存货内控制度.

存货内控制度

第1章总则

第1条为加强对企业库存物资的内部控制,保证库存物资的验收进库、存储保管及领料出库业务的规范有序,特制定本制度。

第2条库存物资内部控制中的不相容职务应当分离,具体包括以下五个方面。

1.物资入库和出库经办者与审批者应分离。

2.实物的验收保管与采购应分离。

3.审批发料的计划员与存货保管员相分离。

4.存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行。

5.若某职位空缺或相关人员临时外出,应指定替代人员或临时人员负责,避免暂时的职务重叠。

第2章存货内控程序

第3条物资的请购与审批。

1.企业材料供应部负责生产用原辅材料、备品备件等的购置;办公室负责各使用部门办公用品的购置,当月报下月使用计划交财务部作资金预算。

2.根据企业管理计划性的特点,采购活动之前必须实行计划审批,由采购部门、仓库部门或生产部门签发《请购

单》或《订购单》,列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较情况,并按照企业内部关于采购审批的规定进行必要的审批程序。

3.采购人员凭审批手续齐全的《请购单》或《订货单》,与有关供应商进行采购交易。

第4条物资验收。

材供部收到材料到货通知后,通知品管部进行质量检验,同时通知仓库验收入库;物资验收时要把实物与物资请购单上开列的品名、规格、数量等事项相互对照,货物若发生短缺、破损等情形,材料供应部应作出相应的处理意见。

第5条物资入库。

1.经验收合格,按物资的类别、单价、金额,办理入库手续。仓库填写《材料入库验收单》(一式三联,经品管部验证质量、仓库保管员验证数量后在《材料入库验收单》上签字,仓库留存一联,递交财务部一联、送材料供应部一联。

2.生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前,企业质量管理部门必须先行进行质量检测,并出具质量检测报告书,只有检测合格的产品或半成品才能移送到仓库管理部门。

3.财务部门应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品,按照财务核算的规定及时、准确地进行相

关的财务处理,并登记在“存货”及相关的会计科目的明细账上。

4.财务部门应对采购人员提交的付款资料(包括《请购单或订货单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》、合法的商业发票等进行财务审核,确认无误后再办理付款手续。审核内容如下。

(1相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等,核对发票计算的正确性。

(2将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、验收单、外购物资入库单等资料核对一致。

5.财务部门在收集到采购单据齐全的情况下,应按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

第6条物资日常保管。

1.所有物资原则上储存在物资库房内,严禁未经批准或授权的人员进入库房或接触物资,入库储存确有困难的,也应采取有效措施加强护理监管,确保物资的安全、完整、有效。

2.物资管理员对入库物资要井然有序地分门别类、摆放整齐,并定期检查,及时整理,克服库房物资贮存管理混乱,杜绝材料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生,

同时要建立起相关规章制度,如采用货品库存卡、货品标牌,制定保安、防火、卫生制度等,实施有效管理。

第7条领发料、产品出库。

1.坚持凭领料单发放物资。领料单上准确地记录物资种类、数量、金额及批准人、经办人姓名,是仓库发出物资的原始凭证。

2.领用部门要填写领料单,列明领用部门、详实用途、品名、数量和领料人姓名,并由领用部门负责人或获得授权人签字批准,物资管理部门要对领料单进行审查,审查其填写内容是否详实,批准权限是否恰当或是否获得授权等事项。

第8条销售发出循环。

所有销售业务,必须先由销售部门依据《销售合同》签发《销售提货单》,然后由销售部门将《销售提货单》送交财务部门,待客户与财务部门结束销售货款结算或取得赊销审批后,由财务部门在《销售提货单》上签字盖章。

第9条存货盘点。

1.企业应当建立定期或不定期存货盘点制度。盘点能全面清点库存物资,检查物资的实际库存数量是否与账面数量相符,及时发现问题,采取有效措施纠正错误,堵塞

漏洞。要求各单位至少每半年对库存材料进行一次全面的盘点,盘点工作必须有财务人员参加。

2.财务部门应根据财务账册上核算的存货的品种、规

格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析,编制《盘点情况汇总表》,列明差异情况和差异原因及相关责任部门的责任原因,提交给企业管理层。

3.管理层应根据财务部门编制的《盘点情况汇总表》进行分析讨论,确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。财务部门根据企业管理层的决定再对存货的盘盈、盘亏按照会计核算的要求进行处理。

4.财务部门应将盘点工作表、盘点情况汇总表、企业管理层的处理决定按照时间顺序装订成册,作为会计档案进行妥善保管。