企业档案管理系统建设方案

博飞盛华档案管理系统介绍
刘继斌
2008-11-27
目录
1. 系统简介 (3)
2. 系统安全设计特性 (4)
3. 系统设计及实现原则 (6)
4. 业务流程描述 (8)
5. 系统结构 (10)
6. 系统功能模块说明 (12)
6.1. 档案录入 (12)
6.2. 档案审核 (13)
6.3. 档案存储子系统 (13)
6.4. 查询调阅子系统 (13)
6.4.1. 查询与分发方式 (13)
6.4.2. 查询功能分类 (14)
6.4.3. 模糊查询 (14)
6.5. 用户管理 (15)
6.6. 分支机构管理 (15)
6.7. 系统日志管理 (15)
6.8. 工作量统计等报表的生成与打印 (15)
6.9. 数据备份与恢复 (16)
6.10. 接口网关服务子系统 (17)
7. 系统界面展示 (18)
1.系统简介
博飞盛华档案管理系统是按照国家档案局颁发的档案分类标准，遵循档案管理要求和使用习惯，基于先进的计算机软件设计、架构、开发、实现技术，广泛适用于多行业各类档案管理的档案文档管理信息系统。

可应用于金融、证券、保险等行业企业的人事、客户资料、业务票据凭证的管理；此外还可应用事业单位的档案文档的管理如：政府机关人事档案，公检法、教学科研单位相关档案文献管理等等。

档案文档经高强度安全加密保存，并对档案设定密级，按部门按专业按用户级别检查访问权限；系统架构采用了国际上最为流行的三层结构，避免了后台数据直接访问的风险。

博飞盛华档案管理系统对文档实现了既安全又高效且灵活的管理。

系统包含具有、权限管理、档案数据录入、整编组卷、文档查询、文档借阅、文档销毁、统计报表、日志管理、接口服务、机构管理、系统业务设置模块。

可在网络环境下实时浏览检索查询到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。

可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还等功能。

用户可轻松量身定制符合自己业务的档案文档结构。

系统强大的定义体系灵活的业务组合能力，统提供给用户自定义档案类型，以及档案结构，甚至订制字典，以及录入展现方式，查询界面展现方式。

从而，系统可满足各种不同类型的档案文档管理系统用户。

2.系统安全设计特性
博飞盛华档案管理系统设计、架构上采取了以下方法、技术和措施：
网络安全性设计：
z使用专用网络：采用贵公司内部网络或虚拟专用网络技术保证网络的独立性，不受外部网络用户的入侵。

z使用防火墙：以硬件防火墙的IP包过滤、应用代理、安全审计等技术保证系统不受广域网中其他应用系统的干扰。

z上传或下传业务数据时使用数据加密技术保证业务数据安全性。

z使用CA认证服务体系确认应用系统和用户身份，使用安全套接字接口（SSL）保证Browser/Server方式的数据传输安全。

z使用Windows 2000 Server提供的域安全、权限控制、安全审计等功能保证局域网内应用系统的安全性。

z安装网络防病毒软件保证应用系统不受病毒攻击。

存储安全性设计：
z廉价冗余磁盘阵列技术（RAID）：服务器的磁盘采用RAID1（磁盘镜像）或RAID5技术，以保证磁盘上数据的可靠性。

z数据备份和恢复技术：用磁带对数据库服务器和文档服务器的数据和文件进行备份，可以采取增量备份和全备份相结合的备份策略，磁带可以轮转使用。

用只读光盘对数据进行永久备份；同时也可提供定时的数据库异地备份功能，将数据库信息定时或手工的备份至其他机器上。

z双机热备技术：对于关键服务器比如数据库服务器和文档服务器可以考虑采取双机热备技术，保证应用系统在单点故障时可以自动恢复。

应用安全性设计：
z认证措施：对用户的帐号信息——包括用户名、密码、帐号有效期等，进行
管理，防止非法登录到系统中。

用户帐户信息集中保存在总公司的数据库中，用户在进入系统时首先需要进行用户登录，进行帐号和密码的认证。

z授权措施：
（1）操作权限管理
对用户操作进行权限管理，不允许越级操作。

本系统的权限管理采用“角色管理”的方法，每种角色是和一种操作以及操作的对象也就是“业务种类”相对应的。

一个用户可以属于一种或多种角色。

（2）根据业务规则，部分种类业务或者应该由相应的主管进行授权才能进行。

z日志和审计：一般意义上的日志和审计功能，包括记录登录、查询等一系列操作的人员、时间等；
管理安全性:
除了需要从技术手段上进行安全设计以外，作为安全性设计的一个重要方面，必须从管理上加强安全意识，规定相关安全管理条理。

