简述委婉语在商务沟通中的语用功能及其作用

国际商务论文：《委婉语在商务沟通中的语用功能及其作用》

摘要：本文依据语用学的礼貌原则，以语用学及语言的经济效用为切入点，结合国际商务沟通实例，对委婉语在商务沟通中的语用功能进行了阐述，由此证明委婉语这一语言运用策略在商务沟通中的重要作用。

关键词：委婉语；商务沟通；语用

人类进入21 世纪后，国际间的商务活动往来更加频繁，商务交际进入了一个全新的发展阶段，越来越呈现出国际化趋势，电子时代也使得同步沟通成为可能。对这些潜能和变化的理解和把握，成为现代商人能否成功的决定性因素。商务沟通是人们阐明观点实现合作的桥梁，它离不开语言交际活动。英语作为世界范围内通用语言之一，在商务言语交际中起着引人瞩目的沟通作用。在国际商务沟通中，说话者能否掌握沟通的语言运用策略，是能否顺利实现预期目标的关键。不可否认，在国际商务沟通中，由于说话者环境、时间、气氛场合的不同，有些话语虽然正确，但对方却难以接受，话语不能取得预期的效果。此时如采用委婉语这一言语中的特殊代码，礼貌、含蓄地对不得体的、粗鲁的、禁忌的言语内容进行编码，采用刺激性较小的表达形式传递言语信息，表达自己的观点或愿望，提出请求和建议，则有可能建立良好的商务环境，达到双方各自预期的目的。

一、语用学与语言经济效用

Leech（1983:11）将普通语用学分为语用语言学和社交语用学两大组成部分，并指出社会语用学语言是一门与社会文化息息相关的学问。社会语用问题，是语言对社会的直接写照，是语用中最活跃的部分，而且具有时代特色。在国际商务往来日趋频繁的今天，社会语用同经济生活的联系特别密切，一些与经济生活息息相关的社会语用成了现实生活中被广泛使用的语言，担负着某种社会交往的任务。语言有其经济效用，从语用的角度看，语言的经济效用在于人们如何利用语言来取得预期的经济效应。（何自然，1999：112）在用语言来进行商务沟通时，能做到以言悦人，以言感人，语言的经济效用就高。

二、委婉语与语用的礼貌原则

在商务沟通中，用词不当或出言粗鲁无理引起相互间的误解，导致交际失败的情况十分常见。通过语言来表达礼貌是最常用的手段。因为礼貌是建立良好人际关系和合作关系的前提，商务活动的顺利开展，依赖于良好的社会关系的建立，如果没有稳定和和谐的人际关系和合作关系，商务沟通的进行将举步维艰。（李文梅，2002）根据Leech 的礼貌原则中的选择程度等级（The Optional Scale），如果话语内容使听话人得益，说话人的话说得越直率，强求听话人接受的愿望就越明显，话语就越能显出热情内容；如果话语内容只使说话者得益，则说话人的话就要说得间接一些，谨慎一些，要给听话人留有较大的自由选择余地，因而现出话语的礼貌得体。（何自然，1999：133）许多商务沟通的环境需要采用暗含委婉的策略，间接地表达自己的观点，制造友好气氛。

三、委婉语在商务英语沟通中的语用功能

如前所述，语言的经济效用在于人们如何利用语言来取得预期的经济效益。通常在商务活动中，如何使用恰当的语言来达到双方的统一，对双方各自的利益起着很大的作用。在商务沟通中，通常语言的模糊性反映双方友好合作的精神和灵活机制的策略，但双方的认识和情感有时并不完全一致，因此在沟通时有些话语虽然正确，但对方却觉得难以接受，这时直言不

讳的话就不能取得良好的效果，则需要委婉模糊的表达，让对方既能从理智上又能从情感上愉快地接受说话人的观点。语言交际包括口头言语交际和书面言语交际，在国际商务活动中, 书面文件更为重要。在商务写作中，运用换位思考方式，使用恰当的语气，可以使沟通更有说服力，同时会树立良好信誉。委婉语的运用将不失为一种很好的沟通技巧，尤其是当说话人所说内容使说话人得益时。委婉语在以下商务语境中尤显重要。

1. 涉及贬抑的内容时，避免以“你”作为主语，以保护读者的自我意识

在谈贬抑的内容时，用“你”会令读者有受攻击或侮辱之感，应尽量不用，而用指代读者所属群体的名词代替“你”“你们”这样一种婉转的方法，使对方不会感到坏消息是单就指他（她）而言的。如：原：Y ou must get approval from the director before you publish any article or memoirs based on you work in the agency. (Kitty O. Locker, 2000: 36) 在你发表以在该机构工作经历为背景的任何文章和回忆录时，必须得到主任的同意。改：Agency personnel must get approval from the director to publish any article or memoirs based on their work in the agency. 本机构的工作人员在发表以在此工作经历和背景的文章和回忆录时，必须得到主任的同意。

2.使用被动语态及无人称表达法避免有归咎他人之嫌

使用动词被动语态和无人称表达法可避免指责读者之嫌。被动式动词表述了一个动作的发生，强调动作的承受者，但不必说明施动者是谁；无人称表达法省去主语，只就事论事，不涉及具体人物，这样可以保护读者的自尊心，同时帮助说话人委婉地传达不利的信息。如：原：Y o u made no allowance for inflation in your estimate. (Kitty O. Locker, 2000: 36)你在预算中没有考虑通货膨胀。改：N o allowance for inflation has been made in this estimate. 通货膨胀的影响未被考虑在预算中。改：This estimate makes no allowance for inflation.预算中没有考虑通货膨胀的影响。

3.强调积极面和正面作用，减少负面影响

在商务活动中，尤其是在商务信函中，出现一些否定和消极面信息是难免的，通知对方不利消息（如解雇、裁员、因产品不合格而取消订货、涨价等），直截了当更真诚。但在大多数情况下，因为所要公布的消息不能使听话者受益，还是要强调积极面，减少负面词汇。有调查发现，生意人对积极的言语反应更积极，对措辞积极的要求承诺的可能性更高，往往恰当的、礼貌的语言可以产生预期的经济效用。如：原：Y our balance of ＄835 is delinquent. (Kitty O. Locker, 2000:40)你的835 美元的欠债该还了。改:Y our balance of ＄835 is past due.你的835 美元账单超过了期限了。delinquent 实际上是一个带有负面意义的词汇，而past due 虽然也有负面的意义，但是婉转一些。有些词汇本身并非负面词汇，但常表示否定意

味。如:原:Y our proposal is warmly appreciated. But, we regret to inform you that we are unable to find the purchasers of other items you mentioned.

(Kitty O. Locker, 2000: 40) 你的建议得到较好评价，但我们很遗憾地通知你，我们不能找到你所提到的其他一些项目的购买单。改：We appreciate you proposal and hope that next time we may be of further help to you in finding the purchasers of other items you mentioned.

我们非常欣赏你的建议并希望下次我们可以能对你所提到的其他项目的购买单提供进一步的帮助。原句中but 虽不属于负面词汇，但因为是转折词而具有明显的否定意味，不能达到很好的沟通效果。从以上例子可以看出，强调积极面和正面作用，减少负面影响，可以使听者感到对方理解他们的需要及所关注的事情。从语用的角度看，说话者关心听话者的受益，试图从积极的一面尽量满足对方的需要。