部门信息资源目录编制指南

部门信息资源目录编制指南（征求意见稿）
2006年8月11日
目录
1 概述 (4)
1.1 背景 (4)
1.2 意义 (5)
1.3 工作目标 (5)
2 信息资源目录组成 (5)
2.1 信息资源初级目录 (6)
2.2 其他信息资源目录 (7)
2.3 编目阶段的划分 (7)
2.4 案例 (8)
3 编目工作准备 (10)
3.1 领导重视是关键 (10)
3.2 业务人员是主力 (10)
3.3 编目工作与本部门工作的接合 (11)
3.4 确定编目工作范围和内容 (12)
3.5 工作方案编制 (12)
3.5.1 工作任务 (12)
3.5.2 工作原则 (13)
3.5.3 项目组织 (14)
3.5.4 工作要求 (15)
4 信息资源调查 (15)
4.1 概述 (15)
4.2 调查范围和内容 (16)
4.3 确定调查表 (16)
4.3.1 业务调查表模板 (17)
4.3.2 资源调查表模板 (18)
4.4 利用已有调查成果 (19)
4.5调查表的试填 (19)
4.6 培训 (20)
4.7 从本部门与核心业务相关的已建应用系统和数据库入手进行资源调查 (20)
4.7.1 概述 (20)
4.7.2 从技术文档入手 (21)
4.7.3 从与核心业务相关的应用系统入手 (22)
4.7.4 从与核心业务相关的数据库入手 (23)
4.7.5 从部门信息网站入手 (25)
4.8 从业务梳理入手进行资源调查 (25)
4.8.1 概述 (25)
4.8.2 业务的细分 (25)
4.8.3 业务调查表填报举例 (26)
4.8.4 资源的细分 (28)
4.8.5 资源调查表填报举例 (28)
4.9 从核心业务和与其相关的已建应用系统和数据库相结合入手 (30)
4.10 调查表评审和返工 (30)
5 信息资源目录生成 (31)
5.1 概述 (31)
5.2 业务基础信息的加工整理 (31)
5.2.1 行政办公室业务基础信息的例子 (32)
5.2.2 知识产权专项试点企业管理的例子 (32)
5.3 资源信息的加工整理 (33)
5.3.1 有几个相同信息资源项的情况 (33)
5.4 目录的应用 (34)
5.4.1 确定信息资源采集责任 (34)
5.4.2 确定信息资源共享需求 (34)
6 编目工具的使用 (36)
6.1 编目工具的辅助作用 (36)
6.2 常用工具介绍 (36)
7 信息资源编码 (36)
7.1 概述 (36)
7.2 政务信息资源标识符 (37)
7.3 业务事项编码举例 (37)
7.4 信息资源编码举例 (38)
7.5 手工编码和系统自动赋码 (38)
8制度建设和市共享平台 (38)
8.1 信息资源管理制度 (39)
8.2 目录与共享平台 (39)
9 初级目录编目验收 (39)
9.1 测评 (40)
9.1.1 优秀 (40)
9.1.2 良好 (41)
9.1.3 合格 (41)
10 附录： (42)
10.1 市公安局警务信息资源目录编制工作经验材料 (42)
10.2 某办公室的业务调查表和资源目录 (44)
10.3 北京市政务信息资源标识符编码方案（草案） (49)
前言
为了配合全市部门信息资源目录编制工作的展开，使所有参与信息资源目录编制的人员能够更好的理解项目意义和目标、编目工作准备、信息资源调查、目录生成和编目工作验收，编写了这本部门信息资源目录编制指南（征求意见稿）。

本指南说明了如何编制部门信息资源目录和部门下属单位信息资源目录，建立信息资源管理机制，促进政府机构电子政务基础工作建设，实现政务信息资源的共享。

本指南包括正文和附录。

其中附录10.1是市公安局警务信息资源目录编制的经验材料；附录10.2是某办公室综合管理类的业务基础信息调查表和资源目录的案例；附录10.3是北京市政务信息资源标识符编码方案。

