公司文书档案管理实施细则(试行版)模版

文档信息

*文件名称xx有限公司文书档案管理实施细则

*文件编号

*文件所有者公司办公室

文件密级普通

文件版本记录

*生效日期*作者版本变更说明批准人

(xx) 新文件建立

文件说明

*目的为加强和规范xx有限公司文书档案的管理，结合公司实际情况，制定本细则

*适用范围xx有限公司

*流程结构

关联文件

xx有限公司文书档案管理实施细则

第一章总则

第一条为加强和规范xx有限公司（以下简称“公司”）文书档案的管理，根据国家档案局《企业档案工作规范》、《归档文件整理规则》及《华润（集团）有限公司档案分类管理办法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。

第二条本细则适用于公司总部及各业务单元文书档案的管理。

第三条文书档案是指各部门或各业务单元在日常生产、建设、经营中形成的，已经办理完毕，具有查考利用价值的管理性文件。

第四条公司文书档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行文书资料的实物管理。

第二章文书材料的归档

第五条归档范围

（一）归档范围：详见附件1《xx文书档案归档范围和保管期限表》。

1.各业务单元应依据《xx文书档案归档范围和保管期限表》，结合本单元实际情况，制定细化、准确的文件归档范围和保管期限表。

2.公司总部、各业务单元文书档案的一、二级类目应按附件1执行，并可新增二级类目。

（二）不归档范围

1.上级单位普发供参阅，不需办理的文件材料。

2.参加非主管单位召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考利用价值的文件材料。

3.非公司及直属下属业务单元机构变动文件。

4.任免、奖惩非公司工作人员的文件材料。

5.重份文件。

6.无查考利用价值的事务性、临时性、参考性和未定稿的文件。

7.公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料。

8.公司内部互相抄送的文件材料。

9.非隶属单元抄送的不重要的、不需办理的文件材料。

10.公司的文件材料中，参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

11.其他无查考利用价值的文件材料。

第六条归档要求

（一）属于归档范围的文书材料，包括纸质文件与电子文件必须及时归档，任何部门或个人不得拒绝归档。

（二）归档文书材料应经过符合国家规范及公司要求的系统整理。

（三）归档文件应收集齐全完整。单项工作形成的文件收集能反映本项工作的全过程,包括工作各节点形成的依据性、凭证性、结论性文件，领导、部室的签批意见等；归档的单份文件内容齐全,包括正文、最后底稿、附件、重要修改稿。

（四）属于归档范围的OA文件流转、办理完毕，应通过OA系统与档案管理系统的接口，及时完整归入档案管理系统。

（五）归档文书材料应为原件，无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

（六）归档的电子文件，包括OA归档文件及光盘储存文件，其版本应与纸质文件保持一致。

（七）归档纸质文件应采用耐久性强的书写材料，字迹清晰、准确、耐久，如碳素墨水、蓝黑墨水等；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（八）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（九）外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（十）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。

（十一）会议文件、跨部门专项工作文书材料的收集、整理、归档工作由会议召集部门、专项工作牵头部门负责。专项工作文件的收集、整理、移交、归档应与专项工作的启动、进行、结束同步。

第七条归档时间

（一）经办人文件办理完毕，定期移交部门兼职档案员。兼职档案员于次年三月底前完成档案整理并向公司档案管理部门移交归档。档案管理部门应于次年六月底前完成公司上年度全部文书档案的汇总整理工作。

（二）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与纸质文书材料归档时间一致。