文件管理工作制度

文件管理工作制度

第一章总则

第一条为进一步加强文件管理，明确文件管理的范围、职责、流程和方法，特制定本管理制度。

第二条文件的种类

（一） A类：管理手册（包括质量、环境、职业健康安全管理手册）。

（二） B类：程序文件。

（三） C类：作业性文件（技术文件、管理性文件、外部文件、法律法规）。

技术文件包括：图纸、标准、规范、工艺文件、作业指导书、质量计划、施工组织设计、施工措施、方案、基建资料、企业工法、企业论文、企业专利、顾客提供的图样资料等。

管理性文件包括：行政文件、工程合同、采购文件、设备管理资料、管理制度、报告、记录、获奖证书等。

第二章文件的起草与签发

第三条文件起草的原则：

（一）观点明确、条理清晰、内容充实、表达准确；

（二）文字精炼、文风端正；

（三）要根据行文的目的、内容等确定正确的文种；

（四）格式要规范。

第四条各部门起草文件须使用统一规格的文稿审批笺。

第五条手册由集团公司监察审计部编制，管理者代表审核，总裁批准

签发。

第六条程序文件由监察审计部组织按照职责分配由主责部门编制，相关部门会审，集团公司主管领导审核，管理者代表批准签发。

第七条技术性文件的编制与审批

集团公司内部技术性文件由主管职能部门起草行文，总工程师审核签发。

技术性文件的编制与审批执行集团公司的《技术管理制度》、《科技工作管理制度》、《计量管理制度》。

第八条管理性文件的编制与审批

制式（红头）文件制发要求：

（一）起草：以集团公司名义行文或以部门名义行文的均由主办部门起草文稿。

（二）会签：凡需联合行文的，由主办部门负责起草，并需相关部门进行会签。

（三）核稿：由主办部门负责人审核并签字。

（四）签发：文稿经起草、会签、核稿完毕，即由主管领导或法定代表人审定签发。

（五）编号：主办部门到办公室进行发文登记编号。凡联合行文的均编主办部门字号；党政联合行文的均编党委字号。

（六）发布：主管领导审核同意签发后即发布。

（七）凡需印发正式版头（红头）公文，必须使用集团公司统一印制的“发文稿纸”，正文使用方格稿纸或打印纸。

（八）起草文件禁止使用圆珠笔和铅笔及复写。

制式（红头）文件格式要求：首页应标明：发文单位名称、文件主题、文种、发文字号、年份、主送机关，如属企业保密文件，应在左上角加印“内部秘密”字样。文件末页应标明：主题词（主题词排序原则是：反映文件中心内容的词语在前、反映文件形式的词语在中、反映文件性质的主题词在后）、抄送机关、制发部门、文印时间、印发份数及签发人，正文落款应注明发文单位、发文时间及签章，制式文件以文件末页主题词项印制时间下方标注“受控”字样为受控标识。

第九条党委制式文件可不加盖印章。

第十条请示要一文一事，一事一报。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商取得一致意见后上报。请示件要报送上级机关办公室或秘书部门按程序办理，一般不许直接送领导者个人。

第十一条凡不符合上述行文规范要求的，办公室可退回制发部门要求重新行文。对不符合行文规则的上报文件，办公室及秘书部门可提示重报或退回下级呈拟单位。

第十二条外部文件需转发的由主管部门起草行文，主管领导签发。

第十三条外来文件分为“阅件”和“办件”两大类，即：送领导及有关部门阅知的公文为阅件；需要办理并答复的公文为办件。凡收到的外来文件进行登记时，必须使用集团公司统一印制的“公文处理纸”。

第十四条阅件办理的程序为：编号、登记（收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、收文顺序号等）阅批、传阅、督办、归档。

第十五条办件办理的程序为：登记、编号、阅批（请办）、传阅、督

（查）办、批复、呈报、反馈、注销（办结）。

第十六条法律法规由安全管理部负责管理与合规性评价。

第三章文件的发放

第十七条经批准发放的文件，由该文件主管部门确定发放范围，根据需要分发到各相关部、室及分公司等，收文单位应在《文件发放登记簿》上签字。只通过信息系统发放的文件，文件主管部门选择相应的接收人，凡受控文件接收人须点击“签收”。

第十八条发文应将发文底稿和纸质一份交由办公室存档。办公室分门别类存放在文件资料盒内，目录清单一目了然；内勤人员对文件的保管要认真负责，存放文件的原则是：妥善保管、有条有理、查找方便、保密不泄密。

第十九条文件的归档：要认真执行《档案管理制度》，年终岁首，要将所保管的有历史指导意义，有价值的文件资料，统一上交档案室存档。凡属国家、省、市级文件要清理，年终上缴市机要局。

第二十条凡标注秘密级以上的文件绝不允许复印、拷贝或转发，受控文件未经主管领导允许，不得提供给集团公司以外人员使用。

第四章文件的清理和销毁

第二十一条对于体系有效运行的各个场所，须保证使用相应文件的有效版本。

第二十二条已废止，无保存价值的文件，由文件制发部门从信息系统上将其删除。纸质的受控文件按“文件发放登记表”收回并统一销毁。对于秘密级以上的文件，必须填报“文件销毁登记表”严格履行“清点——登记一一审批一一备案”工作程序，坚持二人监销制度，部门和个人不得私自销

毁秘密文件。

第二十三条不能把文件资料当废纸直接处理，应用碎纸机销毁后废弃。电子设备（电脑、上网本、U盘、移动硬盘、光盘等）放弃使用前应彻底删除企业相关文件。

第二十四条文件的存放保管应保持室内空气流通，环境适宜。防止潮湿发霉，防火防蛀。

第五章文件的评审

第二十五条为确保管理体系持续改进，对体系文件的适宜性和有效性由监察审计部组织有关部门对管理体系文件进行一次年度评审。

第二十六条办公室定期（每半年一次）对本程序的执行情况进行监督检查。