这些目录供各部门在信息资源目录编制中参考；
本手册适用于北京市市级党委、人大、政府、政协、检察院、法院等政务部门信息资源目录编制的规划和实施。

本手册的使用者为北京市政务信息资源目录编制的建设者和管理者。

本手册采用了市公安局、市科委、市水务局、市园林绿化局、海淀区人民政府等单位的技术资料作为样例，这些样例使本手册增色不少，向这些部门及有关同志表示感谢。

本指南的主要文件起草人：穆勇、谢力民、李文生、王薇、沈泮、候炜。

1概述
1.1 背景
2006年是“十一五”时期的第一年，为了突破政务信息资源共享瓶颈，确保政务信息资源共享取得突破，要深入贯彻落实市委、市政府《关于加强政务信息资源共享工作的若干意见》和《关于加快推进奥运会前我市电子政务重点工作的意见》，以信息资源目录体系和信息资源共享交换体系建设为核心，推进政务信息资源开发和利用。

到2006年年底，将出台市级和区级共享交换平台应用的标准规范和交换共享规则，将初步建成人口、法人、空间库；建成全市信息资源共享目录、数据采
集责任公开目录，实现跨部门的信息资源交换、共享和整合，支撑跨部门业务协同。

为了进一步做好信息资源共享这项电子政务基础工作，各部门根据"职责清、情况明、数字准、作风正、效率高"的要求，将基本完成部门核心职能的业务梳理及其对应的信息资源梳理，编制部门信息资源目录，摸清信息资源有什么、在哪里、谁负责，提高信息资源共享程度，建立信息资源共享机制和管理制度。

1.2 意义
政务信息资源目录编制对信息资源共享和提升电子政务水平具有十分重要的意义。

信息资源目录是通过信息资源描述项记录政务信息资源结构和政务信息资源属性的数据体系。

目录编制的过程是梳理业务，明确职责，整理和挖掘数据资源、规范数据表示，摸清信息资源家底的过程。

信息资源目录编制是政府各部门的一项重要基础工作。

根据各部门的实际情况，以编制信息资源目录为切入点，实现基础工作的信息化，即利用信息化的手段和信息化的工具加强政府各部门的基础工作，达到工作职能的具体化，工作依据的法制化、业务信息的数量化。

同时以扎实的信息资源编目工作成果支持电子政务重点应用的推进，为信息化建设提供有力的支撑。

1.3 工作目标
通过政务信息资源目录编制，一是明确部门信息资源的现状和特点；二是明确信息资源的采集、维护、更新等管理责任单位；三是为信息资源的统一管理、发布、查询和定位服务打下基础；四是通过目录编制，理清电子政务重大应用信息共享需求，掌握政务业务的应用系统和和数据库建设情况，推进部门和全市的信息化建设。

附录10.1给出了市公安局警务信息资源目录编制的经验材料，供参考研究。

2信息资源目录组成
信息资源目录是指导我们了解信息资源的向导和进行信息资源管理的工具。

有了信息资源目录，才可能进行全面地、系统地、规范地进行信息资源管理活动。

2.1 信息资源初级目录
编制信息资源目录从初级目录开始，信息资源初级目录是信息资源目录体系的初级表现形式，也是长期进行目录建设的重要基础，信息资源目录今后还要沿着从粗到细、从浅入深的方向继续发展。

信息资源初级目录是按照国家标准和北京市地方标准（政务信息资源目录体系），从23项指标中提炼了最基本的10项指标作为初级目录的指标项。

初级目录中所涵盖的信息资源是涉及部门核心业务的信息资源，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及三定方案中规定的其他核心职责，在初级目录中，可首先考虑核心业务相关的已建应用系统中的信息资源的梳理和编目。

