采购作业的基本流程

采购作业的基本流程

综述

采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。

一、拟定订单说明书

⑴功能规格说明

功能规格说明即物料必须满足企业需求。使用功能规格说明的优点如下：

*潜在的供应商不会被埋没；

*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。

*最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。

⑵详尽的技术规范

指物料的技术性能与特征。通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。

为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书：

①质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。

②物流标准：说明需要的数量和交货时间。

③维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。

④法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。

⑤目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决

方案。

总之，通过拟定订单说明书，目的在于：

*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。

*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。

*将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。

*确定一个明确的样品检查程序。

*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。

*（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。

二、选择供应商

步骤如下：

*决定外购的方法。

*供应商资格认定和确定投标人名单。

*为报价申请和收到的标书分析做准备。

*评价供应商。

以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。确认三~五个向其询价。

收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A 选择某一供应商的决定；B 优先的评级方案；C 优先被考虑的报价单等。

最后对确定的供应商和采购的物料进行风险分析，甚为关键。

A 技术风险：指的是管理的适用性、专业化和生产手段，被讨论公司的工具和检测设备，这关系到供应商能否按照协商的条款提供物料和服务。

B 质量风险：指的是公司大体上的质量管理，特别是被讨论的项目的质量控制体系。

C 财务风险：指的是在此项目期间公司被认为能够完善并有效运作的程度。其中较为重要的是：财务状况、投资弹性和在不久将来的固定财务状况。

最后选择一个或以上供应商与他就产品和服务进行谈判，没有被选中的供应商应通知并说明他们的标书被拒绝的原因。

总之，在选择供应商时，应：

确定最适当的外包方式，总包还是分包，确定是使用固定成本合同、成本补偿合同或单位价格合同。

通过资格预审程序确认可靠的供应商。

通过制定报价单的要求使得报价单的收到与对比成为可能。

以相同的态度处理来自供应商对信息的需求；为项目小组与供应商之间的信息沟通开辟渠道。

和使用者密切合作对报价书不偏不倚的分析，清楚区分技术评价和商业评价。

三、采购合同谈判

采购合同必须与采购政策、公司文化、市场情况、物料特征等相适应，谈判通常涉及以下内容：

1、交货价格和条件

*固定价格加激励报酬。这种类型的合同是用奖金激励供应商以超出协议的标准完成工作，与提前交货、更佳的交货保障和超出协议规定的质量性能有关。

*成本加利润合同

*成本加补偿合同

*价格调整合同，主要用于交货期长、加工特殊、原材料价格波动频繁等。

后三者少用。

2、付款条件

通常可取的付款条件以供应商履约为基础。例如，工作完成25%付款20%，以此类推。

最后留5%～10%的款项在完全肯定设备确实正常运转和购买的服务到位的情况下才支付。预付款最好能够以银行担保抵补，这能够让供应商允许履行他的职责。这样银行担保完全能够抵补预付的金额并且在银行担保相关部分的供货期内也是有效的。如有可能，控股公司的公司担保也可满足要求。

3、罚款条款和保证条件

采购合同规定供应商所交物料必须：

*质量优良完全与约定的要求、规范、条件、图纸、样品一致，并且完全适用于预期用途。

*全新无缺陷物料的制造必须使用质量优良、适当的新原料和一流的技术、专业人员。

*满足供应商所在国的法律和政府法规，并且产品和产品的使用不包含对任何人员、财产、环境的健康或安全的危险。

如果没有达到合同规定的性能，首先要讨论纠正措施。这些措施最后也期不到适当的效果，那就要由供应商补偿总的成本。这个程序在合同条款和条件中必须一致。因此，罚款条款并不能为执行或交付阶段发生的问题提供解决办法；但至少他们可以限制后来由此引起的损害。

将供应商所交付的产品的可靠性和可以胜任的运行负有责任的期限在合同标明也十分重要。通常规定12个月的保质期，生效日一般是投入使用的日期，也可以是交货日期。

4、其他协议

*保险和安全规则

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*权利与义务的转移

*向第三方转包

*交货条件等。

四、发出订购单

通常合同就是购货订单，有时候，购买方会就滚动式合同进行谈判，包括较长时间内所需要的材料。购货订单会按照合同发出，订约和订购是独立进行。

以上为采购作业流程简述。

供应商的评审与监控

1、供应商的评审程序

* 成立评审小组对合格的供应商的各项资格或条件进行评审。成员可包括采购、工程、生产、质检、财务及公关部门等。

* 决定评审项目由于供应商之间的条件可能互有雷同，因此，必须采用客观的评审项目，作为选拔合格供应商的依据。包括如下内容：

A. 一般经营状况：

企业成立的历史；

负责人的资历；

登记资本额；

员工人数；

完工记录及实绩；

主要客户；

财务状况；

营业执照；

B. 供应能力：

生产设备是否新颖；

生产能量是否已充分利用；

厂房空间是否足够；

工厂地点是否邻近买方。

C. 技术能力：

技术是自行开发或依赖外界；

有无国际知名机构技术合作；

现有产品或样品的技术评估；

技术人员人数及受教育程度。

D. 管理制度的绩效：

生产作业是否顺畅合理，产出效率如何；

物料管制流程是否已电脑化，生产计划是否经常改变；

E. 品质能力：

品质管制制度的推行是否落实，是否可靠；

有无品质管制手册；

是否订有品质保证的作业方案；

有无政府机构的评鉴等级。

* 设定评审项目的权数

针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的权数。不过，无论评审项目多少各项目权数的总和必定是1或100%。