商务助理工作细则

商务助理工作细则

商务助理工作细则

附件一

1、岗位职责

业务方面

A 、协助商务代表、协销经理处理各项日常事务性工作;

B、业务直接对商务代表负责, 掌握了解平台的发展动向, 及时向商务

代表反映情况, 提供信息, 为平台招商工作当好助手;

C 、负责收集市场资料和建立客户资料;

D 、行政上直接由营销管理部统一培训、管理、考核;

E 、做好新客户的开发工作并负责往来客户的接待工作（不得

擅自涉及业务洽谈、与客户深度沟通） ;

F 、完成上级领导交待的其它任务。

行政方面:

A 、工作上直接对市场总监、商务总监、总经理顾问负责, 协助其

处理日常事务性工作;

B 、负责重要会议及重要文件的记录整理、打印下发;

C 、日常工作中需向商务代表、协销经理及业务助理传达工作安排及

事件（会议）等通知, 重要文件须作文字处理方可转发各负

责人, 行政助理必须留备原件存档;

D 、协助上级领导全面准确的统计出一定时期内重点经销商、履约经

销商相关的详细数据, 清晰反映给上级领导并对特殊问题作出

归纳及处理意见;

E 、根据工作需要按时制定上级领导日常办公用品计划并代其领取发

放;

F、对上级领导下达的各项通知, 应准确无误传达到位;

G 、对上级领导与各部门之间的工作进行良好的衔接及汇报;

H 、每天两次到财务部问询当日到款情况并与业务助理衔接各项经销

商服务工作;

I 、定期作好晚间值班及星期日值班的计划安排并监督落实到

位;

J、建立详细全面的行政档案。

2、任命

附件二

客户信息处理

1、信息的最终目的

1、直接对本中心经理负责, 保证当天工作顺利进行;

3、保证服务态度、服务质量、认真执行工作程序, 并积极提出合理建

议;

4、对收集、整理传递的信息的准确性、及时性负责;

5、对档案信息保密不善造成损失、损坏、遗失、泄密现象负

责。

6、发现问题应及时作出整改补救措施;

2、动态分类

经销商遴选标准

一、遴选程序

来电、函联系 --- 提交申请表--- 双方相互了解确定合作方

式

面谈（参会、或来公司）资格审核签订合作合同回款、发货双方制订市场开发计划派市场协销人

员开始操作市场

二、选择条件:

1、良好的资信能力;

2、有一定的营销网络和通路及相关经验;

3、良好的社会关系和背景;

4、愿意接受公司的培训。

三、要求:

1、能在当地尽快打开市场, 产品顺利、快速布遍终端;

2、积极与公司派驻人员搞好配合, 接受公司的市场指导;

3、遵守公司的规定, 履行双方的合同约定;

4、充分利用自身的天时、地利、人和的优势, 将无形资产有形

化。

3、分类规范

一、电话接听规范

1、程序:

A 、接电话B、应答C、作好记录

2、工作方法:

A 、专用《电话记录表》和笔;

B 、接听:

开头语: ”您好! 深圳三味堂公司”

问: ”请问这里是深圳三味堂公司吗? ”

答: ”是的, 您有什么需要我帮忙吗? ”

问: ”我刚看到报纸上你们的广告, 想了解一下具体情况”

答: ”哦! 请问您在什么报纸看到的广告? ”

”XX 报”

答: ”具体情况我在电话中1---2 分钟给您说不清楚, 这样吧, 留下您的地址和电话, 我们马上给您一份详细资料。现在

每天申请独家经销各地市场的电话不断, 每天都有100 多

个, 您收到资料后请速与我们联系, 以免错失良机。”

”您贵姓, 怎么称呼您, 地址、邮编、联系电话( O) 、

( H) 、手机、BP 机? 好了今天就到这里, 很高兴认识

您, 再见! ”

3、要点和注意事项:

( 1) 电话铃响不超过二声, 必须接听。

( 2) 电话应答应用普通话, 声音轻柔, 吐字清晰, 速度适中, 有礼貌。( 3) 回答问题简洁, 清晰, 用积极肯定的语气来应答。

( 4) 来电注意记下区号, 注明是单位还是家里电话, 什么时候联系方便。

( 5) 资料一般不发送传真, 如有特殊情况酌情考虑, 需传真的马

上传真, 需邮寄的当天处理, 最快时间寄出。

( 6) 分省、分部登记, 一省一本。

( 7) 尽量避免回答客户具体问题, 哪产品简介、公司概况等, 以免言多必失, 要求留下详细地址即可, 时间一般控制在三分钟内。

二、客户来电来函咨询应答规范

1、程序:

( 1) 来电: 接听、应答、记录;

( 2) 来函: 收函、装订、登记、重点函交对应平台收阅、回函。

2、工作方法:

A 、准备好笔和《电话记录表》;

B 、电话应答:

电话铃响两声, 提起话筒,

”您好! 深圳三味堂公司! ”

问: ”我现在正在操作市场, 有一些问题想咨询了解一下

答: ”请问您是哪个区域的朋友? ”

”我是XX 省XX 地区的经销商XXX 。”

答: ”您好! 有什么需要我帮忙的吗? ”

( 具体问题予以回答)

”您提的问题很有现实意义, 不知我的回答您清楚了没有? ” ”希望您经常同我们保持联系, 愿我们合作愉快, 再见! ” 回答不了的问题应及时转交平台经理予以及时答复。

答: ”这个问题提得很好, 由于或不是具体负责您这个区域业务的经理, 不能给您准确答复, 我请专门负责XX 省业务经理来好解

答, 好吗? 请稍等。”

C 、详细登记重要谈话内容及通话中的问题, 同时留下姓名、电话, 地

址等, 事后过再去电或去函保持联络。

三、信函处理规范