以下是信息资源初级目录的模板，各部门可直接使用模板，也可以在此基础上根据本单位情况进行扩展。

（下表中的省略号表达了可进行扩展的意思）
信息资源初级目录以指标项为基本单位，通过指标项的描述，揭示信息资源的基本内容和属性特征，下表是信息资源初级目录指标项的说明和填报要求：
2.2 其他信息资源目录
目前进行信息资源编目，是以部门为单位进行的，所形成的信息资源目录是部门信息资源目录，这个目录是供部门内部使用。

从这个目录可派生出其他信息资源目录,如部门政府信息公开目录、部门信息资源采集责任目录、部门内部共享目录、跨部门共享需求目录等。

2.3 编目阶段的划分
信息资源编目工作大致分为编目工作准备、信息资源调查、信息资源目录生成、编目工作验收等阶段，编目工作准备阶段将建立项目领导小组、专家小组和工作小组，由领导和业务人员共同确定项目范围和内容，形成信息资源目录工作方案或实施方案。

信息资源调查阶段将确定业务基础信息调查表和信息资源调查表，组织部门内少数处室进行试填，通过试填验证调查表的设计，摸清填表中的问题，积累调查表填报的范例。

随后要组织大规模信息资源及相关的业务工作的梳理，并将梳理结果填在调查表中，经过专家评审和反馈，经过补充完善，最终形成调查结果文档。

信息资源目录生成阶段将整理收集的调查资料，经过纵向的逐级汇总和横向的关联融合，合并相同的项目，按照业务类型和业务流程，调整目录内容，最终形成部门信息资源目录。

在编目工作验收阶段，将根据提交的工作方案、信息资源目录和跨部门信息资源共享需求文档，进行测评和验收。

2.4 案例
某部门信息资源目录(摘要)
以下表头中带有星号的为必填项。

术企业认定申请登记表术企业认定与体制改
革处
通讯地址、注册地、机构类别、注册
时间、联系人、联系电话、行业类别、
投资主体所属地区、法人代表情况、
注册资金总额、机构资产总额、主要
科研仪器设备、人员情况、所属企业
销售收入、研究开发用房面积、研发
投入资金总额、主要研发成果、研发
主要领域
新、长期
有效
程中产
生的数
据
部共享
申请企业章程北京市高新技
术企业认定政策法规
与体制改
革处
实时更
新、长期
有效
业务过
程中产
生的数
据
部门内
部共享
介质交流无
8
申请企业业务可行性分析报告北京市高新技
术企业认定
政策法规
与体制改
革处
实时更
新、长期
有效
业务过
程中产
生的数
据
部门内
部共享
介质交流无
申请企业近期企业资产负债表、损益表北京市高新技
术企业认定
政策法规
与体制改
革处
实时更
新、长期
有效
业务过
程中产
生的数
据
部门内
部共享
介质交流无
申请企业专职人员名单北京市高新技
术企业认定
政策法规
与体制改
革处
实时更
新、长期
有效
业务过
程中产
生的数
据
部门内
部共享
介质交流无
9
3编目工作准备
编目工作启动之前，要进行思想上、组织上、项目上和技术上的准备。

思想上的准备是要提高认识，端正态度，把握项目成功的关键因素；组织上的准备是建立进行项目工作的组织；项目上的准备是编制工作方案，做好项目计划；技术上的准备是编制或选择必要的模板和工具。

