档案管理制度

湖南省第一测绘院档案工作领导小组职责一、认真贯彻《档案法》和有关档案工作的方针、政策、法规；二、负责制定本机关档案工作计划、管理办法、规定、制度，并组织实施；三、加强对本单位档案工作的管理、组织协调和地方档案部门的关系；四、定期对档案进行鉴定，准确判断档案的保留与销毁。

综合档案室工作职责一、贯彻执行《档案法》、《保密法》及有关法规、政策；二、负责接收本院各种门类和载体的档案及有关保存价值的文件资料；三、积极开发档案信息资源，为院各部门的工作提供优质服务，提高档案的利用价值；四、严格遵守保密法规并组织实施，对本院的档案管理工作进行监督、业务指导；五、积极主动向上级主管部门及地方档案部门汇报工作，反映情况，接受检查和监督、指导；六、配合档案工作领导小组定期对各类档案进行鉴定，确保档案的完整与安全。

档案人员岗位职责一、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策。

二、坚持四项基本原则，努力实现“三个代表”重要思想，热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提高自身政治、文化、业务素质。

三、负责对本院各部门文件材料的归档整理工作。

四、负责收集保管利用本单位全部档案，并对其进行整理、鉴定、统计，积极开发档案信息资源，提高档案利用率，为经济建设和本单位各项工作服务。

五、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。

湖南省第一测绘院档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》和测绘成果资料管理有关规定，为了加强本院档案规范化、科学化、信息化管理，结合我院实际，特制定本办法。

第二条档案是本院在开展各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是我院事业进一步发展的依据，各部门必须维护档案的完整与安全。

第三条档案工作是维护本院历史真实面貌的重要基础工作，全院必须重视档案工作，把档案工作列入重要议事日程，在经费、库房设备和人员配备等方面给予保障。

第二章档案管理机构及其职责第四条院设置测绘成果资料与档案管理中心为档案管理机构，其业务接受省、市档案行政部门的指导、监督与检查。

同时，依照有关档案管理法规，对全院档案工作进行指导、监督和检查，促进档案工作进一步完善和达标。

第五条档案室的职责（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。

（二）按照上级档案部门要求，整理好本院文书档案及对本院各部门档案工作进行督促和指导。

（三）组织交流档案工作经验，培训档案业务知识。

第三章档案管理第六条凡工作中形成的本年度具有保存价值的文件材料，均由相关科室按照“谁办理、谁收集、谁整理”的立卷原则，负责相关资料、数据的收集、整理工作，按照有关规定要求，必须在规定的时限内将本部门形成的业务档案向档案管理部门移交。

第七条制定本院的《档案分类大纲》、《文件材料归档范围和不归档范围》、《档案保管期限表》，并对各类档案实行集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。

第八条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件材料的平时积累，各种文件材料及时收集完整、齐全。

各类档案的整理均符合有关规范要求。

第九条档案库房进行温湿度登记，箱柜内有防虫防霉药物，按期对档案和库房安全情况进行检查，并做好记录，不存在发霉、长虫、丢失、损毁、泄密和未按规定销毁档案等情况。

第十条档案室应建立统计制度，对档案基本情况进行登记，建立统计台帐，并对档案接收、移交、保管、利用等情况进行统计。

第十一条各部门向档案管理部门移交档案，必须符合规范要求整理装订，并根据案卷目录，<一式三份>清点核对，交接双方签字认可，手续清楚齐全后方可移交。

第十二条院建立档案鉴定组织，鉴定组织应深入实际加强具体指导。

其任务是：根据文件材料归档要求，检查文件材料是否齐全完整，整理方法是否符合相关制度的要求，鉴定、监销本院确无保管价值的档案材料的销毁工作，并进行造册登记，写出销毁报告，报院领导批准，实施销毁。

第四章档案的开发利用第十三条按规定程序开展档案查借阅，做好查借阅登记，并对档案利用效果事列进行登记，由档案室收集、整理上报。

第十四条本院各门类档案均编制卷案目录，全引目录（案卷文件联合目录）归档文件目录一式三套，编制文号索引，汇编发文汇集，编写大事记录。

第五章档案的基础设施和现代化管理第十五条档案室设有档案专用库房，能容纳本单位10年形成的档案，并配备铁门、铁护窗、厚窗帘以及灭火器、温湿度计、去湿机、空调、电脑等设备；有单独档案整理室、查阅室，布置合理，室内张贴或悬挂《档案法》、《湖南省档案管理条例》和档案管理五项制度。

第十六条档案库房安装防火、放盗自动报警系统和库房恒温恒湿自动控制系统，并安装指定的档案管理软件，实现电脑检索，现有档案目录录入电脑，实现电子文件归档，并采用光盘存储档案原文及条目。

第六章罚则第十七条有下列行为之一的，根据情节轻重，给与行政处分；造成损失的责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任；（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；（二）损失、丢失、涂改、伪造或擅自销毁档案的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第七章附则第十八条本办法由院成果资料与档案管理中心负责解释。

