沟通与协调实训作业

实训作业

一、阅读下列案例，分析回答问题

1、案例：当秘书处在矛盾焦点上时

王县长收到一封“县粮食局下属的种子公司卖给当地农民杂交水稻稻种是假冒伪劣品种”的控告信。眼看着播种期已到,控告人要求县长“为民作主”。县政府组成由县政府办公室王主任、粮食局办公室李主任、种籽公司女技术人员小张的三人调查组。王主任办事雷厉风行，30多岁；李主任经验丰富，年龄最大；小张朝气蓬勃，只有20多岁。在王主任的率领下，他们接到命令当天赶到事发地点。第二天上午便分头深入农户了解情况，中午返回驻地汇总情况。没想到一开始王主任和小张就发生了激烈的争论。

原来，王主任找到写信的农民，并察看了稻种和该农民试育的种籽，出芽率仅为 20%左右。回到驻地，他见小张正哼着流行歌曲，便劈头盖脑地责备起来：“你们种子公司为了小集团的私利，昧着良心，竟然干出坑害农民的事情来……”年轻气盛的小张还未等他说完便竖起脖子跟他吵起来，说完小张便冲出了住处。

这时，经验丰富的李主任回来了，见王主任一声不吭地吸香烟，觉得气氛有些不对头。

问题：如果你是李主任，该怎么办呢？

答：首先，李主任应该向王主任汇报，但李主任发现王主任情绪不佳时，便问询发生了什么事情。当王主任大致说完与小张争执的经过后，李主任首先表示歉意:“对不起，我来晚了,否则不会发生这种事情。”

李主任将自己调查走访的结果向生生任作了详细的汇报: “我到下面调查，发现农民手中有两种稻种，问题就出在这上面。”

接着，李主任就介绍了他了解到的几户农民所买的两类稻种的时间、价格，以及种籽的成色、颗粒均各不相同。最后，他说:“看来是一真一假，有人冒种子公司之名行骗。”

李主任在叙述他处事的经过时，实际是阐述秘书要养成严谨细致、深入求实的作风。在不动声色之中对王主任必有启发。这是一个经验丰富的秘书应该具备的品质。

这时的李主任绝不能因为自己年纪大，在没弄清情况时便随意下结论，以老卖老随便批评人。县政府办公室与粮食局办公室虽然没有直接的隶属关系，但仍然有上下级关系，何况王主任是受县长委派，在这三人小组中，他是临时负责人，他责任心强，是非观念清楚，仅方法欠妥，属于工作经验问题。再说，稻种事件是发生在这本系统，如不及时查清，会影响本系统下属企业的形象，所以李主任应担负起协调责任来。生气的王主任见年龄比他大的李主任向自己道歉，情绪也逐渐平静。

李主任还应该与小张谈心，一方面鼓励他工作的热情，另一方面还应批评她的焦躁和不成熟的缺点，同时说服小张向王主任道歉。

当三人统一认识后，还应该进行深入的调查。如果是不法商贩利用个别农民贪图便宜，销售假稻种，造成了严重的危害，则应让县里迅速采取措施，挽回损失。如果牵涉到法律问题应该迅速让公安部门介入。

2、案例：怎样协调领导与领导之间的关系

南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调，但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。

有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了的他会给你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你，临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。

经过李秘书从中协调，两位院长之间的矛盾终于逐渐解决，现在他们已经和好如初。

问题：试评析李秘书在此活动中的协调的方法和作用。

答：李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧:有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。

从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚于领导本身的协调作用。一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解，秘书可以说点善意“假话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。

二、案例分析讨论

题目：怎样与不愿意与你共事的人合作

1.案例：五一国际劳动节快到了，安装公司办公室主任交给参加工作不久的秘书小陈出黑板报的任务。但是由于小陈既不会画画也不会写美术字，为此从另一办公室现选调了一位美术功底较好的小杨负责版面排版工作，小陈专门负责组稿、改稿工作。小杨是美术科班出身 ,画画写美术字驾轻就熟，在小陈面前有点骄傲，根本不把她放在眼里。眼看着五一劳动节快到了，小陈的组稿和改稿工作基本上完成了，可是小杨还慢悠悠地未见动静，小陈催他，他却说：“别着急。”弄得小陈不是如何是好？

2.分析讨论方式：

（1）可以分组讨论；

（2）每组推荐一个中心发言人，归纳出同学的发言；

（3）组中心发言人在全班发言；

（4）老师做最后总结。

答：我将采取与人为善的方式，友善地与小杨沟通，采取委婉劝说的方式，启发小杨进行合作。

首先，我会晓之以理。说明出黑板报是公司每逢节假日前一项重要工作，不如期完成，既影响宣传工作，也在领导那交不了差，作为负责人的我们都会有麻烦。接着，我将动之以情。赞赏小杨的美术功底，说和有才华的人合作既是自己的荣幸，也是向对方学习的机会。说明自己是职场新人，前辈可否对自己多包容和照顾。

沟通宗旨即为以工作为重，但也不能为此事就此得罪同事，能协调的尽量协调，但一定要注意协调的策略和方法。