3.1 领导重视是关键
国家电子政务十一五规划和北京市电子政务都已经明确以信息资源建设为中心，而信息资源目录建设是信息资源建设的基础工程。

信息资源目录编制是全新的、全局性的工作，涉及到本单位的核心业务，涉及到大多数的处室、下属单位和人员，其组织协调的事情很多，要投入足够的资源和时间。

在这种情况下，领导是否重视，将是部门信息资源编目成功的关键因素。

3.2 业务人员是主力
信息资源编目工作经常被误认为是信息中心或信息办的事情，似乎只要信息中心和信息办的人员参与就行了，但实际情况并不是这样。

信息资源编目与其他电子政务项目的最大区别是业务人员是完成信息资源编目任务的主力。

进行政府业务和数据的梳理，一定要依靠业务人员来完成，信息资源目录中涉及政府业务的哪些方面，就需要哪些方面的业务人员参与编目工作，这是工作性质决定的。

信息资源与部门业务密切相关，而政府部门业务十分复杂，一定要第一线的领导和工作人员参与，才可能搞清楚政府的业务和数据情况，信息资源目录才可能反映实际工作内容，做到内容充实丰富。

对于亲手从事业务的人员，把自己熟悉的业务事项填入调查表，一般有几个小时时间就够了，因此动员所有的业务人员行动起来，完成本人从事业务事项的调查表填写，是保质保量地完成信息资源调查的捷径。

当然如果指派少数了解业务整体情况及具体情况的人员统一填写调查表，也是可行的选择。

领导是信息资源编目工作的第一责任人。

领导要根据本单位情况选择合适的工作方式，或者全体动员，或者指派专人，总之要由真正熟悉业务情况的人
来填写调查表。

信息中心人员在信息资源编目中担任保障支撑、协调配合和项目管理的角色，其主要任务是编制计划、提供工作模板、组织培训、发放回收调查表、收集资料、理顺分类编码、融合同类的信息资源项、信息资源目录编辑等工作。

信息中心人员将行使信息化管理的职能，协调各个业务处室和事业单位的编目活动，并最终负责提交信息资源目录文档。

各部门可邀请外协单位参加信息资源编目。

外协单位一般是具有政府业务梳理和信息资源建设经验的信息技术公司，他们的长处不在业务知识方面，而在于对已收集业务材料的整理。

他们将运用其自身在业务和数据梳理的知识和经验，协助各单位做好信息资源目录指标项的设计、培训、调查表设计和整理、分类编码等工作，并协助业务处室和信息中心完成信息资源目录编制。

3.3 编目工作与本部门工作的接合
信息资源编目工作要与各单位当前工作结合起来。

信息资源编目工作具有与其他工作相结合的可能性，编目工作的实质是用规范化的方法梳理业务和数据，并形成信息资源全景展现。

这种特点可用在许多工作上，因此要善于统筹规划，将信息资源编目工作与本单位相关工作放在一起考虑，用本单位相关工作启动信息资源编目工作，用信息资源编目工作成果，推动本单位其他工作加速完成或取得更大的成绩，两者互相促进，提高工作效益。

