电子邮件礼仪ppt

4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ；不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事；单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应；应该“全部回复”； 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
(3)如果你对发件人提出的问题不清楚；或有不同的意见；应该与发 件人单独沟通；不要当着所有人的面；不停的RE来RE去；与发 件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有 确定结果的邮件。
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中 “邮箱设 置”；单击 “常规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间；只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候；要
？这样处理邮客件？户恰这邮当样件处恰吗理当吗
1、现在忙；抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂；等等再说 3、出差或休假中；不能回复邮件 4、同一问题；反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式； 及时准确是要实现的目标。
(1) 收到重要邮件后； 应即刻回复对方；因为这是对他人的尊重；
10个字
“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼；这是非常不礼貌的。
3、签名 字体规格
不要就同一 问题多次回 复讨论；不 要盖高楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次；这只能说明交 流不畅；说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题；多个收件人频繁回复；发表看法；把邮 件越RE越高；这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
如果你是初用邮箱新人。。。 回复？全部回复？
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商； 总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
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及
(2) 理想的回复时间是2小时内；特别是对一些紧急重要的邮件；
时
(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的；对 于一些优先
回
级低的邮件可集中在一特定时间处理； 但一般不要超过24小时；
复
邮
(4) 如果事情复杂；你无法及时确切回复；那至少应该及时的回复
件
说：“收到；我正在处理；一旦有结果就会及时回复；等等”；
重要：及时作出回应；哪怕只是确认ห้องสมุดไป่ตู้下收到。如果你正在出差
或休假；应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候；最好把相关的问题抄到 回件中；然后附上答案。不要太简单；那样太生硬 了；应该进行必要的阐述；让对方一次性理解；避 免再反复交流；浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件；你确只回复“是的”、
职场故事：女秘书PK老板事件
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本来；这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了；但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、E MC(广州)、EMC(上海)”。这样一来；EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾；其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人；这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处；职场中 也无人会接受。
初始状态
若干日月年后。。
(1836)
邮件文件夹分类
--以163邮箱为例
1、单击“其他4个 文件夹”下拉框
2、单击下拉框中的 “新建文件夹”
3、对话框 中输入文 件夹名称
九鼎
技巧：收件箱手动清空
太好了；没有邮件需要处理
你清空的不是收件箱；是你身上的猴子 你清空的不是收件箱；是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹
★ 点击“回复全部”前；请三思而后行！
主动控制邮 件的来往
为避免无谓的回复；浪费资源；可在文 中指定部分收件人给出回复；或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考；无需回复”。
邮件主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
你的邮箱是这个样子的吗？
1、单击“通讯 录”
通讯录的管理
--添加联系人
2、单击“新建联系 人”
3、填写相关资 料；单击“保存”
1、单击“通讯 录”
通讯簿的管理
--联系人分组
2、单击 “新建联系 组”
3、填写相 关资料； 单击“保 存”
九鼎
设置姓名
--自己的姓名
1、单击“设置”
2、选中“邮箱 设置”；单击 “个人资料”
某某
？这样的？邮这件样恰的当邮吗件恰当吗
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏；请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
1、Email正文要简明扼要；行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字；注意使用拼写检查这是对别人的尊重；也是自己 态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片；表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符；在商务信件中会显得轻佻。
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
邮件主题
？这些标？题这恰些当标吗题恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
--简明、扼要
○ 1、一定不要空白标题；这是最失礼的 ○ 2、标题要简短；不宜冗长；不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性；切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题；不在一封信内谈多件事情；以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题；引起收件人注意； 但应适度；特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时；可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字