本系统建议应做到以下几点：
z每个操作员有责任对自己的用户口令保密。

z用户口令选择需符合安全标准。

z用户口令必须定期更换。

z终端、工作站或服务器均应放置在安全的场所。

z经常性清查病毒。

z经常性使用安全扫描软件检查系统安全状况。

z做好备份工作。

数据加密技术:
数据在网络传输和存储时均需要加密，系统使用的数据加密技术可以选择软件方案或硬件方案：
软件加密技术使用的方式为：以 Triple-DES 或 IDEA 算法作为数据加密算法；以 MD5 或 SHA 作为单向散列算法，用于数据校验、数字签名；以 RSA 公开密钥算法用于密钥交换、数字签名及证书分发。

硬件加密技术推荐使用由国家密码管理委员会鉴定通过的SMS-100-1网络安全系统，该系统包括：SJY02/03系列网络安全卡、SJY05安全服务器、SMS100-1P网络安全协议、密钥管理软件、可选用的IC卡和IC卡读写器（作为密钥分发与管理手段）
3.系统设计及实现原则
系统主要围绕着以下几个原则进行设计和开发：
9先进性：系统的设计和开发采用先进的以Browser/Server为主的体系结构，网络技术、分级存储管理技术、海量存储技术等先进技术，和面向对象的软件设计方法，构成了在国内具有先进性的档案管理，提高了贵公司相关业务的集约化、规范性和高效性。

9通用性：我们的原则是基于对业务需求广泛、深入的调查的来设计和开发系统，开发出来的系统功能涵盖面广，形成较统一的业务处理模式和管理办法，适合于在总公司、各营业部、各科室推广应用，并对系统运行环境有很强的适应能力，提高了客户化的速度。

9灵活性：考虑到随着金融、证券、保险等行业公司业务的发展，新业务的管理内容、管理制度不断变化，应用软件在设计时采用了表驱动、工作流自动化等技术，对单据相关数据项、业务工作流程、数据输入界面等可以进行方便的定制，延长了软件的生命周期。

9稳定性：保证应用系统运行及通讯的稳定性，有较强容错性，从软件、硬件、网络等不同角度，使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输精度均符合业务需求。

9可维护性：由于系统采用了以Browser/Server为主的架构，体现了“瘦客户端”的设计思想，实现了“客户端零管理”，易于系统配置和维护。

提供
远程维护工具并具备远程更新文件能力。

同时向操作员提供全套《用户使用手册》和《系统维护手册》，维护指南中应提供齐全的出错报告信息和故障解决办法，便于系统维护。

系统对于错误可以给出相应提示信息。

系统维护模块还提供故障维护工具，便于维护人员在无超级用户的情况下即可维护。

9可移植性：在考虑技术和设备的协同运行能力及系统的可扩展性可维护性的同时，坚持保证系统的开放性，包括整个系统的软硬件组成允许以不同厂商的产品替代。

严格遵守软件工程标准，采用JAVA,等高级工具开发，采用面向对象的开放式组件模型，使系统具有较强的移植性，能方便地移植到各种软硬件平台上。

采用标准J2EE规范开发，可方便的部署于WINDOWS操作系统或UNIX操作系统上。

9实用性：符合贵公司业务的制度和方法，依据贵公司目前的用户规模合业务运营情况，满足业务量的日益增长趋势和系统扩展需求，具备安全高效的业务处理能力。

9易用性：人性化的图形操作界面设计，符合工业标准的人机接口设计；后台服务程序均提供管理和监控界面；最大限度采用自动处理模式，减少人工干预。

9可扩展性：无论软硬件均采用模块化设计，为和其它系统的接驳预留接口，确保今后系统可以进行新需求的开发和新功能的扩展。

9独立性：本系统不实现其他任何业务流程合业务逻辑，仅提供统一的、安全的调用接口，响应其他业务及应用系统对本系统存储的图象资料的查询请求或索引变更（增加、修改、删除）请求。