信息资源编目工作与本部门其他工作相结合是信息资源编目工作的最基本的经验和工作方法，只有这样，才可能调动广大业务人员的积极性，保证业务人员的参与热情和参与时间。

选择哪些工作与信息资源编目工作相结合？要把握需求程度和与基础工作的关联程度。

需求程度高的工作，更容易引起领导和业务人员的重视，提高参加调查的积极性；与基础工作关联密切的工作，更方便直接利用编目工作的成果。

如市公安局选择“一表化”为部门工作与信息资源编目工作的接合点。

本市基层派出所每年要完成几百份报表的填报任务，工作负担很重。

为了加强基层第一线工作，市公安局以落实“整体防控，精确指导，精确打击”工作思路为依据，形成覆盖全市警务业务工作的信息资源目录。

在信息资源目录的基础上，明确第一数据源，合并重复填报要求，简化基层的报表工作负担，使信息资源编目工作直接服务于加强基层工作的总体目标。

3.4 确定编目工作范围和内容
确定编目工作范围和内容要由领导牵头，领导与业务人员共同确定。

由于信息资源初级目录仅要求覆盖核心业务，因此这意味着并不是部门内所有的处室（科室）的信息资源都要包含在初级目录中。

一个部门有多少处室参加信息资源目录编制，一个处室内有多少信息资源编制到信息资源目录中，完全取决于它是否是核心业务。

核心业务是通过每日工作来完成的，确定编目工作范围和内容要细化到具体日常业务。

具体日常业务指的是每日办公的做的事情，如日常办公中使用计算机编写文档报表或使用手工编写文档报表。

编写文档报表是工作中的一部分，文档报表就是一种信息资源，工作名称就是业务事项名称。

业务事项名称很重要，它将是今后调查和目录编制的起点，各单位要由领导牵头，将这些业务事项名称都找出来汇总在一起，形成一个业务事项名称清单。

3.5 工作方案编制
工作方案涉及组织与实施信息资源编目工作的各个方面，一般至少应包括如下内容：
✧编目工作的意义
✧编目工作目标
✧编目工作任务
✧编目工作原则
✧编目项目组织
✧编目工作要求
✧编目工作步骤
✧项目经费预算
下面分别介绍编目工作任务、编目工作原则、编目项目组织、编目工作要求等内容。

3.5.1工作任务
通过政务信息资源编目工作，主要完成以下任务：
（一）摸清部门信息资源的现状和特点。

通过对部门的业务、数据和信息化情况的全面调查，掌握业务、数据和信息化整体情况，理清它们的类型和属性，明确数量和当前状态，使信息资源目录发挥信息资源“台账”的作用。

要将信息资源细化，初级目录中的信息资源要细化到文档表单和重要的指标项，今后通过信息资源目录的持续升级，最终细化到所有指标项，并对重要的指标项建立部门内统一的规范。

（二）明确信息资源的采集、共享、更新、维护的责任单位。

要理清信息资源的采集、共享、更新、维护的工作环节、责任界定和管理要求，明确信息资源的提供单位和需求单位。

通过建立相应的管理制度，实现信息资源采集、共享、更新、维护的长效机制。

（三）支撑电子政务重大应用。

通过信息资源编目，了解信息资源开发利用需求和核心业务及重要业务的信息化情况，结合这些需求规划电子政务，形成部门信息化建设方案，为进一步推进部门和全行业的信息资源整合提供参考依据。

（四）为信息资源的统一管理、发布、查询和定位服务打下基础。

通过目录编制，摸清部门内和跨部门的共享信息需求，并将这种需求反映到信息资源目录中。

依托市和部门的共享交换体系，以统一规范的形式，实现信息资源共享交换。

3.5.2工作原则
各部门要明确目录编制的工作原则，它们是：
（1）分工合作，整体协调。

信息资源目录的编制需要多个部门共同完成，因此，各部门要注重围绕总体目标和任务，通过发挥职能优势，实行分工合作。

各职能部门要梳理清楚业务工作流程和对象，为业务划分和目录编制打下基础，要明确有专门的单位负责业务数据的收集、整理和整合工作。

各部门负责人要组织编目专职人员及时进行研讨会商，把握好整体编目工作。

（2）严格标准，细化方案。

信息资源目录的编制工作是一项技术性要求较高，涉及各部门的重要任务，必须严格遵循统一的技术标准。

各部门要依据国家和地方标准结合本部门业务特点和信息资源管理工作的需要,制定本部门的目录编制标准，根据总体工作方案分阶段细化目录编制实施方案，重视目录编制工作的一致性和连续性。

（3）注重层次，分步实施。

各部门在编制具体的信息资源目录工作中，应采取自上而下、由粗到细、由浅到深、由单个目录到系统性目录的方法，将编制工作逐步扩展，要强化上一步工作是下一步工作基础的操作观念，把每一步工作
都要做到扎扎实实，防止出现偏差，避免造成后续工作的浪费。

