文书档案管理信息的电子化应用分析 种高

文书档案管理信息的电子化应用分析种高

发表时间：2019-10-22T17:11:58.893Z 来源：《基层建设》2019年第21期作者：种高[导读] 摘要：随着时代的发展以及现代科学技术的不断发展，文书档案管理信息的电子应用在当前时代发展背景下逐渐普遍，文书档案管理信息的电子化应用已经成为了当前时代发展背景下的一个大潮流，文书档案管理的信息化应用具备着很多的优点。身份证号11010819801027XXXX 北京市 102206 摘要：随着时代的发展以及现代科学技术的不断发展，文书档案管理信息的电子应用在当前时代发展背景下逐渐普遍，文书档案管理信息的电子化应用已经成为了当前时代发展背景下的一个大潮流，文书档案管理的信息化应用具备着很多的优点。关键词：文书档案管理信息；电子化；应用分析本篇文章中笔者针对文书档案管理信息的电子化应用做出了具体的分析和研究，根据其自身的优势以及在当前时代发展背景下如何才能够更好地应用做出了几点措施探讨；针对文书档案管理的信息化以及电子化应用过程中所存在的问题进行了深入的讨论，希望可为相关领域从业人员提供一定理论指导。

一、文书档案管理信息的电子化应用所具备的优势在当前的时代发展背景下文书档案管理信息的电子化应用具备着时代发展背景下所突出的优势，这种优势能够促进文书档案管理更好地顺应时代发展需求，从而更好地占据市场，满足大众的需要。在人们的日常办公过程中，通过这种文书档案管理方式能够有效地将文档进行安全的传递，确保文档传输的稳定性以及准确性，能够保障文档在多媒体时代合理的进行科学管理，不仅能够在很大程度上减少文档的损失，而且能够提高办公效率。与此同时，在这个发展迅速的时代背景下，办公人员要想更快地提高办公效率，一定要提高文档传输的准确性以及快速性，在更大程度上缩短文档传输时间是十分必要的。相比于传统的文书档案管理，将文书档案管理实行信息化以及电子化的改革发展，能够有效促进文书档案的管理更加高效和智能，确保文档保存的安全性以及有效性，而且能够方便办公人员的工作。利用计算机分析数据原理以及多媒体办公文档信息的保存手段，将有效的实现文件的安全化管理，这样可以促进文档在电脑内长时间的有效保存，不仅可以确保文件不丢失，而且可以在网络上进行办公文件的交流升级，从而有效地提高工作人员的文档办公效率以及办公的工作质量。传统期间，办公人员的办公室内往往是通过人工来进行手动办公，这样不仅办公效率得不到提升，而且还在很大程度上延长了办公时间，导致工作人员降低了工作的积极性，不能够更加积极的投入办公工作，从而不利于机关团体、企事业单位办公效益得到有效的提升。除此之外，办公文件可以有效地投入使用，而且能够在网络上进行更加安全的保存，可以通过网络交流的形式来促进这些办公文件更好地升级。相关的工作人员可以创新一些不同的办公思路，促进办公方式方法的交流。相比于纸质的文档保存，电子版的文档保存能够使文档长时间的得到保护，能够避免纸质风化以及纸质腐化从而影响文档的质量这些情况的发生。

二、文书档案管理信息的电子化应用过程中所存在的问题虽然文书档案管理的信息化以及电子化应用在当前的时代发展背景下，取得了一个良好的发展趋势，相比于传统的纸质办公文档保存也具有着很大的优势，但是仍然不可否认的是文书档案管理信息的电子化应用仍然会存在着一些弊端。相比于纸质的文档保存管理，文书档案管理的信息化应用对于文档保存管理人员的综合素质水平要求也越来越高，要求及管理人员必须具备较高的信息化管理水平以及多媒体运用综合素质，要求其必须具备充分的现代化管理理论知识，以及具体的文书档案管理经验，这样才能够更好的进行文书档案的信息化管理以及现代化管理。但是就我国目前的发展情况来看，文书档案的管理人员缺乏一定程度的综合素质，仍然是按照传统的文书档案管理方法进行管理，缺乏现代化的理论管理知识。同时，机关团体、企事业单位也没有对管理人员进行综合素质培训，导致其不能够及时的接受现代化的理论成果进而创新管理方法。网络安全仍然是现在文档安全保存的一个重要项目，但是我们现在的网络安全程度较低，一些重要的办公文件很难在网络上进行安全的保存，会有很多风险性因素的存在影响了文档的安全有效性。这样就会出现文档泄露的情况，不利于保障各各机关团体和起事业单位的私密性文档，从而不利于其的安全发展。

三、如何才能更好地促进文书档案管理信息的电子化应用针对当前时代发展背景，传统的文书档案管理已经不能够很好的适应当前的时代发展需求。所以，针对传统的文书档案管理我们做出了一定程度的创新，将传统的文书档案管理结合时代的信息化发展成果，促进文书档案信息应用更加的现代化以及朝着电子化、智能化的方向发展，那么接下来本段阐述了如何才能更好地促进文书档案管理信息的电子化应用，并提出了几点措施。首先，一定要加强对于网络文档安全保存的管理，营造一种文档保存的安全网络环境，这样才能够有效地减少文档泄露的情况发生。将信息化的文档保存网络通过实行安全的防火墙防护手段来有效的防止一系列的危险因素侵入，从而影响文档的安全性以及有效性，同时要对于一些木马病毒及时的进行查杀，查杀对于电子版文档具有安全威胁的病毒，才能够有效地确保文档在多媒体网络中能够安全的保存以及有效被办公者进行应用。与此同时，网络安全虽然对于文档的安全保存是十分重要的，但是也需要管理工作者在进行网络安全管理时创新自己的管理手段，要求其不断创新网络安全管理手段，借鉴西方国家的先进管理经验来促进为我国文档的安全保存，营造出一个安全的网络环境。其次，对于文书档案管理的工作人员的综合素质也应当具有较高的要求，要求定期的对其进行综合管理素质培训，不断的提高其专业化的电子信息文档管理水平，促进传统文档管理方法的改革升级，从而才能够更好的适应当前时代发展潮流。要求文档安全管理工作人员提高其文档安全管理意识，以一种高度的安全意识实行网络文档的管理，这样不仅能够很好地促使办公文档被有效的利用，而且还能够提高文档的信息化发展程度，有效的提高文档办公效率，极大的减少工作人员在制作文档过程中所浪费的时间，从而提高办公的积极性。最后，对于相关需要借助于文档管理信息化应用办公的各机关团体和企事业单位，应当不断地加强文档管理信息的电子化应用程度，提高单位管理水平，不断地促进传统的文书档案管理手段升级，改善传统的文书档案管理过程中所存在的弊端，更好地贴近时代，更好地利用现代化信息技术发展成果促进文书档案管理的智能化应用。可以在单位内部安排一些专业性的文书档案管理现代化技术分析讲座，要求单位内部的工作人员听取相关的讲座来强化自身的理论知识，在丰富理论知识的同时还要不断地向经验丰富的工作者去学习文书档案信息管理的电子化应用经验，结合实际的办公情况进行有效的文书档案管理。

四、结束语