城市建设档案管理问题

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办公室业务・档案学研究
文／许松桦
城市建设档案管理问题研究
【摘要】城市建设档案是我国档案管理工作的重要内容之一，是城市建设活动真实的历史记录，反映城市发展的历史过程和现实状态。

长期以来，城建档案作为重要的城市信息资源，在研究城市问题、开展城市规划编制、进行城市建设和管理、以及处理城市规划建设与管理方面的法律纠纷等方面，发挥了重要的作用。

社会经济发展对档案管理工作提出了更高的要求，城建档案管理也要与时俱进，为城市各项社会事业的发展提供高效服务。

【关键词】城市建设；档案管理；创新
档案是党和国家的宝贵财富,也是信息资源的重要组成部分。

开发档案信息资源是档案工作为现代化建设服务的重要途径,是档案工作自我完善的重要内容。

随着科学技术的进步和社会经济的发展,以计算机技术为核心的现代化信息处理技术正在逐渐深入到城建档案管理之中。

怎样有效开发档案信息资源、以怎样的方式实现工作管理的创新,运用现代化的管理技术最大限度地服务于社会等,已经成为各级城建档案管理部门面临的问题。

一、城建档案管理面临的新形势
（一）世界经济一体化下与国际惯例接轨的要求。

世界经济一体化的形势在不断地变化，对城建档案管理工作来说，至少提出了两点新要求，一是要求档案
管理工作要更加规范，要尽可能缩短与
世界发达国家档案管理水平之间的距
离，满足与国际惯例接轨的要求。

二是
要求档案管理要发挥为社会经济发展
提供支撑和依据作用，随时为城市规划
与建设、招商引资等提供“全、新、准”的
信息。

（二）我国加快现代化与城市化进程
的形势。

对于城镇特别是大城市来说，
加快现代化与城市化进程的一个重要变
化，就是城市快速、不断地向横向拓展和
纵深发展。

老城由于空间有限，更新改
造往往采用立体化方式向空中和地下纵
深发展，为更好地解决老城问题，很多城
市特别是大城市还将向新区拓展。

城建
档案管理面临的将是信息量加大和信息
更新速度加快带来的工作量的加大，这
对管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我国加快法制建设和公民法律
意识加强的形势。

随着我国市场经济体
系的逐步完善，体制和制度改革力度的
加大，我国加快了立法的速度，公民的法
制意识也进一步加强。

有关统计数据显
示，上世纪90年代中期后，全国人大及
常委会平均每13天就通过一部法律，国
务院平均每6天就制定出一部行政法规，
地方立法的速度也在不断加快。

特别是
与城建档案管理相关的《中华人民共和
国上地管理法》的修订和《中华人民共和
国物权法》的出台，城建档案所具有的与
上地、房产等相关的法律性依据特征，往
往成为解决法律纠纷的重要依据，这就
对档案信息的准确性、时效性、全面性等
方面提出了更高的要求。

二、城建档案管理的特点
（一）复杂性。

城市作为功能多元的
综合体特征，决定了城市档案管理的复
杂性。

城建档案涉及城市规划、城市建
设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市
规划管理政策法规等数十个方面或专
业，包含城市空中、地面、地下的各种建
筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以
及文字、图表、声像、电子数据等不同形
式的记录，其复杂性可想而知。

（二）动态性。

城市无论是兴旺还是
衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，
而作为真实记录城市发展变化过程的城
市建设档案，其保管的城建信息具有动
态性的特征。

动态性就是要求档案管理
能够及时提供真实反映城市建设管理现
状的最新信息。

（三）准确性。

大到与城市相关的系
统性基础设施的改扩建、尤其是地下系
统的建设，中到某一个建设工程的改扩
建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案
作为历史性记录，都将成为重要的建设
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和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。

三、以创新的服务手段逐步实现城建档案管理现代化
（一）以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理。

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉。

当前，我国经济迅猛发展，改革开放深入进行，城市化步伐加快，城市建设日新月异，这些对新时期城建档案工作提出了新的要求，传统的档案观念和老的做法已经难以适应新的形势。

所以，如何创新性地开展城建档案工作，逐步实现工作的现代化是城建档案工作者着重思考的问题。

城建档案管理现代化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案数字化收集、存储、转送等转变,以信息化形式为社会提供服务。

