集团权属单位合同会签审批流程使用指引

集团权属单位合同会签审批流程使用指引为保证集团权属单位正确使用“集团权属单位合同会签审批流程”，提高工作效率，特编制本指引。

合同经办人应阅知集团公司《合同管理规定》中关于“集团权属单位合同会签审批流程”的相关规定，并通过流程图、合同签署单熟悉流程设置的具体情况。

同时，合同经办人、会审人员在合同起草、会审过程中应注意以下事项：一、流程的适用对象“集团权属单位合同会签审批流程”适用于集团权属企业以其自身名义对外签订合同的会签审批。

集团公司直接或间接享有控股权益的企业，应使用本流程进行合同的会签审批工作，集团境外权属企业及参股企业可根据本企业具体情况下选择使用（集团直管企业、厦投系统企业不包括在内）。

流程中的区域公司指：紫金矿业集团南方投资有限公司、紫金国际矿业有限公司、紫金矿业集团西北有限公司、金山（香港）国际矿业有限公司。

二、关于流程查找路径“集团权属单位合同会签审批流程”查找路径为：OA—“工作流程”—“工作流管理平台”—“权属企业流程”—“集团权属单位合同会签审批流程”。

三、关于合同编号合同编号由各单位合同编号管理人员负责填写，经办人在合同经有签署权限的单位领导审批完成返回后，必须选择“填写合同编号并结束流程”环节，由各单位合同编号管理人员为合同编号，并在其填写完合同编号后由其选择“结束活动”环节，完成合同的会签审批流程。

各单位合同编号管理人员由各单位自行指定。

特别注意事项：合同经办人务必在合同条款与签约单位完全协商一致，不需要对合同条款再次进行修改、会签审批的情况下，再选择“填写合同编号并结束流程”环节，以免合同编号完成、流程结束后，合同条款未协商一致、流程无法再运行情况的出现。

四、关于合同当事人合同当事人属于必填项，经办人必须填写拟与单位签订合同的对方单位的具体全称，而非填写该单位的法定代表人或业务联系人的名字。

同时，由于每一份合同都必须有一个唯一的合同编号，因此，与不同单位需要分别签署的合同，必须分别走流程，分别编号，不能因为合同内容相同或相似，就将所有拟与不同单位签订的合同在一个会签审批流程中运转。

五、关于参加人员参加人员仅指各单位内部参加合同协商、谈判、定价等工作的人员，不要填写对方单位人员的名字。

六、关于合同正文及附件合同正文请在“编辑正文”项目中引入，并保存；合同相关附件请在“上传附件”项目中上传，并保存。

七、关于经办人说明经办人如需对合同相关事项进行情况说明，可在“经办人相关说明”栏目填写；也可以起草相关附件，以上传附件的方式进行说明。

八、关于经办人修订反馈会签审批过程中，如会审人员对合同条款提出修订意见，经办人需要做进一步说明或对前述意见修订情况进行反馈的，可在该项目填写。

九、关于草拟合同的查找合同签署单的基本信息填写完成后，可直接点击“发送”，送“单位经办部门负责人审核”；也可以点击保存，但点击保存后，系统会自动关闭该页面，经办人如要找到自己起草的合同流程，需到OA“工作流程”的“草稿箱”中查找。

十、关于单位专业部门或使用部门会审环节根据流程设置，“单位经办部门负责人审核”环节后，经办人应根据具体情况选择发送至“单位专业部门或使用部门会审”环节，也可以选择跳过该环节，直接送“单位财务部门会审”环节，有以下情形之一的，合同应发“单位专业部门或使用部门会审”环节，不能跳过：1、合同涉及专业性条款，起草时经办部门是与相关专业部门沟通后确定的，或者需要相关专业部门把关的，则会审时应送专业部门会审；2、采购类合同涉及物资设备技术指标等专业性条款，起草时经办部门是与相关专业部门沟通后确定的，或者需要相关专业部门把关的，则会审时应送专业部门会审；3、采购类合同，经办部门是根据使用部门的要求采购的，则采购的物资是否符合使用部门的需求，应在合同会审环节发送使用部门审核确认；4、如一份合同根据前述情况，需要同时发送专业部门或使用部门会审的，可在该环节并行发送；5、各单位对外签订的合同，需要“集团权属单位合同会签审批流程”签署单中设置的会审部门之外的单位相关部门参与会审的，可在“单位专业部门或使用部门会审”环节发送单位相关部门会审。

十一、关于单位合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审环节根据流程设置，“单位财务部门会审”环节后，经办人应根据具体情况选择发送至“单位合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审”环节，也可以选择跳过该环节，直接送“单位监察审计部门会审”环节，有以下情形之一的，合同应发“单位合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审”环节，不能跳过：1、各单位设置有合同管理部门的，则应在该环节发送合同管理部门的指定人员会审；2、各单位设置有合同管理员（法律专业背景），则应在该环节发送该合同管理员会审；3、各单位设置有法律顾问，则应在该环节发送法律顾问会审。

十二、关于重特大合同的会审根据集团公司《合同管理规定》的相关规定，各单位对外签订的重特大合同，应先行报送区域公司会审（专业部门及合同管理部门或合同管理员或法律顾问），再报送集团总部专业部门、法务部会审。

