财务档案信息保密细则

财务部保密制度实施细则

一、适用范围

1.为配合公司保密制度实施，提升财务人员保密意识，规范财务部保密工作，规避财务

泄密风险，特制定本保密实施细则。

2.本保密实施细则适用范围为：会计凭证、账薄、报表、财务情况说明书

（财务会计报告），经营意向、决策资料，财务安排、关系客户资料、财务会议记录，公司有关财务规章制度、证件、印章，会计数据、会计资料及其会计载体（包括计算机、税控装置及程序、电算化程序、备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等），等各种资源管理，均适用保密制度及本实施细则，未涉及事项依有关规定或参照本实施细则执行。

3.公司财务人员在其职责范围内对本实施细则适用范围所列各种资源享有不同职别相应

的知情权和管理权。

二、会计数据的密级

财务部人员对内对外提供会计数据时，要根据数据的密级履行必要程序：

1.公司客户名单、与客户的交易数据，成本数据为绝密资料，不对任何内

外部部门提供，因特殊情况要提供的，需请示财务部总监。

财务部保管的技术合同、技术研发协议、设备试制合同、材料设备采购方式、采购价、采购渠道，采购合同、招投标价格、投标预算、工程决算、投标

书；等为绝密资料，各岗位人员只能在自己的工作权限内使用上述文件，没有

对内对外提供的权利，因特殊情况要提供的，需请示财务部总监。

2.网上银行密码、支票汇票密码为绝密信息，各使用人员严格保密不得泄

露给任何人。

3.公司战略发展规划，并购、投资意向为绝密信息，不对外提供。

4.供应商信息，与供应商的交易数据，职工薪酬数据为机密数据，对内外

部门提供，要请示财务总监以上级领导。

5.其他财务数据、文件资料统归为秘密级，对公司内其他部门索要的秘

密级数据，要根据索要人目的、岗位职责、所在部门的职能酌情提供，无法判断时要请示领导，并要求对方控制数据的使用范围。对外部单位索要的数据，需请示财务总监批准后方可提供。

三、凭证和报表的管理

1、会计凭证管理

会计凭证须于次月16日之前装订完毕，归集后统一放入专门的凭证柜进行临时保管。

装入凭证柜时，档案管理人要做好登记备案，并于每月定期对凭证柜中凭证进行盘点，记录是否有缺失。查阅凭证需经财务部主管或以上级别领导同意，查阅地点为财务档案室，不允许将凭证私自带出财务档案室。若需外借凭证，必须由财务总监以上领导书面同意，并在财务部进行相关登记，限定归还日期，原则上不允许超过两天。

在年度终了时，应将临时保管的上一年度凭证移交财务档案室保管，并做好交接备

案。

2、会计报表。会计报表由报表编制人员保管，每月12号前将上月的报表打印并装订成册，同时保留电子格式一份。上年报表在2月底前装订成册。

报表保管人和其他能够获得会计报表数据的人员对报表数据负有保密责任。季末、年末在报表外公告前，其内容要严格保密，杜绝对外透露任何报表内容。

会计报表由专人进行保管。保管、查阅、复印、外借事宜可参考会计凭证相关规定。

3、各主管会计在其职责范围内，按会计核算期准确及时地填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告，定期将其整理装订成册

进行临时性保管，两个会计年度后，各主管会计必须及时移交给会计档案管理部门按《会计档案管理办法》进行管理。在临时保管期间，财务总监有权现场查阅和审查凭证、账薄、报表及报告。其他任何人不得在未经财务总监批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。

4、各财务人员及其负责人不得在未经公司主管领导同意的情况下将其掌握的经

营意向、决策资料，公司有关规章制度，证件及会计载体等出借、出租或复印、拷贝给任何人使用。

5.电子文档管理

对保存于电脑中的电子格式文档要分密级管理，机密以上级数据要设置word或excel打开密码。财务人员对于重要的文字数据必须及时备份，备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等各种会计载体由财务主管领导会同公

司高层领导指定专人统一负责保管。其他人如需使用必须经主管领导会同技术管理部门有关负责人一起进行签字登记后方可借用并及时退回。

四、成本、经营计划资料、战略规划等资料管理

1.成本、销售定价，客户资料财务部绝密资料。由所涉及岗位专人专用，专人专管。纸

质资料需上锁存放，钥匙由专人保管。电子版资料需采取加密措施，解密方法由专人保管。借阅、复印需取得财务部经理同意，并做好登记备案。

2.经营计划、战略规划等资料，由财务主管单独保管。原则上不对外复印和借阅。

六、其它事宜

1.财务人员获得授权对内外提供资料时，应当仅提供与索要人目的直接相关的内容，不

得直接引出财务系统数据，或直接将相关数据全部提供给索要人。提供或公示数据时应当提供给直接相关人，不得使用群发方式向非相关人提供数据。

2.财务部各办公室应配备碎纸机，对于打印、复印作废的资料或其它应销毁的资料，应

及时使用碎纸机销毁。各办公桌桌面应保持干净整洁。

3.非财务部人员，未经财务人员的许可，不可随便进入财务办公室。财务办公室的钥匙

要妥善保管，不可出借、复制给他人使用。若钥匙遗失，要及时报告给财务主管。财务办公室人员在临时离开办公室时，应收拾整理桌面，将重要资料锁入抽屉。最后离开办公室人员必须锁门。

4.财务部人员应注意电子资料的保密。使用电脑应该安装公司统一防火墙

和杀毒程序，并定期更新和杀毒。对外发送工作邮件，要明确抄送对象，并注明邮件内容保密。

财务人员对于重要的文字数据必须及时备份，备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等各种会计载体由财务部信息系统管理员负责保管。备份的财务数据只用于恢复系统时使用，不作任何其他用途。

5.公司财务部门需向外部报送的会计资料必须经公司董事会、财务总监许可并由公司行政部证券专员进行相应登记，加盖公章后予以报出；公司内部其他职能部门需要查阅、审查、借阅、复印、拷贝会计资料的，必须经财务总监批准许可后方能执行；

七、凡违反上述规定者，视其情节严重程度，给予相应处罚

八、本细则自发布之日起实施，解释权规公司财务部门所有

财务部签章