企业电子邮件沟通规范及技巧

企业电子邮件沟通规范及及技巧

一、推荐使用电子邮件的情况

1.正式的工作汇报，对内/对外

2.重要信息的传递和工作安排

3.难以简单使用口头表达说明清楚的事项

4.需要获得部门之间配合的重要事项

5.没有见面交流条件的其他重要交流内容

6.正式工作报告、通知

7.部门之间事务往来，需要留下书面资料的

8.知识推荐和信息传递

其他情况期待补充

※对以上的情况，应尽量使用电子邮件，应避免使用微信、QQ等方式，由于电子邮件具备可靠的追溯功能，便于形成文件档案，因此和“快捷”沟通方式如微信、QQ

等应加以区别应用。

※电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。

在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他人节省时间。

二、邮件发送的对象

收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。

秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。

各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

※只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件

项目关键时间节点汇报文件

一般由主案亲自发送，主送给客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由主办直接发送，需同时抄送给此事项的主要管理人员

项目关键会议后的纪要

由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员

项目阶段成果确认函

按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描

寻求内部跨部门支持

主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级

三、邮件内容规范

标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括

收件人：参照上面说明

抄送：参照上面说明

正文：

1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式

如果是新发送的邮件，简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出

2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述

3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送

4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点

注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认

重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员

1.有意义的主题这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断

能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档

案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性

和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

2恰当地称呼收件者

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌也明确提醒某收件人此邮件是面向他的，要求其给

出必要的回应在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。但有中高层领导时要注意,最好称呼

各位领导和同事

–如果对方有职务应按职务尊称对方如“x经理”如果不清楚职务则应按通常的“x先生”、

“x女士”称呼但要把性别先搞清楚。

–不熟悉的人不宜直接称呼姓名对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。

3邮件开头结尾最好要有问候语

–最简单的开头写一个“HI”中文的写个”您好”结尾常见的写个Thanks and Best Regards.

–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

–俗话说得好“礼多人不怪”礼貌一些总是好的即便邮件中有些地方不妥对方也能平静的

看待。

4邮件结构

第一段与最后一段是重点

–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很

长最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。

§内容

主动说出你期待对方做的事情

–当你想要收件者采取行动时如果电邮的内容长在信件的一开始就说明你的要求。如果内

容很短不超过一个屏幕可以读完的范围就直接在信件内容的结尾提出要求即可。

§日期

邮件的日期与时间要明确

在电邮中提到的日期与时间一定要具体你说的下个月或是下周三到底是什么时候因此最好改成「下周三如3月7日」「下个月如8月」时间也要明确是上午还是下午，以免双方认知不同而产生误会。

§Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。

–如果事情复杂最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短不冗长没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

§尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

–这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

–在邮件发送之前务必自己仔细阅读一遍检查行文是否通顺拼写是否有错误。

§选择便于阅度的字号和字体

–中文老实点用宋体或新宋体字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体。

§合理提示重要信息

–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的但过多的提示则会让人抓不住重点影响阅度。

§合理利用图片表格等形式来辅助阐述

–对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述收件人一定会表扬你的体贴。

§不要随意使用:-) 之类的字符

在商务信函里面这样显得轻佻也就是不稳重。

§风格

检查自己写的电邮时试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅

5§如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。

如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。

§主体的内容详细程度取决于收件人

–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同

–有些指代要清楚，不用不常用的缩写

§主体的内容详细程度取决于主题情境的事态

–资源是否充足

–立场是否一致

实例1