公文格式及行文规则
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公文格式及行文规则
作为一种特定体式的文体,公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。
正因为如此,规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性,而且也有利于提高工作效率,保证政令畅通。
同时,对于我们国家工作人员来讲,能够熟练、正确的制作公文、处理公文,也是个人能力和基本素质的一种体现。
公文中的要素主要为:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
为了配合《国家行政机关公文处理办法》,国家质量技术监督局1999年12月27日发布了《国家行政机关公文格式》,这个标准不是由政府行政文秘部门发布的,而是由质量技术监督局发布,是一种强制性的标准,其中对公文格式、公文纸张的纸型、厚度、透明度等等都做了详细的规定。
这个格式规定,公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素
统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
下面,对公文各要素和标识作一简单介绍。
一、眉首部分主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1.公文份数序号。
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的
顺序编号。
标识时,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1 行。
(但是这个我们市一级没有执行,只是在收文的时候标号,但中央一级的很多公文都有份数的序号)2.秘密等级和保密期限。
秘密等级是指涉密公文的保密程度,分秘密”、机密”、绝密”三级。
《办法》规定,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,绝密”、机密”级公文还应当标明份数序号,秘密”、机密”、绝密”公文均应标注保密期限。
标识秘密等级时,用3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第1 行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第1 行,秘密等级和保密期限之间用★”隔开。
3.紧急程度。
急件公文分为特急”、急件”两种。
其中,电报应当分别标识特提”、特急”、加急”、平急”。
标识时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1 行,两字之间空1 字;如需同时标识秘密等级与紧密程度,
秘密等级顶格标识在
版心右上角第1 行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行
4.发文机关标识。
发文机关标识由发文机关名称和文件”二字组成,如锦州市人民政府文件”等。
对一些特定公文可只标识发文机关名称(此类为便函类发文文头)。
发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。
标识位置是上边缘到版心上边缘25mm 处,上报的公文发文机关标识在
上边缘到版心上边缘80mm 处。
国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定,发文机
关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。
字号一般应小于22mmx15m。
联合行文时,主办机关名称排列在前,文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。
联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。