对于集团权属企业而言，集团定义的重特大合同包括以下情形：矿山生产类合同，物资进口类合同，套期保值类合同，技术服务类合同、地质勘查类合同金额在100万元以上的；500万元以上的生产经营性工程建设类合同，50万元以上的非生产经营性工程建设类合同；1000万元以上的其他类别合同；需要形成格式条款且重复、广泛使用的各类合同；平时不常见、特殊且疑难、复杂的合同；其他属于重特大合同的情形。

同时，集团公司文件如有对重特大合同另行发文确定的，已集团公司最新发布的文件为准。

根据不同类别合同，区域公司或集团总部的专业部门可分别指建设部、生产运营部、市场部、技术部等部门（不包括区域公司的合同管理部门或合同管理员或法律顾问，不包括集团法务部）。

区域公司可发布相关制度，确定区域公司层面的重特大合同，并要求权属企业将达到标准的合同送区域公司会审。

送区域公司会审时，应在流程的“区域公司会审”环节，将合同同时发送区域公司专业部门、区域公司合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审。

根据集团公司相关制度规定，如达到集团定义的重特大合同，且合同需要分别送集团总部专业部门、法务部会审的，则在流程运转中应先行选择“集团总部专业部门会审（重特大合同）”环节；如重特大合同仅需要送法务部会审的，则在流程运转中可直接选择“法务部会审（重特大合同）”环节。

如各单位对外签订的合同非属于上述情形的重特大合同，则可在对话框中选择“非重特大合同”，跳过该环节。

十三、关于流程可逆性的设置考虑合同会审过程中，会审人员可能提出不同意见，经办人落实后或者经办人根据具体情况与会审人员沟通后，需要重新将合同发送该会审人员会审，以取得认可意见，“集团权属单位合同会签审批流程”通过以下三种设置，解决上述问题：1、在相邻的两个会审环节之间，流程可逆。

如在“单位经办部门负责人审核”完成，流程返回经办人，经办人选择“发送”，对话框显示的下一环节为“单位专业部门或使用部门会审”，同时，对话框中“单位经办部门负责人审核”环节也可供经办人选择发送，依此类推。

2、如果经办人错过了相邻两个环节的可逆性安排，则可通过“退回”功能实现重新发送相关会审人员会审的目的。

如合同已进行到“集团法务部会审（重特大合同）”环节，但经办人此时确需要重新发送“单位经办部门负责人审核”，因为此两环节不相邻，经办人只能通过“退回”方式，退回单位经办部门负责人重新提出意见，但在退回操作时应说明退回的原因，此时需要注意，在该“退回”对话框，需要经办人在“重新提交设置”中选择流程的运行方式，如经办人选择“按照原先设置流转”，则合同将重新按系统设置的流程，重复逐一送“单位专业部门或使用部门会审”、“单位财务部门会审”等，如经办人选择“自动返回”，则“单位经办部门负责人审核”后，流程将不需要再重复逐一送相关部门会审，而是返回经办人后，可直接送下一环节会审。

因此如合同修改或沟通事项，仅涉及一个会审部门，则建议应选择“自动返回”，以提高合同运转效率，而目前系统默认的是“按照原先设置流转”，使用该功能时经办人必须特别注意该问题。

3、合同流程送达“单位分管领导审核或审批”环节后，如单位分管领导提出相关意见，要求经办人与相关会审部门沟通后确定意见，在流程设置上，经办人可再次将合同送达相关会审部门会审，会审完成再次返回经办人后，经办人可直接将该合同发送“单位分管领导审核或审批”，以后环节依此类推。

在此建议合同经办人，在合同运转过程中，对会审部门提出的意见应及时沟通解决，在相邻两个会审环节之间就与会审部门取得一致意见，避免流程运转深入后，需要通过“退回”或在“单位分管领导审核或审批”环节指示后，再来与会审部门沟通，影响合同运转效率。

十四、关于会审人员使用退回功能时的注意事项在合同会审过程中，可能由于合同存在重大问题，会审部门需要直接将合同退回经办人，退回时应写明退回原因，同时在“退回”对话框，需要会审人员在“重新提交设置”中选择流程的运行方式，如会审人员选择“按照原先设置流转”，则合同退回经办人整改后将重新按系统设置的流程，重复逐一送“单位经办部门负责人审核”、“单位专业部门或使用部门会审”、“单位财务部门会审”等，如会审人员选择“自动返回”，则经办人整改后，流程将不需要再重复逐一送相关部门会审，而是直接返回执行退回操作的会审人员。

为提高合同会审效率，会审人员使用退回功能时，应注意该问题。

会审人员使用退回功能时，不能选择退回至“发起人”环节，一旦选择退回至该环节，则整个合同会签流程将被作废，无法运转，必须特别注意该问题。

十五、关于流程的结束“单位分管领导审核或审批”完成，返回经办人，经办人点击“发送”，对话框中将出现“填写合同编号并结束流程”等选择项，如该会审的合同，根据各单位授权文件，属于单位分管领导审批签署权限范围内，经办人应选择“填写合同编号并结束流程”，由各单位合同编号管理人员为合同编号并由其选择“结束活动”环节，完成合同的会签审批流程；如该会审的合同，不在单位分管领导审批签署权限范围内，则必须送下一环节“单位总经理审核或审批”环节，依此类推。