因此，只有创新工作管理模式才能逐步实现现代化管理。

第一，档案载体不断发展导致管理载体方式的创新。

档案载体是档案信息存储的介质,它与社会发展阶段相适应，具有鲜明的时代特征。

档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。

尤其是随着计算机技术应用的不断深入，计算机系统所需的信息载体越来越成为现代档案的主要载体，电子文件、电子档案也会越来越多地出现在我们的工作和生活中。

新型载体档案需要特定的保管条件、技术和利用手段，这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。

另外，岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化，也需要采用先进的技术手段进行抢救。

档案载体的现代化必然导致档案管理现代化。

第二，现代化城市建设发展是实现创新管理的主体。

城建档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录，是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。

与一般档案相比，城建档案有其独特性：真实性、广泛性、系统性和依据性。

随着我国城建开发事业的蒸蒸日上，
城建档案数量剧增，工作量不断增加，利
用率越来越高，城建档案的管理难度也将日益增大。

原始的手工管理模式已经不适应现代化城建档案管理的需求，城建档案管理工作正在逐步从原始的手工管理向采用现代化技术手段过渡，由实体化管理向信息化管理发展。

（二）以创新的服务理念逐步实现管理现代化。

为经济建设服务、为城市建设服务是城建档案工作的根本目的。

城建档案工作必须紧紧围绕这个中心。

必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势，紧随城市化的潮流，适应经济建设、城市建设和社会各项事业的潜在需求，注重服务观念、方式、手段的不断创新,实现传统型服务向新型服务的转变，实现城建档案事业的可持续发展。

服务观念上实现创新。

在服务观念上，要变被动服务为主动服务，破除“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念。

破除旧观念、树立新观念，必须根据社会的需求对档案的文件材料进行认真的分析，开展主动性服务工作，把城建档案由“死”变“活”。

服务方式上实现创新。

服务方式的创新是服务工作创新的具体体现。

社会愈发展，社会需求愈呈现多元化、个性化，信息的接收也多样化，要求服务方式社会化、多元化、高效化。

城建档案服务也不例外。

首先，利用互联网技术建立本单位的信息网站，将有关城建档案的文件材料、现行文件等向社会开放。

第二，积极主动地参与本单位有关城建方面的各项活动，提供主动服务。

第三，开展多种形式的编研工作，及时将城建方面的信息进行整理、加工，提供给公众和领导，使公众了解城市规划与建设，使领导决策有科学的依据。

服务手段上实现创新。

服务手段的创新是城建档案工作创新的载体。

传统的手工操作已经落后，已经跟不上时代的步伐。

现在全国正掀起信息化的浪潮，各地正积极建设“数字城市”，城建档案是城市建设不可分割的一部分，应该抓住机遇先行实现档案管理的数字化建设。

（三）在创新工作中随时发现和关注现代化建设中出现的问题。

信息化发
展参差不齐。

目前，我国各地城建档案
信息化水平发展参差不齐，经济发达地区和大城市档案管理部门信息化水平相对较高，在管理模式、手段和方法上大多比较规范，而中小城市由于经济发展水平和业务发展水平的不同，有些信息化程度比较高，管理比较规范，有些就远远不够。

因此制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则，即档案管理模式，是档案电子化和网络化的需要，也是我国城建档案管理事业发展的需要。

档案管理模式的规范化，便于以计算机为核心的信息技术在城建档案管理中的应用，没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。

只有实现档案管理现代化，提高档案管理的质量和效率,才能更好地为城市建设和经济发展服务。

不断加强档案人员队伍建设。

实现城建档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。

城建档案的内涵十分广泛，涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案，具有涉及面广、环节众多、内容复杂、综合性和整理性强的特点。

因此，城建档案管理人员不但要有一定的城建档案专业知识，同时又要熟练掌握计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段，以适应信息化建设时代的发展要求，最大程度地发挥好城建档案作用。

新型载体档案的安全性问题。

电子文件、电子档案给人类的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时，也带来了一定的麻烦和不安全因素。

它与传统的纸质文件相比，有着本质的不同：如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点，存在严重不安全性。

因此，档案管理系统必须采取一定的安全防范措施，提高信息系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，确保档案信息的安全。

（作者单位：厦门市城建档案馆）。