9经济性原则
最大限度利用现有的资源,不重复投资。

4.业务流程描述
相关科室将档案资料整理集中。

如果是需要录入影像的档案，由相关业务操作人员整理完毕后，进行扫描处理工作.
档案录入同时建索引，索引可以由用户自行定义，然后再将电子文件或影像文件作为附件进行提交。

由档案审批工作站对电子文件，以及扫描影像进行实时质量检查，无误的影像可以补充或修改相关索引。

质检合格的影像存入文档服务器以供查询。

存储成功后，原始档案入库存储。

所有索引信息存入数据库服务器，影像信息存入文档服务器。

可根据用户制定的刻盘策略将索引和影像刻入光盘保存在光盘库中。

系统支持通过本系统对影像调阅的请求，支持用户在线查询文档服务器和光盘库中的影像，也支持离线查询光盘中的影像。

同时所有查询均设计为WEB 方式，用户可以远程登陆WEB服务器进行调阅。

系统支持其他系统，通过本系统提供的接口网关服务对本系统影像调阅的请求，索引修改请求（增加、删除、修改）。

5.系统结构
系统涉及的设备功能如下：
扫描仪——作为各类档案的影像录入设备，根据凭证的日处理量选择不同的扫描仪。

数据库服务器——运行系统数据库的服务器。

系统中所有相关的运行数据及客户资料信息都建立在其上。

文档服务器——文档服务作为档案管理系统的后台子系统，主要管理和维护业务数据的实际物理存储，并为业务数据的使用如调阅、修改等提供功能支持。

文档服务器可连接磁盘阵列、NAS设备和DVD盘库。

WEB服务器——提供WEB服务的业务服务器，该服务器包含了整个系统运行支持，系统得大多数功能集中体现在此服务器之上，对于不同规模的企业不同并发数要求可采用不同的施舍策略，分散该服务器的工作压力。

对外接口服务器——提供基于WEB SERVICE协议的通用接口，也可扩充基于其他通讯协议的专用接口，对外接口包括：权限接口、查询下载接口、索引定位接口、索引维护接口。

系统管理工作站——主要负责网点管理、权限管理、系统表配置、日志查询、日终处理、系统监控等处理功能。

扫描控制工作站——连接、控制各种扫描仪，负责将原始单据或档案资料扫描成电子影像。

审核工作站——对待归档文档进行审核，质量检查，同时可进行相关索引信息的补充录入和修改工作。

查询工作站——操作员查询申请单影像，如使用WEB查询方式，则任何一台带有浏览器的计算机都可以成为查询工作站。

备份工作站——系统管理人员可以通过该备份工作站，备份或恢复数据库信息，并可将备份的数据库文件再备份至磁带，确保备份安全。

6.系统功能模块说明
本系统功能结构图如下:
6.1. 档案录入
系统录入员录入分为电子文件和需要影像归档的纸质文件。

对于纸质的业务凭证和业务文档，通过扫描仪采集凭证影像。

对于电子化文档类的相关文件、图片、文档，则可以直接进行归档存储。

扫描、图像预处理、质检是系统采集纸质业务档案的主要方式，它的主要功能是将纸质凭证通过扫描仪转化成电子影像同时输入批索引，影像经过一些预处理工作后即可检查影像的质量，对不合格的影像发回重扫，合格的影像可以通过凭证影像的版面识别功能实现自动分类，自动区分主附件，然后归档到多级存储设备上。

系统支持分散扫描，在分散扫描的情况下，系统可以通过扫描客户端本机进行扫描影像的暂存，然后依照相关设置（如定时传送）进行传送至中心机房的存储服务器上，对于部分业务量较大，而PC机无法暂存的情况，也可以提供临时存储服务器，由临时存储服务器进行集中上传。

6.2. 档案审核
档案信息审核对档案信息录入进行审核，审核员通过查询获得需要审核的档案文档，对文档信息以及对应文件进行核查，确保正确性和完整性。

对审核正确的文档进行提交归档；对有错误或不完整的档案执行打回操作。

6.3. 档案存储子系统
经业务处理后的凭证影像和账簿、报表等电子数据在硬盘-光盘分级存储系统中存储和管理。

所有业务档案的电子文档数据，影像数据和报表等电子数据都以压缩方式存储。

影像文件使用TIFF或JPEG格式存储，账簿、报表等电子数据使用LZ77等标准压缩算法压缩存储。

系统具备全辖集中存放和按会计机构分散存放等可配置的存储方式。

6.4. 查询调阅子系统
查询与分发子系统虽然不是本系统中最重要的一个子系统，但却是和用户连接最紧密的一个子系统，查询与分发子系统设计的好坏，是否简单易学，将直接影响到用户使用本系统的积极性，也会影响到本系统在实际应用中所发挥的作用。

