《档案数字化管理》PPT幻灯片

要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
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档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
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如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
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如何做好档案信息化管理
电子文件归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
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如何做好档案信息化管理
• 元数据
电子文件元数据是专门设计用于满足电子文 件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用 性的数据。
电子文件元数据并不神秘，传统著录数据也 是元数据，传统的检索工具、目录卡片、案卷目 录，都包含有元数据信息。不过相对于电子文件 的管理而言，元数据项目不完整。
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如何做好档案信息化管理
• 电子文件的真实性、完整性、有效性 原则
1、真实性原则
就是指电子文件的内容、结构和背景信 息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状 况一致。（电子文件全程管理）
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如何做好档案信息化管理
2、完整性原则 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数
据等无缺损。
电子文件完整性包括两个方面： （1）完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。 （2）完整地归档电子文件的内容信息和元数据 （背景、结构）信息。
立档单位形成一个完整的档案信息化网络。
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档案信息化的意义
•
5、形成电子信息资源中心。电子档案管理可以加快
我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中
心。
•
6、提高员工的工作效率。档案管理实现信息化后，
档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不
必要的事务工作，提高员工的工作效率。
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如何做好档案信息化管理
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
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档案信息化的意义
•
3、可以解决档案损坏、丢失的问题。完全依靠手工
方式来收集档案、借阅实体档案，不可避免的会造成许多
重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案
在这个过程中的损坏及丢失。
•
4、形成完整的档案信息网络。纸质的实体不能形成
信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的
不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使
1、采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢 失
电子档案数据应该采用多种方式多套备份，如 光盘，移动硬盘，电脑各移方式，有条件可以进 行异地备份
2、加密技术，如采取网络设备认证、数据安 全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范措 施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密 要求。
3、用杀毒软件杀毒。
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档案信息化管理
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什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
wenku.baidu.com
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
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档案信息化的意义
• 2、方便二次利用、提高利用率。一般的单位形成的档 案，总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二 次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的 利用效率；同时既已形成的档案，利用起来也是相当麻烦 ，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过 程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期 只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借 。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网 上共享，有控制地进行利用。
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如何做好档案信息化管理
电子文件命名
归档的电子文件命名应当遵循唯一、 确切、规范、简明的规则，以便后期的各 种处理操作
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如何做好档案信息化管理
• 元数据 电子文件元数据定义
指描述电子文件数据属性的数据，包 含文件的格式、编排结构、硬件和软件环 境、文件处理软件、字处理和图形工具软 件、字符集等数据。
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如何做好档案信息化管理
在电子文件归档过程中把非标准规定 格式的电子文件转换为标准规定格式的电 子文件，使归档存储电子文件的种类减少 ，有利于电子文件保管工作。若能更进一 步把归档的电子文件转换为标准的、更加 稳定的格式，使之可以脱离原生成技术环 境存在，则更加有利于电子文件保管工作 。
TIF、PDF、CEB格式具有适合长期保 存的优点。
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
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如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
• 电子文件利用的优势 电子文件利用比较方便、快捷。 电子文件信息资源可以共享 电子文件信息可以提供“一站式”服务
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如何做好档案信息化管理
• 信息化的安全