秘书学-公文处理

第九章公文处理工作

第一节公文处理工作概述

一、特性

（一）概念

公文处理工作，通常称为文书工作，是指机关单位在使用公文来处理日常公务的活动中，围绕公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行曲的一系列衔接有序的工作。

理解：

1．发文。一系列环节。

2．收文。同上。

3．平时管理。效用，保密和管理环节。

4．立卷归档。

（二）特点

1．政治性。首先是指直接关系到党和国家方针、政策、法令、法规的贯彻执行。

其次集中体现在它是国家机器盍的重要保证。还表现在它是机关工作效率的重要环节。

2．时限性。一是及时迅速。二是适时。

3．机要性。机密性和重要性。

4．规范性。统一的规范化标准，法规文件规定。全面完备，各个环节方面。

二、其它

（一）基本任务

1．收文；

2．发文；

3．平时管理；

4．立卷归档；

5．处理群众来信；

6．会议、汇报、电话的记录和整理；

7．有关资料和其它文书工作。

（二）重要作用

与公文的作用有区别。

1．助手作用。

2．纽带作用。

3．查考作用。

（三）组织

组织是保证。包括三方面：

1．组织机构

公文处理工作不是机关的一项专门的业务职能，也不只是机关内部某一组织机构的业务，而是涉及整个机关各机构、各部门的工作，但都纳入秘书部门的工作范围之中。

（1）大机关：专门秘书机构。

（2）小机关：专职或兼职文书人员。

2．组织领导

没有一个全国性的领导机构对全国各地公文处理工作进行垂直领导和指导。

（1）从全国说，中共中央办公厅、国务院办公厅分别对各自系统的文书工作领导和指导。方式：制发规章，作出指示，召开会议等。

（2）从一个机关说，由秘书长或办公厅（室）主任领导。

（3）从上下级说，上级秘书部门对下级秘书部门进行业务指导。

（4）从职能部门说，责成一名秘书分工负责。

（5）从档案室说，负有一定指导责任。

3．组织形式

（1）类型：

一是集中形式。办公室。小机关。

二是分工形式。办公室和业务部门的秘书部门或专兼职。一二层结构

（四）原则

《条例》第四、五条

必须准确、及时、安全、保密、加强集中统一管理、坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。分开来是要求。

二、公文行文规则

按一定的规定或准则来处理机关之间的行文关系。

（一）行文关系

发文机关和受文机关的文件往来关系。《办法》第十二条：根据各自的隶属关系和职权范围来确定。

1.国家行政机关的隶属关系和职权范围。《宪法》规定县级以上。隶属关系就是上下级的领导与被领导关系。一般不得越级行文。

2.党的各级机关之间的隶属关系和职权范围。全党服从全国代表大会和中央委员会。

3.党政机关行文关系：

（1）上下级构成领导与被领导关系。

（2）上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上指导关系。

（3）非同一系统之间是不相隶属关系。无论级别高低。

（4）同一系统的同级机关之间和不同系统的同级机关之间都是平行关系。

（3）和（4 ）用函。

（二）行文方式

1．下行文

（1）逐级）

（2）多级

（3）直达基层组织和群众

2．上行文

（1）逐级

（2）多级，少数特殊情况。

（3）越级，特殊必要。

3．平行文

（三）行文规则

《办法》第十条至第十八条；《条例》第十一条至第十五条。

1．行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。

2．精减，严格控制发文数量和范围。

3．一般不得越级行文。

4．正确确定主送机关和抄送机关。

5．联合行文。同级，协商一致，相对应的各机关都理为主送机关。

6．请示

7．秘书部门向下直接行文，把握好职权范围和授权范围。对授权机关或领导人（一般不提名）在文件开头加以说明。

第二节公文办理程序

一、概述指文件在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环

节。分为收文和发文。不是所有机关都必须经过所有的公文办理程序。

二、收文办理程序

（一）签收收件人（传达室或秘书）在对方的送文薄或投递单上签字。三个来源：机要件，邮件和电报，送来件。四个查清。

（二）拆封文书人员。只对写明本部门的。其它分办。要细心。

（三）登记文书人员。收文登记薄。形式：薄册式；联单式和卡片式。

（四）分办有关领导、部门和承办人员。便函、请帖、广告等，不登记。直接交有关部门和人员

（五）传阅各领导和部门。以文书人员为中心。称“轮辐式”。《文件传阅单》和《阅文通知单》。

（六）拟办秘书部门负责人或业务部门承办人。署拟办人姓名和日期。

（七）批办领导。《公文处理单》“批办意见”栏。

（八）承办有关部门或人员。关键性环节。可向领导反映意见，拟出复文请有关部门会商，签名后报领导。

（九）催办时限。秘书部门。

（十）注办也称办复。经办人。

三、发文办理程序

（一）拟稿。第一个、关键性环节。

（二）审核。部门负责人或有经验的秘书。六查：是否需要行文（口头、电报、面谈的就不，与已有文件冲突的不再）；

（三）签发。领导人。在职权范围内。

（四）缮印。打字员。

（五）校对。双人对制。一校一读。

（六）用印。1993。4。1日国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》上不压正文，下骑年盖月。

（七）登记。薄册式。

（八）封发。邮递，机要交通和专人。

第三节公文立卷工作

一、公文立卷及其意义

（一）立卷与案卷立卷是指文书部门将已经办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。案卷也称卷宗，是指有关某一总是或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位和统计单位。

1．办理完毕，不是文件内的事情办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。

(1)领导指导性文件有普遍意义，不要求马上回答，发文之后就可归档。收文一段时

间再归档。

(2)不必办复的收文，传阅后就可归档。

(3)问性文件，可归档。

(4)重大问题，需要长时间的，有许多小问题，只要其中某项具体问题已解决，也可

以归卷。

正在办理的，仍然处于公文运转办理过程的文件，不能马上立卷。

2．有一定参考价值的立卷。如一般性学术会议通知。

3．按照文件在自然过程中形成的联系和一定的规律组成案卷。

4．案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。

（二）立卷意义

1．保持文件之间的历史联系，便于查找利用。

2．维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。

3．为档案工作打下基础。

二、立卷工作的组织

（一）文书部门立卷制度