特殊载体档案管理制度

库木塔格热电厂档案制度
新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处
特殊载体档案管理制度
(XWRD-GC-08)
2011-10- 编写 2011-10- 实施
第一条主要依据
（一）《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002
（二）《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 15-95
（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 17678.1-1999
第二条管理职责与要求
（一）管理职责
1.档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。

2.负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。

3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移交。

（二）管理要求
1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。

2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。

3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。

第三条归档要求
（一）归档范围
记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。

1.领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。

2.本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的录像资料。

3.为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等的录像。

4.生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘。

5.建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图电子光盘）等。

6.厂家提供的设备或系统安装调试光盘、磁盘。

7.本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。

8.其他工作形成的应归档的光盘、录像、录音等。

（二）归档时间
1.原始的录像、录音文件材料及经过编辑整理过的录像、录音，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。

2.建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。

3.生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应按生产档案归档时间相同。

4.厂家提供的设备或系统等的光盘、磁盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。

5.本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。

（三）归档份数
1.磁性载体档案一般归档二份，一份提供利用，一份保存。

2.光盘档案一般归档二份，一份存档提供利用，一份异地保存。

（四）移交手续
特殊载体档案归档时，应由形成部门按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求填写相关表格，编制文件移交目录及归档说明，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。

（四）质量要求
1.归档的档案载体应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。

2.归档的电子文件以及数据备份应优先采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，严禁用软磁盘作为信息长期保存的载体。

3. 归档的特殊载体档案必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上。

第五条整理与归档
（一）收集
档案部门应按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。

（二）核查，
档案部门在接收特殊载体档案后，应对移交特殊载体档案的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在特殊载体上用记号笔标明内容、刻录时间、责任者，并填写相应表格。

1.对照移交目录核对移交的数量。

2.检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。

3.归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确。

4.检查提交的载体是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘、磁带、硬磁盘等是否符合归档要求。

（三）整理
1.特殊载体档案包括光盘、磁盘、录像、录音等载体。

按类别代码分别用：光盘——GP、录像——LX、录音——LY、磁盘——CP来标识。

2.归档的光盘、磁盘应按“张”整理，装“盒”；录像、录音应按“盘”整理，装“盒”。

3.特殊载体档案的保管期限应根据实际情况设定，一般为长期保管。

（四）编目
特殊载体档案编目采用案卷级和文件级两级编制目录。

1. 卷内目录设置有：档号、盘（张）序号、题名、责任者、电子文件个数、起始时间、互见号、归档说明、设备环境、记录格式等项目。

——档号，采用年度——类别——流水号，按年度、类别、排流水号。

——题名，盘（张）内主要电子文件的名称，参照科技档案题名要求拟写。

——责任者特殊载体形成的部门或单位名称（全称或规范简称）。

——电子文件个数，光盘存储的电子文件数量，
——起始时间，盘（张）内电子文件形成的最早时间至最终时间；录像、录音内存储内容时间的长短。

——互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件的档号。

——归档说明，特殊载体的归档说明应概括揭示盘（张）内的全部信息。

可参照照片说明编写，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，并对题名未能反映的信息作出补充。

——设备环境，
——记录格式，DVD/VCD/
2.案卷级目录设置有：档号、题名、立卷者、起始时间、互见号。

第六条保存与管理
（一）保存
存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：——归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层。

——单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

——存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

——环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

（二）管理
1.存储电子档案的磁性载体每隔（满）2年、光盘每隔（满）4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

2. 对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。

原载体同时保留，时间不少于4年。

3.超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。

对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

第七条入库排架
特殊载体档案整理完毕入库，库房排架可采用按年度——载体类型方式排架。

附录1
特殊载体档案移交目录。