总账业务流程

【总账】的所有工作均是以“凭证”为核心，它主要包括总账的基础设置（期初余额、选项）、日常业务处理（凭证处理、出纳管理、查账）、期末业务处理（转账、结账）等业务，在“业务工作”模块中完成。如图1-4所示：

图1-4

【总账】期初余额的录入

【总账】启用后，即可进入【总账】进行相关的操作，下图是总账模块的程序界面图：

图1-6 【总账】

在使用【总账】前，必须将启用【总账】月份月初所有会计科目的累计借方发生额、累计贷方发生额和期初余额录入【总账】系统，这个操作过程如下所示：

点击【总账】-【设置】-【期初余额】即可进入期初余额的录入界面，如图1-7所示

图1-7【期初余额的录入界面】

图1-7中，需要进行录入的是累计借方、累计贷方和期初余额，年初余额由系统自动计算。

图1-7中有三种颜色的输入区域，其中白色部分是可以直接录入的，只要双击鼠标左键然后将相应的数据录入即可。

灰色部分不用手工直接录入，在输入相关的数据后，系统会自动根据输入的数据计算出来，比如年初余额。另外，具有下级科目的会计科目，只需将其下级科目余额录入完毕后，系统自动汇总计算出。比如，在手工录入完毕【短期投资】科目下面的股票、债券、基金、其他的余额后，【短期投资】的余额由系统自动根据股票、债券、基金、其他的余额汇总填上。

黄色部分是指该科目是带有辅助核算的科目，对于这种类型的科目需要同时录入其辅助期初内容，如图1-7的【应收账款】。双击黄色部分进入辅助期初余额录入界面：

图1-8 【辅助期初余额录入】

点击【增加】按钮，系统会在表体上增加一行。以【应收票据】为例，每一笔期初应收票据需要录入相应的客户，业务员，借贷方向，累计借贷方发生额和金额信息。如果由多笔业务可以继续点击增加按钮添加。当所有的期初应收票据录入完毕之后，点击【退出】按钮退回到图1-7所示期初余额的录入界面，同时【应收票据】累计借方、累计贷方、期初余额和年初余额都会由系统自动填上。

当所有的会计科目期初余额录入完毕后，点击【试算】进行试算平衡，点击【对账】进行总账与辅助账、总账与上下级的对账，如果发生错误，则需要寻找出错原因，否则会影响后续的记账等操作。

图1-9 【试算与对账】

3、【选项】的设置

期初余额录入完毕后，需要进行总账【选项】的设置，它会对总账的许多操作进行控制或者发生影响。

点击【总账】-【设置】-【选项】进入选项设置界面，如图1-10所示：

图1-10 【选项】-【凭证】

【凭证】页签下，如果选中【制单序时控制】，则系统会对所有凭证进行严格的时间顺序控制，比如，如

果填制了一张日期为当月8号的凭证，则下一张凭证的日期就必须为8号或者8号以后，而不能为再填制8号以前的凭证了。

【支票控制】：如果这里选中【支票控制】，并且在【基础设置】-【基础档案】-【收付结算】-【结算方式】对相应的结算方式启用了票据管理，在填制凭证时使用银行科目编制凭证时，系统对针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入的支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。

【赤字控制】：若选择了此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示，提供了提示、严格两种方式。

【可以使用应收受控科目】：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。如果总账和其它业务系统使用了受控科目会引起应收系统与总账对账不平。

【可以使用应付受控科目】：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。如果总账和其它业务系统使用了受控科目，会引起应付系统与总账对账不平。【可以使用存货受控科目】：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。如果总账和其它业务系统使用了受控科目会引起存货系统与总账对账不平。

【现金流量科目必录现金流量项目】：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额，也即当发生现金的流入流出时，必须指明是由于什么原因产生的现金流入流出。

【凭证编号方式】：分【系统编号】和【手工编号】两种。如果使用【系统编号】，系统在【填制凭证】功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即【手工编号】。

在【选项】的【权限】页签下，系统也提供了相应的权限控制功能

图1-11 【选项】-【权限】

在【权限】页签下，可以选择是否必须进行出纳签字和主管签字，如果选中【出纳凭证必须经由出纳签字】，

则要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账。如果选中【凭证必须经由主管会计签字】，则要求所有凭证必须由主管签字后才能记账。

【可查询他人凭证】：如允许操作员查询他人凭证，则选择此项。

【允许修改、作废他人填制的凭证】：如允许操作员修改、作废他人填制的凭证，则选择此项。

二、日常业务处理

财务的日常处理流程如下，其中虚框内的出纳签字和主管签字表示这两个操作为可选，如果某些企业要求必须经过这两步操作，则可在【选项】-【权限】下进行相应的设置。同时，需要注意的是，转账是在记账之后进行，并且由系统转账生成的凭证也需要进行审核和记账。

a) 凭证的填制

依次选择【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】可以进入凭证录入界面，

图1-12 【填制凭证】

关于凭证的录入操作，我们只对一些需要注意的问题进行说明：

单击工具栏上的【增加】按钮或按【F5】键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字。

关于【摘要】的输入，一种手工录入摘要，另一种是按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。

关于【常用凭证】，在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。如下图所示，可以点击【生成常用凭证】来将凭证保存成常用凭证：