第十九条本办法自二00八年六月一日起实行。

湖南省第一测绘院会计档案管理办法一、会计档案是我院各项经济业务活动的重要史料和证据，是我院档案的重要组成部分。

会计档案包括会计凭证、会计账薄、财务报告及其它会计资料。

二、会计档案的归档范围（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

（二）会计账薄：总账、明细账、日记账、固定资料卡片、辅助账簿等。

（三）财务报告类：月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

（五）移交档案室保管的会计档案原则上保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的档案，档案室应会同会计部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

三、会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便使用，易于保管的价质保存。

原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

四、会计档案保管期限的划分（一）会计档案的保管期限分为永久、25年、15年、10年、5年、3年，具体见《会计档案保管期限表》。

（二）会计档案保管期限，从档案所属年度终了后的次年一日算起。

（三）使用计算机会计账务核算数据和资料的磁盘、软盘等，其保管年限与书面档案相同，缩微的会计档案资料的保管期应按上述规定执行。

五、保管期限界满的会计档案，按下列程序销毁。

（一）由档案管理部门会同会计部门编制档案销毁清册；（二）主管领导在会计档案销毁清同上签署意见；（三）应由档案管理部门、会计部门、监审部门共同派人现场监督，并在销毁清册上签章确认。

六、保存期限已满的会计档案，如尚有未了的债权，债务或涉及未结案件，应待债权、债务和案件结束，再按规定销毁。

七、会计档案整理移交程序。

会计档案由会计部门确定一名会计兼职管理现行档案并做好平时的立卷工作，由会计部门保管一年后，连同编制的各种目录一式二份移交档案室，档案室收到档案后进行检查、验收、装盒、上架、入库保管。

八、分类保管永久保存及定期保存的全部会计档案。

以上会计档案的管理按照财政部、国家档案局（财会字【1998】32号）《会计档案管理办法》执行。

档案管理制度一、凡属本单位归档范围的各种文件材料，必须依照法律法规的规定向档案部门移交，并实行集中统一保管。

二、按照文书、科技、会计档案及其他类别档案的不同特点及载体的差异，应当采用不同的形式和方法保管，将库房温度控制在档案保护要求范围内。

三、档案库房管理要做好防火、防盗、防光、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等方面工作，确保档案安全。

四、定期做好档案鉴定工作，对保管期满的档案应编制销毁清册，档案鉴定小组提出鉴定意见，报领导批准后，统一监销。

五、保持库房清洁，适时对档案资料进行检测、清理、核对工作；如发现问题，应当立即向领导报告，对破损或蜕变档案应及时抢救。

六、档案及有关档案资料的接收、移交等，要严格履行交接手续及审批制度。

整理归档制度一、按照档案法律法规和国家档案局有关规定，结合本单位档案工作实际，分别列出各种门类档案材料归档与不归档范围。

二、凡属文书、科技、会计等各门类档案归档范围内的文字材料、图标、声像、照片等，分别由具体承办的文书处理部门和业务部门负责收集，并按有关要求整理归档。

三、各种文件材料归档整理时间要求，除有特殊规定者外，均应当在翌年四月底前完成。

四、确保档案安全、完整，并保持归档文件材料之间的有机联系，因公外出人员所带回的文件、资料等，应按规定予以归档保存，不允许据为已有。

五、注重归档文件质量，做到分类合理，装订规范，编号准确，字迹美观。

库房管理制度一、档案管理人员应对所管库房的全部档案的安全负责。

严格按照党和国家有关档案安全和保密的规定，维护档案的完整与安全，严守岗位，履行职责。

二、搞好库房门、窗的密封，档案柜要关闭、上锁。

严禁易燃、易爆、有腐蚀性物品和有害气体进入库内，未经允许，非本室工作人员不得进入库房。

三、档案库房应做到“十防”。

即防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防霉、防有害气体、防光、防尘。

经常保持库房清洁、整齐、通风良好，库内不得存放任何杂物，工作人员要脱鞋入库，每星期对地板进行一次干擦，每月进行一次库内除尘，每季检查一次防虫情况。

四、严格控制库房的温湿度。

坚持做好每天的温湿度记录，按时调节库房内温湿度，力求将库内温湿度控制在规定的范围内。

五、入库档案应保持整齐，排列有序，便于查找。

每半年对照目录，分类分柜清点，确保档、册、卡相符，如有不符，应及时查明原因。

六、每天下班前应检查库内、库外门窗、箱、柜和电器设备的关闭与上锁情况，处理好不安全隐患。

保密制度一、严格遵守《保密法》、《档案法》。

二、不因工作以外的原因，打听国家秘密或案件情况。

三、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈及国家机密。

四、不在私人交往中泄露国家秘密和案件情况。

五、不私自抄录、复印秘密文件、资料。

六、不携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场所。

七、不用普通电报和无线电话传递国家机密事项。

八、不用明码电报和不加密传真机传输秘密文件。

九、不在个人著作和文章中引用国家秘密。

十、发现失、泄密问题要及时向领导汇报并采取补救措施，防止扩散。

档案利用制度一、档案提供利用，须严格遵守保密制度，不能随意离开查阅室；外单位来查阅未开放档案的，除持有单位介绍信外，还须经有关领导批准方可查阅。