档案数字化工作总结

萧山区市政园林公用事业管理处是萧山区建设局下属的全民事业单位。现有库藏档案4875卷，照片2672张。于2003年10月通过省（部）级目标管理验收。

目前社会正处于信息时代，信息时代不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，而且对档案工作也提出了新的更高的要求——实现档案的数字化。

今年我处综合档案室把建立数字化档案室作为档案工作重点。对原有的数据库进行规范化处理，对常用的业务档案进行了数字化。经过努力已经完成数字化档案室实施方案，对照《萧山区第一批数字档案室试点单位考核标准》，已达到档案信息的数字化，自评分99分。下面就数字化工作汇报如下：

2020

1

我处领导对档案数字化工作十分重视，把档案信息化纳入本处信息化管理总目标，不管在人员配备，还是资金投入上都给予大力支持，并能及时解决工作中的实际问题。2005年支持申报数字化档案室试点工作，还派档案员参加试点单位培训。今年一度因考虑到办公楼计划搬迁等因素，原打算将档案数字化工作延期。后考虑到数字档案工作的重要性和必要性，就大力支持解决档案信息化过程中的实际问题。譬如：为了单位的数字化工作，重建了处局域网，10兆光纤直接接入单位，使局域网上了高速宽带；还为档案室专门添置了移动硬盘和数码相机等硬件设施，为数字化工作奠定了基础。

本处专职档案员是中共党员，具有行政管理专科学历，中级档案职称，苏州大学成教学院档案专业结业，定期参加档案业务培训，接受档案继续教育，有一定的计算机水平，工作责任心强，能全面完成本处档案工作任务。各科室和部门配备的兼职档

案员也都具有高中以上学历，受过档案业务培训。

3、配备档案数字化必要的软硬件设备

为实现档案数字化，我处档案室配备了必要软硬件设备。档案室配备计算机1台，扫描仪1台，DVD刻录机2台、打印机1台，数码相机1台。软件方面，2000年综合档案室就使用量子单机版软件，藏画电子照片管理软件等。利用萧山档案局档案平台建成萧山区市政园林公用事业管理处自助式档案网站，档案的现代化管理初具规模。（详见表1）。

表1：市政园林档案信息化经费投入一览表

台式电脑HP奔2 1 10150 1999-01

电脑升级3000 2000-10

台式电脑（换）Dell奔4 1 9800 2004-06

喷墨打印机佳能BJC-4650 1 2000 2000-07

扫描仪HP6350 1 3400 2000-10

扫描仪（换）纷腾V8扫描仪 1 2700 2005-06

外置刻录机明基小精灵 1 2180 2002-06

外置刻录机明基BENQ5224 1 1130 2004-07

移动硬盘旅之星 1 900 2006-09

数码相机尼康COOLPIX P4 1 2780 2006-09

软件量子单机（原文扫描、挂

接）版

1 12000 2000-07

自助式档案网站、特种载

体管理软件、综合档案管

理软件

1 4200 2006-08

合计54240

4

建立健全的档案信息化管理制度，以保证档案的齐全完整和安全。制定了一整套有关档案管理实施细则、综合档案室管理制度等，近日又制定了数字档案室管理制度，这些制度还将在执行过程中，根据实际不断修改完善，为档案信息化工作提供制度上的保障。

3029. 5

1

本处自2000年7月启用计算机辅助管理档案起，着手建立档案数据库，已经建成1959

年建处至今各类档案的数据库。共计录入数据34811条，其中案卷级目录4875条，文件级目录29936条。（详见表2）

1、党群行政类

（含移交档案88卷，1573件）

1.1党群工作51 693

1.2行政管理244 4382

1一文一库/ 1753

2、财会类2432 /

3、城市建设类

3.1道路492 6794

3.2河流55 686

3.3桥梁371 3845

3.4房屋140 2553

3.5园林绿化294 4167

3.6零星工程188 2000

3.7测绘142 832

3.8环境整治43 1089

3.9底图159 /

4、基建设备类

4.1基建类34 481

4.2设备类14 101

4.3房产证 2 10

5、人事类/ / /

6、特种载体类

6.1照片47 474

6.2题名题词10 52

6.3集体荣誉135 /

6.4录音录像 6 /

6.5光盘软盘11 24

6.6其他实物 5 /

合计4875 29936

上表可见，本处档案分6大类，除人事类外都已经建立数据库。

本处人事情况。现有干部职工共计241人，其中公务员1人，全额拨款事业编制139人，自收自支事业编制47人，企业54人。241人中有39人为干部身份，档案在

区委组织部；202人为工人身份，档案存放在处办公室。因为没有经过规范化整理，所以一直没有移交综合档案室，所以数据没有录入，为弥补不足我们另建了职工数据专题库，这里扣掉0. 5分。

2

在数字化档案室具体实施过程中，本处档案室统一采用《杭州市萧山区数字档案馆（室）元数据编制规则（2006版）》对数据库进行了修正和合并。

首先是把档案库中的字段，输入格式等完全统一，然后再进行合并。修正档案号、案卷号、成文日期的录入格式。档案号在原来的“180-1.1-001”中增添卷内顺序号，更改为“180-1.1-001-01”；案卷号中添加全宗号和分类号，更改为“180-1.1-001”；文号是把原来的小括号换成中括号，将“萧市政（2000）08号”改成“萧市政[2000]08号”；成文日期、编制日期、归档日期等所有表示日期按新规定去掉间隔符号“-”，由原来的“1988-01-12”，改成“19880112”。在文件级目录中增添了分类号、年度、保管期限4个字段。

在校对数据库时发现18条重复条目，有2条是真正重复的作删除了1条处理，还有几条是卷内顺序号编错的进行了纠正，还发现几处文字错误也进行了更正。

统一了字段，修正了数据录入格式，合并档案库便水到渠成。所有案卷级（除会计档案外）合并成案卷库，所有文件级目录（除照片档案外）合并为文件库。310

在原有的基础上我们对专题库进行了完善和修改。对原设立的集体荣誉、干部任免、职称评定、完成投资额这4个专题库进行规范；并根据单位实际增设了市政道路、桥梁设施、路灯情况、古树名木4个专题库；后来考虑到人事档案一块空缺又增设了