（4）上下互动，共同推进。

目录的编制工作需要各部门之间相互配合、及时沟通、协调推进。

各牵头部门要加强目录编制工作的指导，及时开展业务培训和编制审查工作。

各职能部门要认真落实目录编制工作的有关要求，按时完成工作任务。

各部门要注意积累工作中遇到的问题，及时交流会商，积极提出工作意见和建议。

在编目的实践中发现问题、解决问题、提高业务人员的编目水平，是部门成功实施编目的有效途径。

3.5.3项目组织
为确保项目的顺利推进和目标的圆满实现，各单位应建立方便工作、促进协调沟通、符合实际需要的项目组织，一般应包括领导小组、专家小组、工作小组，这些组织构成信息资源编目项目的组织保障体系。

领导小组的参与人员是部门领导、处室领导和相关单位领导，设立领导小组的意图是调动和协调领导的参与，促进相关决策的进行。

领导小组主要负责：（1）全面组织部门的目录编制工作，督促项目实施情况，研究与协调工作中出现的问题，及时做出妥善处理；（2）切实加强管理，建立工作责任制，做到指挥畅通，责任落实，扎实抓好项目各阶段工作；（3）监督目录编制工作的进展，及时听取汇报，掌握项目动态情况；（4）不断总结工作经验，提高工作水平。

在领导小组的分工中，要明确以下三点：
1. 明确主抓领导。

2. 明确编目项目承担单位，由承担单位进行协调。

3. 明确参与处室的工作责任。

专家小组的参与人员是部门内外的资深业务专家、技术专家。

设立专家小组的意图是整合部门内外的专家资源、吸收专家经验、咨询专家建议、邀请专家评审、建立科学决策的机制。

专家小组主要负责：（1）编写培训教材，实施培训；（2）参与并指导目录编制工作，协助工作小组成员完成各项任务；（3）负责对各单位编制的目录进行审核评议，提出修改意见；（4）负责对目录编制的完整性、科学性提供可行建议和技术支撑。

工作小组的参与人员是各单位参与编目工作的业务骨干和技术骨干。

设立工作小组的意图是建立信息资源编目工作队伍的沟通机制和协同机制，形成团
结战斗的集体。

工作小组的主要任务：（1）根据领导小组及工作方案要求，负责本单位目录编制工作的具体实施；（2）联络本单位的业务部门和技术部门，组织他们参与编目工作；（3）按规定时间完成工作方案各阶段任务；（4）及时上报工作中出现的问题，加强沟通，保证工作质量。

3.5.4工作要求
1．各部门领导必须高度重视，认真组织落实。

各部门一把手是本部门目录编制工作的第一责任人，负责组织本部门业务人员积极配合目录编制人员开展工作，审核本部门填报的目录调查表。

2．要认真开展调查研究工作，目录编制人员要熟悉本部门业务，严格按照目录编制工作规程,按时、保质完成本部门的信息调查研究工作，按要求认真参加培训。

对于培训及编制中存在的问题及时上报，加强沟通。

各部门不得轻易更换目录编制人员，以保证该项工作的连续性；
3．各小组要明确各自的责任与分工，严格按照工作方案里制定的工作计划和进度开展相关工作，各司其职，各负其责。

专家组要依据国家和地方标准制定目录编制工作各阶段的标准规范，各部门要严格按照标准规范进行目录的编制，保证工作质量；
4信息资源调查
4.1 概述
调查阶段的主要任务是材料收集、业务与数据的梳理，其工作文档主要是调查表模板和调查表填报结果。

调查阶段包括确定调查范围和内容、确定调查表、利用已有调查成果(调查表初始化)、调查表试填、培训、调查表填写和调查表评审。

信息资源调查有三种途径可供选择，第一是从业务梳理入手，通过业务摸清所需和产生的信息资源；这种方式通常使用业务基础信息调查表和资源调查表。

第二是从与部门核心业务和数据相关的已建应用系统和数据库入手，对系统和数据库中的数据进行梳理，这种方式通常只需填写资源调查表。

第三是使用上述二种方式的结合，即同时进行业务梳理和已建应用系统和数据库数据的梳理，也要。