业务档案综合管理系统中查询与分发子系统的设计原则是简单、灵活、易学、易用。

系统采用多样的方式、多种的功能对档案影像进行查询与分发。

6.4.1.查询与分发方式
本系统提供很多种的方式对凭证影像、报表数据进行查询与分发，包括WEB 方式、GUI方式。

WEB方式是本系统最主要的一种查询方式。

使用WEB方式可以做到查询客户端零管理。

所谓客户端零管理，是指在客户端，无论客户使用何种机器，何
种操作系统，只要装有浏览器软件，且可以接入我们的系统中，就可以对各种数据进行查询。

就象我们平常上网一样，只要会使用浏览器软件，不用学习其他的任何操作，就能够十分方便快捷的查询到您所需要的影像和数据。

至于接入系统的方式，也可以采用很灵活的方式。

如果客户的内部网络建设的比较完善，我们就可以利用已经建成的客户网络接入本系统。

6.4.2.查询功能分类
为了更加符合实际查询的需要，查询子系统提供了组合查询、模糊查询与链接查询三种查询功能。

组合查询
组合查询，或称精确查询，是为了精确查询到用户需要的某一份档案资料，或是某一页报表等精确的电子数据。

由于我们为每一份档案资料都建立了一一索引，我们可以直接输入这份档案资料的要素（如时间、分支机构、姓名），从而快速准确地查询到这份档案资料；对于报表数据，根据事先的索引项，输入索引条件，也可以精确查询到某一页报表，甚至系统会只显示待查帐户的报表数据，而将同一页报表中的其他帐户信息滤掉，从而给客户以更加直观的显示。

6.4.3.模糊查询
与精确查询相对应的就是模糊查询。

模糊查询是指用户在查询时只输入部分的查询条件（如只输入时间、分支机构和操作员代码等），系统会将所有符合条件的凭证影像、报表的概要显示出来，由用户再按照屏幕的显示翻页查找其中具体的某一份档案资料或某一页报表数据。

当用户不知道待查影像或数据的所有要素时，使用这种查询功能是十分合适的。

6.5. 用户管理
对于所有使用本系统的用户，包括对两种电子数据的查询和修改，以及进行系统配置和系统管理的用户，我们均使用统一的用户管理机制。

所有通过Web服务器或应用服务器访问业务档案数据的查询或修改请求，以及负责数据输，负责系统配置和管理的各应用程序，在访问实际数据前均需通过用户管理的权限验证。

用户管理功能提供多级用户及用户组的管理机制，拥有方便、可靠的管理界面（同查询模块一样，基于Web方式的界面，可以使用浏览器进行远程管理），并支持应用程序对各种权限及资源的自定义。

其基本功能包括增加、删除、修改用户；用户组设置；用户权限设置等。

6.6. 分支机构管理
在分支机构管理模块中，可以对所有使用本系统的各个分支机构进行统一的管理。

其中包括对每一级别的分支机构赋予不同的权限，可以做到每个分支机构只能查询本机构的档案影像，还可以具体到定义每个分支机构可以查询的数据类型等等功能。

6.7. 系统日志管理
系统日志记录了系统所有的相关日志，包括扫描、质检、补建索引、刻录光盘等所有的操作，系统都会自动记录在日志中，并由有日志管理权限的人员管理与查询，真正做到每个操作都有据可查，提高了安全性，防范内部人员作案情况。

6.8. 工作量统计等报表的生成与打印
本模块提供各类报表的生成及打印，包括扫描操作员工作量统计、业务档案存储工作量统计、手工补录操作员工作量统计等各类报表和统计图表。

