对高校人事档案数字化建设的思考

对高校人事档案数字化建设的思考

摘要:目前多数高校人事档案管理仍以手工方式管理为主,高校人事档案数字化建设迫在眉睫。本文通过对影响高校人事档案在数字化建设因素的分析,提出了解决的对策,并对人事档案在数字化建设的内容进行了描述。

关键词:高校人事档案数字化

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,是记载人生轨迹的重要依据。目前人事档案的管理多数只是负责档案保管,随着信息化时代的来临,传统的管理方式已不适应新形势的需要。人事档案进行数字化管理成为人事档案管理工作发展的必然趋势。

高校人事档案是指记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现,及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息,是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。目前大多数高校仍以手工方式管理为主,这种方式已不适应当今数字化时代的需要,高校人事档案数字化建设迫在眉睫。

1 影响高校人事档案数字化建设的因素

1.1 领导者的数字化意识不到位

受传统观念的影响,不少领导者对人事档案的作用和功能在认识

上存在着一定的偏差,认为人事档案主要是供领导和人事部门使用的,使人事档案工作带有神秘的色彩,由于过多地考虑到人事档案的安全性、保密性,害怕档案资料进行数字化处理后会出现一些不的因素,因此就在意识上阻碍了档案资料的数字化。

1.2 档案管理人员队伍现代化水平不高

人事档案数字化建设就要有适应现代化需要的人员,但从目前档案管理人员队伍上看,多数档案管理人员虽然了解一些计算机知识,对办公软件(Word 和Excel)使用已没有什么问题,但对于数字化的复杂技术则显得力不从心,这与档案数字化建设工作的要求很不相称,也直接影响高校人事档案数字化建设的进程。

1.3 人事档案数字化安全保密问题

档案的安全保密性一直是档案管理中最重要的工作,影响人事档案数字化的最大因素也是在于安全保密问题上。害怕人事档案一但数字化后会出现人为的任意复制使有些机密被公开。再加上一些人因缺乏计算机及网络安意识,责任心不强,操作不规范,数据备份不及时等,也会给信息系统安全的造成隐患。

1.4 数字化载体的使用寿命

传统人事档案信息保管主要是以纸质材料的保管为主,人事档案信息主要是以数字形式保存在一些特定的数据载体上,例如硬盘、光

盘或U盘等,信息保存载体寿命的长短取决于它的保存条件和保存环境,这些保存载体容易受到外来磁场、灰尘、湿度等因素的影响,从而容易造成信息丢失等问题,从而减少其使用寿命。

2 解决高校人事档案数字化建设的对策

2.1 改变领导认识,提高人事档案管理队伍的素质

改变领导认识,做为高校的相关领导要从战略高度深刻地认识到加强高校人事档案数字化建设的意义,要充分认识人事档案数字化建设在加快高校现代化建设、增强高校的综合竞争实力中的巨大作用,领导重视了工作就好抓,必要的资金和设备就能得到有效的保证,管理队伍的状况也能得到根本改善。

提高人事档案管理队伍的素质,要通过人事档案信息化的建设来培养一批能够熟练档案信息数字化管理和计算机与网络技术使用的复合型人才。同时在对人事档案管理人员培训的过程中,还要加强其安全意识,使其在进行人事档案信息管理的过程中,自觉采取安全防范措施。

2.2 选择适合数字化管理的软件及载体

选择一个好的管理软件是人事档案信息数字化管理工作的前提,一定要选择具有前瞻性、安全性和可操作性的管理软件。避免因为软

件的原因而产生数据丢失或者数据失真的问题。

载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础,在人事档案数字化管理中具有很重要的作用,对载体进行选择的过程中,要考虑的是人事档案信息相关数据是否具有安全性和不可更改性,以及载体寿命长短的问题。

2.3 注重人事档案数字化管理的安全性

安全性作为人事档案信息数字化管理的重要内容,要求人事档案信息管理部门必须要高度重视安全性教育。目前我国人事档案管理部门的职能已经越来越多向服务方向开始进行转变,人事档案信息尽可能多地对人事档案信息进行公开,从而实现人事档案信息的共享。这样就会造成人事档案信息的共享性和安全性产生矛盾和冲突。在这样的条件下,人事档案管理部门在进行人事档案信息管理的过程中,要能够对传统人事档案信息保管方法和现代人事档案信息管理方法进行有效结合,对于一些非保密信息可以采取数字化方式进行保存,但是对于在一定密级以上的人事档案则采取传统方式进行保存,从而实现人事档案信息管理的效率和安全的有效统一。

3 高校人事档案数字化建设的主要内容

3.1 硬件和软件的建设。

硬件建设和软件建设是高校人事档案数字化建设的基础条件。硬件设施建设主要包括库房、办公场所、计算机、扫描仪、光盘等存储介质以及打印机等。软件系统建设主要是能在校园网、局域网使用的人事档案档案管理软件。人事档案管理软件很多,但采用的系统必须符合高校人事档案数字化建设的要求。

3.2 人事档案的数字化

人事档案的数字化是指将人事档案中的个人信息由文字记录转换为可供计算机存储和处理的数据,并通过专用软件形成存档人员个人信息数据库。人事档案的数字化过程中要充分考虑到安全性和保密性,在对档案信息数字化加工时,要确定什么样的信息要公开,什么信息在什么范围内使用,什么信息需要数字化,数字化后的信息是文本格式还是图片格式等细节,这样才能保证档案的安全和保密。。

3.3 人事档案信息的利用

人事档案的数字化管理最终的目的就是让职工使用,达到信息公开,但有些档案信息是在一部分人员公开的,这样档案数字化建设时要根据查询人员的级别设立相应的权限,利用账号和密码的手段进行登录,账号的设置要分出权限,这样即满足了全校职工查询基本信息的需要,同时也对学校部分领导查询职工的其它信息提供了安全保障。

总之,高校人事档案数字化建设是档案管理工作由手工管理向数字化、信息化、网络化管理的转变,是对传统档案管理工作的一次创