借款单的使用说明

借款单的学习与总结

一、借款单的格式

首先我们得先来认识一下借款单的格式，如图1所示：

（图1）

这是一般单位的内外部借款单格式。对于好多单位来说，有短期往来，不涉及借款利息的话，会用到借款单。也有单位，给对方开借款收据，不用借款单。还有就是单位内部人员，有时候需要预借现金，也可以用这个表格。我们公司用的就是这种格式的借款单，一式三联，分别为付款凭证联、结算凭证联和回执联。

二、借款单的使用

一般来讲，付款凭证联是付款后作为支付凭证的附件，而结算凭证和回执联则都记录该款项还款的情况，不同的是结算凭证是公

司留底，一般在作为最后一次结算该借款凭证的附件，而回执是员工留底作为结算和清账的凭证。借款时将第一联付款联作为支付凭证的附件；第三联给借款人保存（有的公司也采取暂保管的方法，我们公司便是），每次还款时在上面作记录，在清账后可以替代收据。第二联结算联由会计保存，每次还款时由会计在上面作和回执联同样的记录，在最后一次还清时附在清账的凭证后。在这里我打算结合具体的实务操作来演练一下借款单的使用方法，譬如：我公司员工小张近日打算出差到外地，需要借用一些现金（1000元）做备用，等出差回来后用报销单来冲减借款金额，那么该如何操作呢？

1.借款

首先，小张需要先到财务部领取一式三联的借款单，即图1格式的借款单三份，然后根据格式要求填好借款单，并找相关领导签

字（后两联需用复写纸来写）。

然后，拿着此份借款单到财务部借钱就可，财务人员根据借款单上的金额把钱给借款人，并做账如下：

借：其他应收款---XX员工1000

贷：现金1000

此时，第一联付款凭证联做记账附件，第二联结算凭证联交出纳，第三联回执联给小张（我们公司一并保管）。

2.报销（还款）

报销时，报销人小张拿费用报销单及回执联就可以了，分两种

情况：

（1）若报销的金额超过借支的，如报销金额为1500元，则做账

如下：

借：营业费用等1500

贷：现金500

其他应收款---XX员工1000（2）若借支的钱没花完，有剩余的，如报销金额为800元，则

做账如下：

借：营业费用等800

现金200

贷：其他应收款---XX员工1000,财务人员在结算联和回执联的借款单付款记录的位置处，标明款已还清（在此也需使用到复写纸），然后把其中的第三联回执联交与借款人留存，第二联结算联附在清账的凭证后，至此该笔业务完成。

三、其他

这里我在网上查询了一些关于借款单的问题，结合自己的理解汇总了一下，希望能够给读者一些帮助，而且，作为刚刚步入会计行业的我来说，需要学习的东西实在是太多，我写作本文的想法实在是出于自己的工作总结，希望在总结的过程中能够发现自身的问题和不足之处，争取最大化的学习到新的知识，也希望能够把我的总结与学习写出来后，给予像我一样的新人们一点点的帮助，更重要的是迫切的希望前辈们能够给予批评与指点，不甚感激。

问题（一）：我是分公司（分公司非独立核算）的出纳，会计让我每个月都把费用帐记一下登陆到帐务系统，我看他以前的帐所有的费用都是这么记的，

借：**费用

贷：其他应收款——个人——（分公司负责人）

分公司员工在我这借款时需要填《现金借款单》，然后回来报销，那么我需要把分公司借款单这个帐记到总公司帐上吗？如果要记得话，分录该怎么写呢？

答案：拿到总公司钱借：现金/银行

贷：其他应付款-总公司

员工借支或说是领款凭领款单或你说的现金借款单：

借：其他应收款-某个人

贷：现金

员工回来报效时冲个人的其他应收款

借：现金（如没用完有现金余下)

管理费用/原材料.....

贷：其他应收款--某个人

问题（二）：在实际的实务操作过程中，单位也存在使用“单联式”

的借款单或者“双联式”的借款单，这该如何理解呢?

答案：

1.“单联式”借款单

我们知道在借款入账时间的确认方面，各单位根据不同的情况，

大体会出现以下三种情形的操作：

（一）借款单一直不入账，借款人还款时方才退还其借款单。像这种情况，我公司就是在使用“单联式”的借款单，一般是在员工临时借支，并会很快返还的情况下使用，往往就不在账上表现了。当然可能有人会指出这是一种不规范的做法，不能客观、及时地进行核算单位资产，导致资金体外循环，如果借款单毁损、丢失，则无法确认借款事实，所以我特别强调了一下前期条件，自己灵活使

用吧。

（二）发生借款当时不入账，在借款人当月还款或报销冲抵借款时退还借款单；如果借款人当月没有还款或没有通过报销费用来冲抵借款，则不退还借款单，借款单作为原始凭证入账。这种情况在我公司很少存在，但是并不代表其他公司不存在，相反，可能还会有很多公司运用这种操作（还是单联式借款单的使用）。我想他的做法还有一点补充就是借款单入账使用，后期还款冲账时另开收据。

（三）不论是在期初，还是在期末，一旦发生借款就入账，不论当月或以后还款与报销冲抵借款，一律另开收据，均不退还借款单。这种操作应该说是对单联式借款单的最规范的操作了，该做法能够真实、完整、及时地对实际发生的经济业务事项进行会计核算，保

证资金的安全。

2.“双联式”借款单

一联是财务出纳记账，一联给借款人留存。两联格式基本相同，但借款人留存的一联可以多一个归还日期和盖财务章处。

1）若财务出纳联没有作为原始凭证做账，借款人就报销了业务，那么这一联可以退还给借款人，就像这样的业务没有发生似的，今后也不会有什么经济纠纷，像这样的平时一联就行了。

2）若财务出纳联已经做账了之后，借款人来报销业务，按会计制度规定，原始凭证是不能抽出来退还给借款人的。借款人如果没有什么他还款的凭证，会计和出纳合伙坑借款人，就有纠纷发生的。这时只要借款人在报销时拿出他的那一联，让财务人员写上归还日

期和盖上财务章就行了。