公文制发程序

公文制发程序

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(五)公文制发程序

公文办理(亦称“办文)，分发文和收文。其管理机构是各级机关的办公厅(室)，并设立文秘部门(综合处、秘书处等)或者配备专职人员、文秘人员负责。这里只涉及“发文”的一部分。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。我们以写作为主线，归纳为五步讲述，并旁及一些必要的知识。

1．拟稿

公文的草拟，一般是“谁主管的事，谁拟稿”。拟稿有两步：一是拟意，一是拟文。拟意就是提出或决定应该写一份什么内容的文件办理什么事，又可分为“交拟”和“提拟”两类。“交拟”是领导人或领导层决定拟文，将任务和事项、内容和文种、意图和依据、决策或情况、要求及时间等，交代给办事部门或职能部门或专人，去考虑草拟；“提拟”是办理机构或职能部门或干部个人，觉得应发个什么文

件给什么单位解决什么问题，经调研、思考、讨论，向领导或有关部门建议，经同意交拟或由本部门议拟。拟文，就是草拟文稿，按“交拟”或“议拟”的意向起草初稿。可指定专人或文秘部门、业务部门，也可组织写作班子，视情况而定。起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。

草拟公文应当做到：

①符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

②全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

③观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

@yfl’l~th，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。

⑤人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。⑥文种格式使用正确。⑦杜绝形式主义和繁琐哲学。拟搞过程中因征求意见、讨论修改，往往要经过几稿。所有草搞都不用带版头的公文纸印，并且要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论

稿”；讨论通过后拟送领导人签发的叫“送审稿”，要用“拟文纸”书写，填写拟稿人姓名和起文时间。草稿不能送审，不具正式文件的效能。个人不应保存应当存档或销毁的公文底稿。

拟文稿纸，1951年的《公文处理暂行办法》附件中就有规定，当时是竖写的，1956年中央发文改为横写横排。后来各机关体系根据自己的情况变通印制，近十几年来渐趋规范化标准化，1988年6月国家技术监督局发布《国家公文格式》，同时发布《发文稿纸格式》，1989年3月以后逐步皆应按照国家标准印制本单位的发文稿纸，详见附录，请直接参照。

2．审核

‘‘送审稿”在提交讨论和领导人审批签发之前，要由机关的办事部门进行审核(又称校核)，协助领导人把关，保证公文质量。按规定审核的内容是：

①报批程序是否符合规定。

②是否确需行文。·

③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整准确地体现发文机关的意图并同现行有关公文相衔接。

④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一

致意见。

⑤所提措施和办法是否切实可行。

⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表达、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合有关规定。

不符合要求的“送审稿”不能上送签发，要重新草拟、修改，直至符合要求。审核中如认为符合上述要求，要写出明确的意见，送领导人签发。审批签发后印发前须再校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导复审。如果审核单位和拟稿单位(如秘书部门、业务部门)意见不一致，要迅速反映到有关领导那里去。

领导人审批公文，主批人应明确签署意见，并署名具日；其他审批人也可写意见，圈阅应视为同意。

3．签发

审核合格或讨论通过的公文，要由本机关领导人签发，重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；有的公文，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人会签，每人都要在签字之下注明自己的签发日期。联合行文如果意见不一致，要如实反映双方的意见，否则可以不签。

签发有两种，一种是在定稿的拟文纸或签条“拟文处理”上签署意见和姓名，然后印发；签发的原稿本单位保存。

一种是在送走的文本上签字，代表机关负责，除主体结构“签发人”部分所作规定外，部门之间有些公文需签名生效。

4．缮印

已经签字的送审稿，就是定稿，是行文的依据。定稿在印制前要经秘书部门复核，然后确定发文字号、分送单位和印制份数，登记在案，就可以按保密规定送排、打字或缮写、分发，即已转人狭义的“发文办理”。其中与写作关系密切的校对是一项严肃的工作，一方面要注意不发生政治陛错误，另一方面要求不出现技术性的错误，即文字、标点、格式的错漏问题。如果发现定稿上有错漏不当之处，要提请承办人、审核人或签发人处理，不能擅自改动。打印的公文文字上如有删改、增减之处，要加盖校对专章；改动多的要修订原稿重新打印。印好后有个别错误，改动后要加盖公章。有些公文要在文末注明打字、校对者的姓名，以示有人负责。

印好的文件还不能立即封发。打印的要在校对人确认无错误遗漏之后，送监印人盖公章。铅印的公文可在印刷时用印模加印公章。复制的副本不盖公章。

5．归档

公文在盖章后为正本，制文机关要留下一式二份或三份，由秘书部门按有关规定连同定稿和有价值的修改搞及有关材料立卷归档。草稿和一般修改稿不存档。联合发文，由

主办机关立卷归档，相关机关保存复印件。

注意，这里说的和收文单位办理后归档不是一回事。