秘书人员的基本能力要求

3、组织管理能力
秘书工作具有突出的综合性特点。
秘书人员的组织管理能力主要体现在以下方面：
（1）计划组织能力。首先是对秘书工作的日常事务做出周密
的计划和安排并能够组织实施，以保证秘书工作的有序性；其次
是对重大工作活动进行策划、组织、实施，如重大的会议、会谈，
大型的调查研究，大型的代表团的接待等。
（2）协调能力 秘书人员的协调能力对于改善人际关系，提高整个组织活动的效率 具有重要意义，所以协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员必须具 有良好的协调能力，使协调对象达到和谐统一。 这种能力表现在： 一要熟悉有关在政策法律和规章制度，准确把握领导意图和被协调 者的情况，这是协调的依据； 二要把局部与整体、微观与宏观联系起来进行考虑，紧紧把握全局 利益，这是协调的方向； 三要善于发现矛盾的焦点，捕捉那些“牵一发而动全身”的关键环 节，这是协调的关键； 四是要根据具体情况，灵活运用各种协调方法与手段，有较强的变 通能力，这是协调的艺术。 秘书人员组织管理能力的培养和提高有两种途径：其一是学习和掌 握科学的管理方法，如目标管理法、统筹管理法、网络管理法等；其二 是实践中学习和锻炼，摸索出一套工作的规律和方法。
（2）公共关系学知识。
掌握公关知识，有助于秘书人
员运用公关这一手段塑造良好的组织形象。
（3）心理学知识。秘书人员的辅助管理活动总是通过秘书与领 导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、
公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。
（4）经济学知识。
秘书人员应十分注意对经济理论和经
济知识的充实，从理论和实践两个方面去了解市场经济体系，提高
2、专业知识
秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。
（1）秘书业务知识 。这是秘书知识结构体系中的核心部分，也是
区别于其他专业人才知识的标志。
（2）单位专业知识。
了解这些知识能使秘书人员当好领导
者的参谋和助手。
首先,要具备机关工作的知识。秘书人员英爱全面掌握机关的情况，
包括：机关的性质、特点、目标、任务。所处的政治、经济、文化环境，
为了适应秘书工作综合性强、涉及范围广的特点，秘书人员必须具备 合理的知识结构。
（一）秘书人员知识结构的特征 1、中心性与整体性
秘书人员首先必须从整体需要出发选择知识结构的各个组成 部分，即围绕秘书工作的要求和目的，决定吸取哪些知识。其次，还必须 把这些知识整合成一个整体，努力使知识结构的各个组成部分在整体互动 中产生效用。
观察力是人们仔细察看客观事物或现象、发现其特征的能力。 秘书人员的观察力是秘书智力活动的门户和源泉。
3、注意力 注意力是一个人按照预定目的，在特定时间内把心理活动指向特定对象
的能力。 4、记忆力记忆力是指人们对过去经验的记忆、贮存和再现能力。
5、想象力 想象力是指大脑对原有的感知形象进行改造加工，并且创造新形象的能
辅助领导管理经济工作的能力。
秘书学
第十九讲
主讲教师：娄淑华
学时：32
二、秘书人员的能力要求
秘书人员的能力是指智力水平、基本能力和业务技能的有机综合。秘书人员应当构建起合 理的智力结构，提高智力水平，这是实现秘书人员智能优化的关键因素。
(一）秘书人员的基本能力
1、思维力 思维力是人们对事物间接和概括反映的能力。它是秘书人员智力结构 的核心要素，其他要素都为之服务并受其支配。 2、观察力
2、广博性与专业性 从某种程度上讲，秘书人员的知识面应涵盖领导的知识面，才能
真正发挥补偿和辅助作用，广博性随知识的发展而发展，秘书人员要紧扣 时代发展对自己的要求，既积累广博的书本知识，又扩充丰富的实践知识。
专业知识是从事秘书工作所必需的业务知识，广博的知识必须与专业 知识结合起来，才会成为“T”型人才。
主要包括以下几个方面：一是反
映敏捷，应对自如；二是表达准确，分寸适当；三是口齿清晰，流
畅清晰；四是态度从容，不卑不亢，表达圆满；五是针对不同对象，
选用不同语言，讲究说话的艺术性。
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第二十讲
主讲教师：娄淑华
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2、听知能力
听知能力又称理解能力。
首先要求秘书人员注意力
高度集中。
其次要求秘书人员具有迅速准确的理解力。
力。Leabharlann （二）秘书人员的基本能力要求
秘书人员的基本能力，是指从事秘书活动的各种实际本领。 秘书人员合理的基本能力应包括下述几方面：
1、表达能力
（1）文字表达能力。具备较强的文字表达能力，是对秘书人员
的基本要求。所谓较强的文字表达能力，简单地说，就是以书面形
式表达思想意图，辅助领导处理政务的
能力。 。
（2）口头表达能力。
成员的精神面貌和构成情况，这些知识对秘书人员来说十分重要。
其次，要具备机关工作的知识。社会的发展对秘书工作提出了专业
化的要求。
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第十八讲
主讲教师：娄淑华
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3、辅助知识
这是独立于专业知识之外，但又与秘书工作密切联系的知识。
与秘书工作联系最密切的辅助知识有下面几类：
（1）管理学知识。秘书工作是辅助管理性质的工作。
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第十七讲
主讲教师：娄淑华
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3、比例性与层次性 秘书人员的知识结构应当是一个内部比例协调平衡的结构 体系。秘书人员所掌握的各种知识使用频率各不相同，有的经 营运用，有的则偶尔为之。比例性原则就是根据各种知识使用 的频率来确定其在知识体系中的恰当比例。 4、客观世界的发展变化，使得领导活动也随之发生变化 因此秘书人员的知识结构必须适应这种变化，呈现一种动 态的开放结构，即基础较宽、活性较强、反馈及时、调节有度， 能够随时吸收新的知识，使知识结构不断趋于完善。
（二）秘书人员的知识结构的模式
秘书人员的知识结构的模式包括基础知识、专业知识和辅助知识三 部分。
1、基础知识
具体包括以下几类： （1）科学文化基础知识。包括一般的自然科学和社会科学知识，是 从事秘书工作最起码的文化基础。 （2）政治哲学类。主要包括哲学、政治经济学、科学社会主义以及 现代科学方法知识。 （3）法律政策知识。包括宪法、法律、法令、行政规章等以及党和 国家的方针政策，这是秘书工作的重要依据。 （4）外语类和计算机类。这是当代秘书人才所必须掌握的基础知识。
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第十六讲
主讲教师：娄淑华
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第七章
秘书人员的智能素养与工作艺术
第一节 秘书人员的知识结构和能力要求 第二节 秘书人员的基本素养 第三节 秘书人员的工作艺术
第一第节一节秘书秘人书员人的员知的识知结识构结和构能和力能要力求要求
一、秘书人员的知识结构
知识结构就是指个人为实现一定的目标，在人类知识进行学 习与选择后，在头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。