论的意思。从狭义上来说，会议是指党政机关、企事业单位、社会团体有领导、有组织地召集有关的人商议事情的活动。而本文主要分析的是狭义的会议。①

①李元授.文秘实训[M].武汉大学出版社,2003:57

（二）会议工作的内容

一次会议的开展，秘书要做许多事情。从会前准备到会后工作落实都挥洒着秘书辛勤的汗水。如果说领导是会议开展的灵魂，那秘书就是会议组织的基础，没有秘书周到地组织会议，那么会议就不可能有效地开展。一般情况下，规模大、规格高的大型会议工作比较复杂、繁琐，需要一个领导团体和大量的秘书人员共同参与。而小型的会议虽然相对简单一点，但是确定内容、时间、地点、发送通知、准备资料等等工作也需要秘书人员做事谨慎，细致入微，不能马虎行事。秘书会议管理主要分三个阶段，即会前筹备工作、会中服务工作、会议善后工作，而在每一个阶段，秘书都要做好相应的工作。

首先在接到领导通知，会议开展之前，秘书要做好以下8件事情：第一拟定会议的议题、名称和规模；第二拟定会议的议程、日程；第三预算会议的经费；第四确定会议的地点；第五布置会议现场；第六准备会议的文件；第七遴选与会人员并做好通知；第八制作会议证件。

其次在会议过程中，秘书应该服务周到，做好参会人员的签到及资料发放，会议的主持和会议的记录等工作，对会议经费的使用做好监督，在大型会议中还应合理安排好与会人员的接站服务和食宿安排，同时还应维持现场的秩序和保证安全。

最后，会议结束并不代表秘书会议工作的完成。秘书要及时清退文件，整理现场，防止会场凌乱不堪。之后，秘书要对会议文件进行收集和整理，将会议的精神及内容下达到有关人员。

二、秘书在会议工作中存在的问题

2011年4月，中国青年报社会调查中心通过中国民意网和网易新闻中心对广大网友进行了一项会风调查，调查显示，受访者认为当前会风存在以下这些问题，即会议泛滥、会议效率低、内容空洞。为什么广大人民群众会得出这样的结论呢？当然，会风问题的存在一部分原因是领导班子观念还未转变，但从秘书会议工作这一角度来看，会风问题的出现，秘书也要承担很大的责任。我将从以下三个维度细致地寻找秘书有哪里失职了。

（一）秘书会前准备不充足

“凡事预则立，不预则废。”会前筹备是秘书会议管理的首要工作，没有合理的、有计划、有目标会前安排，那会议将无法正常地进展。同时，会前准备又是一件非常繁琐，任务繁重的工作，如果秘书不注重细节，没有谨慎安排会议程序，那么此次会议将会漏洞百出，只能让参会人员不欢而散。在这里，我主要说明这四个方面的问题：

1.秘书安排的会议议题不明确

会议的议题就是这次会议需要讨论的对象。会议的主题是会议的精髓，会议都是按照会议主题进行展开的，是保证会议质量的重要因素之一。会议的议题虽然由领导决定，但秘书可以根据具体情况和要求，提前收集议题和资料辅助领导。会议上讨论的问题很多，并且召开一次会议需要耗费参会人员的时间、精力，还要消耗一定的物力，这个时候，秘书假如不能将同类性质的议题一次性提交会议讨论，那就有可能还需要再次召开会议讨论这次相同的问题，这将会导致多次会