财务部会议管理制度

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5-6. 会议注意事项 ※ ※ 本文件之著作权及营业秘密内容属于 ECHOM，非经公司允许不得翻印 ※ ※
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1. 目的:为了规范财务部会议制度， 提高会议效率， 使会议能真正达到分析问题、 解决问题的目的。 2. 适用范围：本制度适用于财务部的正式会议，各分子公司可参照执行。 3. 职责： 组织者：负责会议的统筹协调。 财务会计员（财务文员）：负责会议室的安排；会议执行力的统计、会议决议的督促、检查。 4. 定义： 4-1. 决议型会议：财务部各层级就具体的方案、策略、工作进行商议，形成一致决议并在会后 落实的会议。 4-2. 报告型会议：财务部各层级互相沟通、下级向上级汇报工作，提出问题，上级向下级宣贯 思想的会议。 4-3. 沟通型会议：财务部各岗位、人员之间就某项工作，互相协调，达成一致的行动计划，并 于会后落实的会议。 4-4. 培训型会议：财务部各岗位、人员之间互相学习技能、交流经验、沟通思想的会议。 5. 具体细则： 5-1. 会议的分级、分类和审批 5-1-1. 跨部门会议：由相关部门组织人员参加，并经财务总监批准和办公室核实后，由 主管部门负责组织召开。 5-1-2. 财务部内部工作会议：如财务部周例会、季度述职会等，由相关岗位人员参加， 经财务部长（必要时经财务总监批准）批准后由会议组织者负责组织召开。 5-2. 会议的申请程序 5-2-1. 会议召开前财务会计员应先向办公室确定会议室是否空闲，避免会议地点有冲突 的现象。 5-2-2. 组织者应提前 2 天填写《会议申请/通知单》应写明会议名称、会议主题、需讨论 项目、会议时间、地点、参会者名单及应准备的资料，经财务部长批准后将通知发 放给参会人员。 5-2-3. 跨部门会议的组织者必须提前 2 个工作日填写《会议申请/通知单》 ，交财务总监 批准并交办公室审核后，由办公室统一发放。 5-2-4. 财务部应减少临时会议的召开，因特殊情况临时召开的临时会议，需说明原因， 并视紧急程度由财务部长批准后组织召开。 5-3. 会议的组织与召开 5-3-1. 凡涉及多个部门负责人或需要公司领导参加的各种会议，均须于会议召开前五天 与相关领导确认后，方可召开。 5-3-2. 已提出申请的会议，如需改期，或遇特殊情况需要更改计划安排时，组织者应提
5-5. 会议纪律 5-5-1. 5-5-2. 参会者无特殊情况一律不允许请假，避免在会议当天外出、出差或安排其他会议。 对迟到第一次予以 50 元的负激励，第二次 100 元，第三次 200 元（以此类推，以 年度累计，次年重新累计）的负激励。没请假缺席者予以 200 元/次的负激励。 5-5-3. 参会者不允许在会场随便走动或者中途离场，对于中途无故离场者予以 200 元/次 的负激励。 5-5-4. 所有通讯设备应调至关机或振动状态，否则第一次铃响予以 50 元/次的负激励， 第二次 100 元，第三次 200 元/次的负激励。 5-5-5. 5-5-6. 因特殊原因需在开会期间接打电话的应离开会场。 所有会议的处罚情况于会后统计并进行通报。
5-4. 会议程序 5-4-1. 5-4-2. 5-4-3. 5-4-4. 5-4-5. 5-4-6. 5-4-7. 确定会议议题、参会人员，协调会议时间。 提前两个工作日发出会议通知（述职会议应提前 1 周）。 会务准备，如会场布置、座次安排、会场签到、会场设施配备等。 做会议记录，如需要时可摄像、录音、照相等。 撰写会议纪要、决议。 财务部长、财务总监阅改、签批。 财务文员督办督促、检查会议决议落实情况，做好会议执行力的统计；会议记录 及执行情况要向财务部长报告（特别是跨部门会议）。 5-4-8. 会议决议关闭后存档。
5-7. 财务部述职会议 5-7-1. 5-7-2. 述职宗旨：相互学习，共同提高。 述职采取互动形式，所有与会人员都应积极思考，踊跃发言，与述职人展开良性 互动，把述职变成一个学习的机会，一个展示自我的舞台。 5-7-3. 5-7-4. 如果互动期间冷场，由组织者点将，无法表达意见或文不对题的罚款 50 元/次。 述职会不是声讨会，不能在会上相互责备，工作协调上的事情应于会前或会后协 商解决。 5-7-5. 所有参会人员除公司领导外，不允许坐在最后一排。
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NO 大 签 修 目 适 权 定 具 流 参 相
目
录
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纲 发 历 的 围 责 义 则 明 件 单
核 订 用
分 履 范
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
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前 2 天到调整会议计划。未经财务总监或财务部长许可，任何人不得随意打乱正常 会议计划。 5-3-3. 财务部部门会议不能安排在公司级会议相同时间召开(与会人员、地点不发生时间 冲突除外)，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 5-3-4. 所有会议的组织者和与会人员都应分别做好会议准备，如拟好会议议程、提案、 汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等，并及时通知与会人员。 5-3-5. 会议组织者在召开会议前应明确会议目的，并将会议目的在会前进行传达，避免 召开会议时参会人员意见不一致和发生题外争论。 5-3-6. 会议应遵循“遵守时间，在原定的时间开始，在原定时间之内结束”的原则。如 需延长会议时间，应征得与会人员同意并决定延长的时间。 5-Leabharlann Baidu-7. 5-3-8. 会议组织者应合理安排与会者的发言，有发言超时、偏离主题的现象应及时制止。 会议得出的结论要给与会者确认。
要严格遵守会议的开始与结束时间，组织者对参会人员进行考勤。 组织者要在会议开始时就议题的要旨做一番简洁的说明。 组织者要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 组织者应当引导发言者在预定时间内做出结论。 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意才能延长时间。 主持人在会议结束后应把整理出来的结论进行总结，由全体与会人员确认。 会议结束后二个工作日内（如遇节假日可顺延），组织者或财务会计员应整理出 会议决议，明确责任人、完成时间，经财务部长和财务总监签批后，将会议纪要交 财务会计员督办，确保决议的有效实施。