外贸英语函电5订单、接受和回绝 201603031讲义

拒绝订单的书信必须谨慎，要着眼于双方今后的业务往来
1. 对无法满足买方的订货表示歉意并说明原因； 2. 如有替代品，可建议对方使用替代品； 3. 希望下一次有机会再合作。
Word list
Trial order 试购订单 initial order 首次订单 Fresh order 新订单 repeat order 续订单 duplicate order 重复订单 execute an order 执行订单 confirm an order 接受订单 decline an order 拒绝订单 suspend an order 暂停执行订单 cancel an order 取消订单 acknowledge receipt of 确认收到 make acknowledge to 确认 on the understanding that 在此条件下 a stock of 一批…现货 from stock 现货，动用库存 in stock 库存中 come into stock 库存有货 out of stock 无货，缺货make delivery 交货 take delivery 提货 one’s favor 以…为受益人 upon receipt of sth.一收到 in large demand for 大量需求 in brisk demand for 需求活跃 in regular demand for 常年需求 in small demand for 需求不大
样信 4
亲爱的先生： 我们今早接到贵方222号订单，定购8000打 棉质衬衫，十分感谢。但可能要使贵方失望了， 十分抱歉。 目前我们没有贵方所需尺寸的衬衫存货，而 且至少在5个星期内亦不会有货。在此期间贵方可 从别处购买衬衫，如未能购到，一旦新货运到， 我们定当立即通知贵方。
Sample Four
样信1
方先生： 多谢贵公司订购全棉斜布（订货单5)。 现有关货品正在生产中，我方会按贵公司订单要求的 日期交货。 我们为能有机会向贵方供应产品而深感幸甚，希望贵 公司会对我方产品的 质量感到满意。一旦收到贵公司开 立的信用证，我们会立即安排装货。 期望日后继续收到贵公司的订单。 您忠实的 营业部经理
in
Note
兹订以下产品。（have pleasure in） 我方急需此货，请于收到订单后10天内交货。 （urgently required，ship to us） 我们希望贵方立即接受此订单，并一如既往地谨慎履行。 （meet immediate acceptance and execution） 我方很高兴地告知贵方，第2012号订单已被我方厂商接受。 （inform sb.，be accepted by） 很遗憾，由于对方订单过多，贵方所要求的货物无现货可 供。（from stock，due to） 我方已收到贵方订单，但需稍作改动（make a small change）
Sample Three
Gentlemen: The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us. We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments: Large 2000 dozen Medium 4000 dozen Small 2000 dozen As the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened. Please confirm the order and E-mail a shipping schedule. Sincerely, Xxx
订单与定单
• 收到买方定单后，货物发送之前，卖方为再次确 认一些事项而发出确认定单的信件，以免可能发 生的误会。 • We acknowledge with thanks your letter of May 1, together with your valued order No. 111. • We will expedite your order immediately and we assure you that the goods will be forwarded within the coming week. • We hope you will be satisfied with both the goods and our arrangements. • 感谢五月一日来信，及第１１１号订单。 • 我方很重视这一定货，请相信货品将于本周内发 送。
Yours faithfully, Brown
样信 3
先生们： 2002年5月20日电子邮件报价深受欢迎。 我拟选各种颜色、式样、品种的衬衫如下： 大号 2000打 中号 4000打 小号 2000打 售季将至，全部货物应于7月登轮。届时全额不可撤 销信用证将予以开出。请确认订货，用电子邮件告知装运 时间表。 真诚的， xxx
样信 2
敬启者： 收到贵公司对男女雨衣的第655号订单，我们表示感 谢。 非常遗憾，因为库存不足，我们满足不了贵方的需求。 并且，由于我方市场需求量大，我们的批量生产也不 能完全满足将来的发 货需求。然而，我方一旦改善供应， 我们一定会联系贵公司。 同时，尽请发来贵公司对其他雨具的具体询价。我们 确保随时关注贵公司的询价。 您诚挚的 Brown
Unit 4 Orders & Acknowlegement
外贸流程
客户资源 • 客户资源
定金或L/C 采购订货、工厂安排生产
询盘、发盘、还盘
订单
船务订舱（booking）
完工、检验、装箱
拉货物到码头
装船
出提单 投诉
跟踪货物到货
Ⅰ.Order