6.9. 数据备份与恢复
数据库备份模块提供两种备份方法，用户可随意组合设计出自己的备份方案。

全备份：备份整个数据库。

优点是便于灾难恢复，提高了安全性和可靠性。

缺点是备份一次所用时间较长。

增量备份：备份上次备份以来改变了的部分。

优点是备份一次所用的时间教短。

缺点是恢复的步骤较多容易出错。

对凭证影像、报表数据的备份
这些数据一般不需单独的备份，因为刻录光盘就意味着备份，另外文档服务器硬件级的RAID结构也可对影像数据起到一定的保护作用。

不过从系统的完整性考虑，我们还是对这部分数据进行了备份。

具体做法是：在刻录光盘时，每张光盘都要刻两张，一张保留在光盘库中，用来查询和存储，另外一张从光盘库中取出，留做备份。

6.10. 接口网关服务子系统
系统提供相关的系统标准接口，各业务应用系统及其他相关系统可利用接口进行针对性开发或应用。

主要接口类型有：
¾Java
现在已经实现的其他系统调用的客户端接口有：
JA V A类库接口
WIN32 DLL接口
7.系统界面展示
以下是系统部分业务操作页面展示
登陆界面
录入界面
查询界面
8. 北京博飞盛华信息技术有限公司介绍
8.1 公司介绍
北京博飞盛华有限公司是一家专注于文档、档案领域信息化建设，为企事业提供应用内容管理软件开发、系统整体解决方案和专业咨询的信息技术服务商。

公司有丰富的银行、保险、证券等企事业单位文档管理及影像管理系统成功建设案例，积累了丰富宝贵经验。

产品包含文档管理、档案管理、影像管理、文档搜索引擎等系统产品以及解决方案。

并且，我们拥有一批在金融、保险企业行业以及事业单位多年影像、档案信息系统开发、实施经验的开发、管理专家和技术人员；拥有90%以上大学本科以上学历员工，企业团队富有朝气勇于创新。

我们将提供最贴近客户需求的解决方案和最专业、最周到、最细致的服务。

企业使命：利用信息技术帮助行业客户提高竞争力。

经营宗旨：和客户共享科技成果，与客户共创价值。

经营目标：成为中国最优秀、最贴近行业客户的专业化信息技术服务提供商。

8.2典型案例
单位名称 项目名称
中国银行总行电子影像管理系
统
申银万国证券股份有限公司影像管理系统
工行大连分行业务档案管理系
统
中国五矿集团公司文档服务系
统
9.公司服务承诺
9.1 产品质量问题的处理方式
博飞盛华公司对由于应用软件系统的产品质量问题引起的故障，负责免费更新、维护。

9.2 维护服务收费
博飞盛华公司每年向用户收取按照合同金额比例的维护服务费用。

9.3 维护服务内容
现场软件安装和调试；
软件免费培训；
网上、传真和电话指导：通过电子邮件、传真和电话提供技术支持。

现场支持：接到用户报修电话后，博飞盛华公司工程师将首先尝试电话解决问题；如电话中无法解决，将提供现场维修。

9.4公司提供的产品升级
用户使用的所有产品的升级。

由公司提供的技术维护服务，包括使用窍门和示范应用，用户可以通过Internet或电话直接向博飞盛华公司开发中心提交质量问题和需要交流的技术内容。

9.6 培训承诺
培训对象：系统最终用户，包括系统操作员和系统管理员；
培训时间：在项目实施前期；
培训内容：针对系统使用者进行系统操作培训；针对系统管理员进行系统管理和维护培训，包括应用程序安装培训和应用异常处理培训。

10.实施计划书
10. 1项目组织原则与合作建议
10.1.1项目组织原则
档案管理系统是贵公司较为复杂、庞大的计算机系统，科学合理的项目组织是保障系统顺利实施的基础。

项目组织原则：
合理有效的组织结构
控制严谨的运行体系
符合要求的人员配备
10.1.2项目合作建议
博飞盛华公司根据贵公司的具体情况，以及多年的金融保险系统应用软件的开发经验，建议本项目的开发采取以下开发方式：
本项目的开发组由贵公司和博飞盛华公司共同组成，充分发挥各自的资源优势。

项目管理以贵公司为主，博飞盛华公司同时派出项目副经理，协助项目经理工作，并负责协调博飞盛华公司内部工作。

业务需求、系统测试、系统验收以贵公司为主，博飞盛华公司派出系统分析员，进行需求理解和界定工作。

博飞盛华公司与贵公司的计算机专家共同进行系统的设计工作，并提供技术攻关、实现方法试验，以及项目所需的各种技术支持。

博飞盛华公司将在项目实施的各个阶段，配合贵公司要求，投入技术力量，完成项目。