秘书实务 精品课件
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
• （自然采光；照明光）
6、办公室的安全环境管理
• 识别办公室安全隐患 • 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，
如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、 锁门等。 • • 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、 湿度调节欠佳，噪音控制不当。
• 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当， 阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太 多东西有倾斜倾向等。
•
秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况
• 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，
• 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高
• 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适
• 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书
• 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文
• 具柜可以不同的式样搭配配置，
• 但要总体风格一致。
1、便于沟通 2、利于监督 3、协调舒适
办公室环境的构成及布置要求：
1、办公室布局及绿化 2、空气环境：
①空气清新，无异味，有流动； ②温度适中；
③湿度合理； 气味芬芳。
• 3、办公室声音：安静，无噪音 • ①避免户外声音干扰； • ②避免办公室内声音干扰； • ③避免办公设备声音干扰。
• 4、空间环境：无障碍 • ①桌椅摆放合理，便于行走： • ②没有私拉乱扯电线或电话线； • ③常用档案柜及其设备应就近摆放； • ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； • ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。
• 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露， 拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反 光，复印机的辐射，违规操作等。
• • 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举
放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备， 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在 办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。
• 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过 时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
•
灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。
•
窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。
• 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖
• 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何
• 流苏。
•
物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单
• 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，
• 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，
• 办公桌面整洁有序。
• ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电 脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能 升降为佳。
• ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听， 也便于读写。
• ③办公必需品齐备。
• ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。
• ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和 企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应 该高档而有品位。
• 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。
• 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机
• 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，
• 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
•
办公室环境是秘书工作中形成的布置，人
• 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风
• 格、工作作风，因此必须加以注意。
• 3 办公室氛围的营造
•
指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人
• 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的
• 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和
• 在工作中体现的风格作风，是最能
• 表现办公室管理水平的。
主要应注意以下三点：
注意培养秘书人员宽 容开朗的性格
形成秘书间的合作精
注意
保持办公室健康文明
案例分析：
“如果是你，你会怎么办呢？”
（二） 办公室的设备设施管理
•
随着物质的丰富和办公条件的改善，办公
• 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为
• 办公室管理中一项重要的内容。
• 1 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理
•
办公房间自然以朝向好、通风、采光好为
• 宜，但秘书选择办公房间还要照顾
• 到许多便于工作的因素。
5、视觉（光线）环境：
• 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和 光线。
• 办公室内覆盖物: • (1)有效地使用颜色。 • (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、
天花板的颜色协调一致，以保证一个统一 的、和谐的环境。
• ．照明：指为完成办公室的指定工作而提 供适当的光线系统。
• 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的 强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯， 降低光源强度，避免集束光而用匀散光； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间 接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射 入。
• 2 办公机械设备和电器设备的管理科学合理
•
地使用做好资产登记
•
不同的办公室，设备配置不一，配置的依
• 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比
• 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、
• 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复
• 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、
• 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空
第二章 日常事务工作
第1节 办公室环境管理 第2节 管理自己与上司的时间 第3节 上司日程安排 第4节 接电话与处理邮件
第5节 印信管理与保密工作 6节 办公室领用现金管理 与商务费用报销
办公室环境管理
•
通过秘书办公室管理工作的学习 和训练,掌握办公室环境的设计和布置能 力；妥善管理办公用品的能力。
• 的场所和氛围，因此包括物质环境，也包括人文环 境。
• 1 办公室环境安排
•
是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘
• 书人员相对固定的办公座位格局。
• 秘书有两种办公形式：
封闭式办公 办公的形式
一两名秘书在一间 办公室
开放式办公 若干秘书同在一间 办公室
办公的形式
掌握不同类型办 公室的优缺点
开放式 办公室
• 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然
• 有序的办公状态。
• 2 办公室环境布置
•
是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、
• 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体
• 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应
• 当和机关的整体风格和格调一致，
• 应当使办公物品烘托环境的庄重、
• 整洁和雅致。
• 封闭式办公室
• 优点：相对独立、可集中注意力，保护资料的隐 密性
• 缺点：成本高、不易于监督
• 开放式办公室 • 优点：成本低、便于相互交流
• 缺点：室内空气质量差、电器多导致强辐射
•
不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工
• 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理
• 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自
1 办公环境构成 2 办公wenku.baidu.com境布置 3 办公环境维护 4 办公用品管理
项目1 办公环境管理
一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的秘
书部门工作所处的自然环境。 主要分硬环境和软环境，包括 空间环境、视觉环境、听觉环 境、空气环境、健康与安全环 境、社会环境、文化氛围等。
二、 办公室布置的三大原 则
神和团队精神
事项
的氛围
营造办公室氛围注意事项
•
办公室，说到底是秘书工作的场所，有别
• 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的
• 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作
• 氛围。
三、办公环境的维护
1、工作方法 经常清理责任区
a. 个人区域 b. 公共区域 c. 上司办公区域
设备物品放置适当，取用有序
a. 本人…… b. 公共……
四、办公用品的管理
• 1、办公用品的计划 a.分类；b.计划与采购
• 2、办公用品的发放 • a.专人负责；b.定时发放；c.填写物品申请表
• 3、节约使用的措施 a.复印；b.传真；c.计算机、打印机、因特网；d.电话、移 动电话；e.办公资源的调配
• 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷
• 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和
• 笔记本电脑。
• 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 • 主要应有三个方面。
做好资产登记
定时定人负责 维护保养
科学合理地使用
对设备的 管理
对办公机械设备和电器设备的管理
（三）办公室的环境管理
•
秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处
6、办公室的安全环境管理
• 识别办公室安全隐患 • 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，
如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、 锁门等。 • • 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、 湿度调节欠佳，噪音控制不当。
• 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当， 阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太 多东西有倾斜倾向等。
•
秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况
• 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，
• 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高
• 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适
• 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书
• 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文
• 具柜可以不同的式样搭配配置，
• 但要总体风格一致。
1、便于沟通 2、利于监督 3、协调舒适
办公室环境的构成及布置要求：
1、办公室布局及绿化 2、空气环境：
①空气清新，无异味，有流动； ②温度适中；
③湿度合理； 气味芬芳。
• 3、办公室声音：安静，无噪音 • ①避免户外声音干扰； • ②避免办公室内声音干扰； • ③避免办公设备声音干扰。
• 4、空间环境：无障碍 • ①桌椅摆放合理，便于行走： • ②没有私拉乱扯电线或电话线； • ③常用档案柜及其设备应就近摆放； • ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； • ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。
• 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露， 拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反 光，复印机的辐射，违规操作等。
• • 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举
放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备， 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在 办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。
• 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过 时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
•
灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。
•
窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。
• 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖
• 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何
• 流苏。
•
物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单
• 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，
• 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，
• 办公桌面整洁有序。
• ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电 脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能 升降为佳。
• ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听， 也便于读写。
• ③办公必需品齐备。
• ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。
• ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和 企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应 该高档而有品位。
• 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。
• 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机
• 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，
• 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
•
办公室环境是秘书工作中形成的布置，人
• 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风
• 格、工作作风，因此必须加以注意。
• 3 办公室氛围的营造
•
指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人
• 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的
• 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和
• 在工作中体现的风格作风，是最能
• 表现办公室管理水平的。
主要应注意以下三点：
注意培养秘书人员宽 容开朗的性格
形成秘书间的合作精
注意
保持办公室健康文明
案例分析：
“如果是你，你会怎么办呢？”
（二） 办公室的设备设施管理
•
随着物质的丰富和办公条件的改善，办公
• 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为
• 办公室管理中一项重要的内容。
• 1 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理
•
办公房间自然以朝向好、通风、采光好为
• 宜，但秘书选择办公房间还要照顾
• 到许多便于工作的因素。
5、视觉（光线）环境：
• 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和 光线。
• 办公室内覆盖物: • (1)有效地使用颜色。 • (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、
天花板的颜色协调一致，以保证一个统一 的、和谐的环境。
• ．照明：指为完成办公室的指定工作而提 供适当的光线系统。
• 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的 强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯， 降低光源强度，避免集束光而用匀散光； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间 接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射 入。
• 2 办公机械设备和电器设备的管理科学合理
•
地使用做好资产登记
•
不同的办公室，设备配置不一，配置的依
• 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比
• 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、
• 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复
• 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、
• 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空
第二章 日常事务工作
第1节 办公室环境管理 第2节 管理自己与上司的时间 第3节 上司日程安排 第4节 接电话与处理邮件
第5节 印信管理与保密工作 6节 办公室领用现金管理 与商务费用报销
办公室环境管理
•
通过秘书办公室管理工作的学习 和训练,掌握办公室环境的设计和布置能 力；妥善管理办公用品的能力。
• 的场所和氛围，因此包括物质环境，也包括人文环 境。
• 1 办公室环境安排
•
是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘
• 书人员相对固定的办公座位格局。
• 秘书有两种办公形式：
封闭式办公 办公的形式
一两名秘书在一间 办公室
开放式办公 若干秘书同在一间 办公室
办公的形式
掌握不同类型办 公室的优缺点
开放式 办公室
• 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然
• 有序的办公状态。
• 2 办公室环境布置
•
是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、
• 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体
• 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应
• 当和机关的整体风格和格调一致，
• 应当使办公物品烘托环境的庄重、
• 整洁和雅致。
• 封闭式办公室
• 优点：相对独立、可集中注意力，保护资料的隐 密性
• 缺点：成本高、不易于监督
• 开放式办公室 • 优点：成本低、便于相互交流
• 缺点：室内空气质量差、电器多导致强辐射
•
不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工
• 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理
• 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自
1 办公环境构成 2 办公wenku.baidu.com境布置 3 办公环境维护 4 办公用品管理
项目1 办公环境管理
一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的秘
书部门工作所处的自然环境。 主要分硬环境和软环境，包括 空间环境、视觉环境、听觉环 境、空气环境、健康与安全环 境、社会环境、文化氛围等。
二、 办公室布置的三大原 则
神和团队精神
事项
的氛围
营造办公室氛围注意事项
•
办公室，说到底是秘书工作的场所，有别
• 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的
• 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作
• 氛围。
三、办公环境的维护
1、工作方法 经常清理责任区
a. 个人区域 b. 公共区域 c. 上司办公区域
设备物品放置适当，取用有序
a. 本人…… b. 公共……
四、办公用品的管理
• 1、办公用品的计划 a.分类；b.计划与采购
• 2、办公用品的发放 • a.专人负责；b.定时发放；c.填写物品申请表
• 3、节约使用的措施 a.复印；b.传真；c.计算机、打印机、因特网；d.电话、移 动电话；e.办公资源的调配
• 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷
• 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和
• 笔记本电脑。
• 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 • 主要应有三个方面。
做好资产登记
定时定人负责 维护保养
科学合理地使用
对设备的 管理
对办公机械设备和电器设备的管理
（三）办公室的环境管理
•
秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处