订单既可能是买方主动寄发的购货单，也可 能是买方对报盘的接受，买方发出的订单一经卖 方接受，就不能随意撤回，买卖双方就将按照订 单上的条件签署合同并执行合同。因此，在拟写 订单时，一定要将交易条件叙述完整，尤其是主 要的交易条件叙述清楚，比如，商品名称、规格、 数量、包装、价格、总金额、支付条件、交货期 等。 现在的许多贸易公司都使用正规的印刷订单， 以确保不会疏漏任何重要的条件。
执行订单
首次订购，一定要用书信确认
1 感谢对方订货并对所订货物表示赞许； 2 保证迅速、认真地处理订单； 3 提醒对方关注其他可能感兴趣的商品； 4 希望今后会有更多的订单；
当订购的货物无法马上交货时，信中须写明
1. 对延误表示歉意并说明原因； 2. 希望没有给客货造成诸多不便； 3. 如有可能，说明何时能交货。
• 定单的定义：书面供货单。 • 订单的定义：企业采购部门向原材料、燃料、零 部件、办公用品等的供应者发出的定货单。 二者 基本可以通用。 • 物流术语 • 大多数情况下，订单是指预期数，向供货商发出 采购要约，拟向供货商提出订货数量和技术要求 的一种书面文件。 而定单是指买卖双方对订货数 量达成一致协议后，确定供应方应向采购方提供 实际应交货数量的一种书面的文件。 从法律角度 上来说，是有区别的。建议使用订单 ,减少使用定 单,避免风险
Sampห้องสมุดไป่ตู้e Two
Dear Sir, Thank you for your order No.655 for men and women’s raincoat which we received today. We regret that, owing to a shortage of stocks, we are unable to fill your order. Moreover, our manufacturers can not undertake to entertain your order for future delivery owing to high demand in our market. We will, however, contact you once supply improves. In the meantime, please feel free to send us your specific enquires for other types of rain wears. You can be assured of our best attention at all times.
1. reduction n 减少；减小 make a reduction of 5% in the price 减价5%
make a 5% reduction in the price 减价5% 1) We have cut our price to the limit. We regret therefore being unable to comply with your request for further reduction. 我方已削价到极限，遗憾不能同意你方再次降价的要求。 2) 尽管我方渴望与你方开展贸易，但抱歉不能接受降价要 求。我方价格已削减到了最低点。 Although we are anxious to begin business with you, we regret that we cannot allow the reduction asked. Our prices have been cut to the lowest possible point. 3) 我们不能比报价少10%。 We are not in a position to take 10% off the listed price.
数量单位
• • • • • Case 箱 Carton 盒/纸板箱 Sack 袋 Bale 捆 Barrel 桶
计量、品质、尺寸、价格
• Dozen 打；litre 升；1b（磅）；gross（罗） • Grade A, B, C…, Super quality，regular，standard • 大约尺寸：extra large，medium，extra small 实际尺寸：2.5m×3m×4.5m，800cc 价格：单价@或at，each, eg. US$1500 per M/T CIF New York
Sample One
Dear Mr. Fang， Thank you for your order No.5 for cotton twill fabrics. The goods are now under production and will be delivered on time. It is a pleasure to have the opportunity of supplying you and we hope you will be satisfied with the quality of our goods. On receiving your credit from the bank，we will make up your order. We will have the pleasure of receiving further orders from you. Yours sincerely, Sales Manager
Dear Sir, We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shirts, but regret to have to disappoint you. At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks. Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in. Yours faithfully,