《秘书实务》讲义

简答题

简述学习秘书实务的意义。

学习秘书实务的意义有以下几个方面：

①学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；②学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要，③学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。④学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相关知识。

什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？

秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。秘书业务活动就其结构来看，由以下要素构成。①秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。这是秘书业务活动的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。②专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。③工作规范，即秘书业务的工作程序和操作规程，这是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。④领导意图，即领导者对完成某项业务的意见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。⑤工作环境，即秘书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。

秘书实务的性质是什么？表现在哪些方面？

秘书实务的性质是专业性，表现为以下几个方面：①秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。

②秘书业务的常规化。在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工作等。实践证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。③秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的任务，职责。作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则，回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化的性质。

学习秘书实务的目的是什么？

学习秘书实务的目的有以下三个方面：①通过自学和考试，系统地掌握秘书实务的基本理论，基本知识和基本技能。②通过自学和考试，懂得各项秘书工作的法规、规章和制度。③通过自学和考试，懂得自学和考试，懂得各项秘书业务的工作内容、程序和操作方法。

学习秘书实务应采哪些方法？

学习秘书实务应注意运用以下几种方法。①学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法，应考者应把学习秘书实务同学习其他学科结合起来，从中分析相关学科之间的区别与联系，进一步理解秘书实务的概念、原则、规范、程序和方法等内容。运用这种方法，不仅可以帮助方兴未艾考者从整体上把握秘书实务，而且还可以帮助应考者从联系中把握相关学科，易于收到良好的学习效果。②学习秘书实务同实地调查相结合的方法，秘书实务是一门直接源于秘书实践，并直接指导秘书实践的学问，学习秘书实务固然要认真理解并消化各项秘书业务知识，做到融会贯通，但也要面向实际，注重调查研究，向秘书工作者学习，把书本知识同实际经验融为一体。③学习秘书实务同实际操作相结合的方法，开设秘书实务课程的直接目的，就是使应考者通过自学和考试，能够学会处理各种秘书业务，逐步成为秘书山岗位上的业务能手。因此，必须把学习秘书实务与动手实际操作结合起来，善于把学到的运用到实际工作中去，将知识转化为力量。“秘书无休息日”的正确含义是什么？

“秘书无休息日”是指只要领导工作需要，或仍有急办之事而未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止，秘书工作的这种“无定时”特点，一方面要求秘书必须有健康的身体，另一方面要求秘书必须有奉献精神。

上班之前，秘书应对昨天的工作做哪些回顾？

一班之前，秘书应对昨天的工作作如下回顾：

①在业务已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、对方满意，领导满意的。②在业务已处理完毕的事务中，哪些是不为自己、对方、领导者所满意的，对于工作中的失误或失败，秘书不必有惧怕心理，因为完全令

人满意的事情难以做到，更何况评估秘书工作优劣的标准常常因而异，而且多带有感情因素，因此，秘书要有自知之明，不拒绝批评。③在尚未处理完结事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、先与后，从中确立哪些事务必须当日了结，对尚须继续处理的遗留之事，秘书于当日上班之前必回顾其经办的过程，已经取得的成绩，曾经遇到的困难及其中的缘由等。

秘书日常事务有哪些类型？如何分别处理？

秘书日常事务的类型及处理方法：①急办之前，即当日必须办结的事项，如重要会议的组织，与重要人物的约会，紧急文件的办理，限期答复的电话，实发性事情的处理，等等。对于这类急办事，秘书要优先处理，无论如何也不能延误。②必办之前，即当日必须办理，但不必当日办结的事项，如例行文件的制发。例行会议的组织，例如活动的协调，例行报表的编制，等等。对于这类必办之事，秘书也要抓紧处理,便可置于次要地位。③缓办之事，即当日可着手办理，但可延缓办理的事项，如某些有期限要求，但无须立即办结的事项，对于这种缓办之事，秘书要利用空余时间，顺便予以办理。

这三类事务，不是彼此孤立和一成不变的，随着时间的推移、条件的改变和领导意图的变化，三者的主与次，急与缓，先与后，也会发生位移，秘书要随机应变，见机行事。

简述秘书下班之前“突击未了事宜”的范围。

秘书下班之前“突出未了事宜”的范围。大致有以下几个方面：①某些重要而复杂的事项，难以在当日办结，但又必须在当日办结。②某些事项虽然简单易行，也无关大局，便属不动声色领导者的临时交办，又务必在下班之前办结。③某些出人预料的突发性事件，一旦发生在下班之前，必须迅速处理。④上级组织突然下达的批示。或合作单位突然提出的要求，而且又必须立即贯彻或答复，等等。

简述秘书记录当日大事的注意事项高。

秘书记录当日大事应注意以下几个方面：①及时，当日事当日记录，不拖延，不积压。②客观。内容与事实要相符，不可靠想像。推测去做记录。③全面。记录当日大事，要反映工作全貌。④记录大事要简明扼要，使人一目了然。

秘书整理文件资料的内容有哪些方面？

秘书整理文件资料的内容有以下几个方面：

①秘书在浏览文件资料的基础上，要对其初步加以分类、排序和存放，凡需要领导者及有关部门当天阅知或批示的文件，秘书要及时发送。②凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防泄密。③凡当天收到的报纸，杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各痊位。

何为方字工作？

`文字工作，可以作为广义与狭义的理解。广义的文字工作是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动。如新闻记者，报刊编辑工作，图书编辑的工作等。狭义上的文字工作，是特指秘书用书面语言代行政领导或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动，如为机关起草的各种文书，代领导起草各种讲稿，记录各种公务活动，审核各种文稿等。

简述文字记录的一般过程。

文字记录的一般过程：①备好笔和纸，随时准备记录，记录时，应使用国家档案部门推荐的笔和专门设计的记录的用纸及统一制发的保密记录本。

②用心倾听和判断，快速做出记录，秘书应领会到发话者说话的内容及言外之意，并学会多种记录方法，特别是快速记录法。③及时补充和修改，认真整理记录，秘书整理记录时应注意：要忠实于发话者说话的愿意，尽量保持有的有的原话，原貌，不可随意增删，更不可推测和想像；要体现发话人的语言特点；在不背离原意的前提下，记录人可以从语法，修辞等方面进行技术性的加工或润色，使整理后的记录稿从字顺、层次清晰，具有一定的可读性。

简述文字工作的特点。

特点：①写作活动的受动性，秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为。②思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析，综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表达。③表达方式的综合性，秘书的写作主