保密档案管理实施细则

保密档案管理实施细则

一、档案管理责任人职责

第一条公司档案管理员职责：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间及保管期限，对公司档案进行收集、分类、核对、密封和查阅审查及登记，指导、监督部门档案管理工作，负责公司档案室日常工作。

第二条部门负责人档案管理职责：指导、监督及考评部门档案管理员做好本部门档案管理工作。

第三条部门档案管理员职责：建立、健全部门档案立卷归档，对本部门档案进行收集、分类、核对、密封和查阅审查及登记，根据工作需要将无须部门继续保管的档案及时移交公司档案室。

第四条特殊岗位档案管理职责。

1、项目负责人档案管理职责：编制、收集、保管项目开发阶段的工作计划、可行性报告、技术条件、设计方案、设计图纸、试验数据、软件程序框图、源程序、通信协议、元器件（型号、价格及供应商）等资料，项目完成后及时移交部门档案管理员立卷归档。

2、工程师档案管理职责：在项目负责人的指导下，编制、收集、保管项目开发阶段的个人负责人的上款所列资料，并据项目进展及时移交项目负责人。

3、市场营销人员档案管理职责：购销合同、协议、招投标资料、产品及配件供应记录、竞争对手等资料，并适时移交部门档案管理员。

4、财务人员档案管理职责：收集、保存掌握的财务计划、原始凭证、帐本、各类财务统计报表、资产信息等资料，并适时移交部门档案管理员。

第五条其他员工须妥善保存自己所掌握的应立卷归档的资料，并及时移交部门档案管理员。

二、部门密级档案范围

第六条工程部：开发合同、项目计划、技术条件、设计方案、试验数据、生产工艺、机械及电气图纸、安装调试数据、交验资料、软件程序框图、源程序、产品性能测试记录、产品内置元器件清单及价格、供应商资料、工程合同及造价等。

第七条市场部：市场营销规划、购销合同、协议、招投标资料、产品及配件价格清单、客户资料、售后服务资料、客户及市场信息、产品应用情况、产品及配件供应记录、竞争对手等资料。

第八条品质部：公司质量管理体系文件、试验数据、性能测试数据、生产工艺、机械及电气图纸。

第九条人事行政部：公司章程、股东权益及分配、发展规划、重要会议内容、决议、决定、法律文件；员工个人档案、劳动合同、人力规划、薪资管理、绩效考核；

第十条财务部：财务计划、原始凭证、帐本、各类财务统计报表、资产信息；

第十一条采购部：采购器件型号及价格、外协加工成本、供货渠道、供应商资料等。

第十二条其它需保密的资料由部门主管以上人员确定。

三、密级档案分类

第十三条绝密档案：公司章程、股东权益及分配、重要会议内容、重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；其他的重大经营管理的文件材料等。

第十四条机密档案：薪资管理、财务计划、财务帐本、各类财务统计报表、资产信息、设计方案、核心电气图纸、源程序、通信协议。

第十五条秘密档案：开发合同、项目计划、技术条件、试验数据、生产工艺、机械及电气图纸、软件程序框图、性能测试数据；安装调试数据、交验资料、工程合同及造价；市场营销、购销合同、协议、招投标资料、产品内置元器件清单及价格、配件价格、客户资料、售后服务资料、客户及市场信息、产品应用情况、产品及配件供应记录、竞争对手资料；公司质量管理体系文件、检验数据；人事资料、劳动合同、人力规划、绩效考核、原始凭证、采购器件型号及价格、外协加工成本、供货渠道、供应商资料等。

第十六条立卷归档时，秘密档案由公司档案管理员或部门负责人签字确认，机密档案由主管部门的副总经理签字确认，绝密档案由总经理签字确认。

四、保密注意事项

第十七条严禁不按规定归档或不及时、按期移交档案资料。掌握了应立卷归档的员工在移交档案时，除确因工作需要并经第十七条的规定获得批准后，不得留底。

第十八条只有确因工作需要使用密级档案的员工可到相关档案管理员处查阅。使用绝密档案须经总经理批准，使用机密档案须经总经理或主管部门的副总经理批准，使用秘密档案须经公司档案管理员或部门负责人批准。因法定事由向外提供绝密档案和机密档案须经总经理批准，提供秘密档案须经所属部门主管的副总经理批准。作用尚未立卷归档的密级资料，参照本条获得批准后，到因工作职责掌握相关资料的人员处查阅。使用密级档案后任何人不得留底。

第十九条非密级档案对内部员工开放，无特殊原因原则上对外不开放。

第二十条密级文件的制作、传递、复制、摘抄、保存和销毁，由档案管理员经批准后任何人不得留底。

第二十一条收发、传送、外出携带密级文件由指定人员担任，外出携带机密文件须采取必要的安全措施。

第二十二条严禁擅自提供、抄录、公布、外传、出卖、涂改、伪造、销毁档案等行为。

第二十三条绝密文件和机密文件应妥善保存在保险柜中，秘密档案应放在文件柜中并加锁。

第二十四条会议成其他活动内容属于保密的，主持部门应采取以下措施：

1、选取适当的会议场所。

2、根据工作需要，指定参加会议人中员的范围。

3、确定会议内容传达范围。

第二十五条涉及密级资料的电脑使用人应对系统及文件进行保密设置，密级资料不得共享，拷入别人电脑打印的密级资料在打印后不得留存。

第二十六条在用户计算机上完成程序调试后，应备份源代码并将源代码从用户计算机上删除。

第二十七条严格控制文件的拷贝及发放，切实做好文件发放的登记。

第二十八条员工离职应妥善办理保密事项。

第二十九条公司内外，严禁随意丢放密级资料，打印成复印后应将密级资料全部带走。

第三十条特别注意在外出、私人交往、通讯、公共场所保守公司秘密，不在任何场合向无关人员透露自己所知悉或掌握的公司秘密。

第三十一条在发现公司秘密可能泄露或已经泄露时，每位员工均须采取紧急措施并及时上报。

五、责任

第三十二条泄密责任和法律措施依照原制定的《保密制度》中条款执行。

六、工作检查、考核及培训

第三十三条公司档案管理员每年至少组织进行一次立卷归档清理工作，每月抽查部门档案的立卷归档及保密工作。部门负责人随时检查本部门档案的立卷归档及保密工作。

第三十四条检查结果列入对部门及部门员工的考核项。

第三十五条公司档案管理员每年应至少进行一次档案及保密知识的宣传和培训。

第三十六条本制度与原保密协议同时执行，公司人事行政部负责解释和修改，本规定自颁发之日起施行。

人事行政部 2015年4月1日