浅谈当代文秘对工作的思考

浅谈当代文秘对工作的思考
摘要
不论是在政府机关还是在企事业单位，秘书一职已经逐渐被重视起来。

新时代的秘书已经不再是只会业务的小文员，他具有很强的职能性和艺术性。

一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。

本文通过大量文字资料的筛选，来探讨秘书工作的重要性、我国秘书目前的现状以及现代秘书工作应具备的条件，让我们更加了解秘书工作的特点，从而使秘书在今后工作中能够更好的发挥她的作用。

关键字：秘书工作重要性条件
目录摘要
第一章引言
1.1 问题的提出
1.2 秘书工作的研究方法
第二章秘书工作的理论综述
2.1 秘书的定义
2.1.1 广义秘书的概念
2.1.2 狭义秘书的概念
2.2 秘书工作的必要性
2.3 秘书工作的内容
2.4 秘书工作的发展趋势
第三章当代秘书应具备的条件
3.1秘书人员应具备的素质
3.2 较好的社交能力
3.3较强的协调组织能力
3.4 不断创新的精神
第四章我国秘书工作的现状
3.1 秘书制度不完善
3.2 秘书工作不规范
3.3 公文运行标准不一
3.4 工作手段不够现代化
第五章结束语
参考文献
第一章引言
1.1 问题的提出
随着社会经济的不断发展，国内的中小企业也在逐渐壮大起来。

而现代企业的竞争，归根结底是人才的竞争。

近些年来，公司将逐渐适应信息化与现代化的潮流，大力提高产品的研发能力，开展信息服务，扩大市场份额。

为了适应公司发展的总体战略，必须配置高素质的人力资源。

从公司成长来看，文秘人员是公司的重要组成人员，虽然处在不同的工作层次、不同的工作部门，但都是企业运行的重要公务系统、参谋系统、决策支持系统、公关系统等等，文秘人员是公司人员系统中一支重要的组成部分。

为了顺应时代的发展，公司对秘书工作提出了更高的要求，一般意义上的参谋、助理性工作已远远不能满足工作的需要，他们已被赋予了更好的角色和更大的责任。

新时期的秘书工作者应成为领导者的得力助手和出色参谋，必须是高素质的复合人才。

1.2 秘书工作的研究方法
秘书工作的研究方法有很多种，而资料收集法是这篇论文主要的研究方法。

本文以通过参阅财务管理的相关书籍、上网查找相关资料，分析众多学者对这一领域的研究成果和相关的政策建议，研究了当代秘书工作的内容及现状，以及给我们带来哪些启示。

第二章秘书工作的理论综述
2.1 秘书的定义
2.1.1 广义秘书的概念
秘书是领导人的事务与信息助手。

这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。

2.1.2 狭义秘书的概念
秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。

这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通，又有差异。

主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。

这个“助手”包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥’参谋作用”的现实。

2.2 秘书工作的必要性
在我国，不论是企业形象的宣导还是公司文化的确立，都离不开文秘人员。

可以说，文秘人员是公司形象的“窗口”，其工作的直接性与特殊性决定了公司对外形象的整体感觉。

从文秘的工作任务来讲，文秘工作必须要符合公司成长与发展的需要。

文秘工作是一项内向性与外向性结合的工作，她与公司的客户及社会公众直接和间接交流，其业务素质随着公司的成长理应得到不断的提升，否则将会成为公司发展成长的瓶颈。

从文秘人员个人来看，从其构成分析，她们都受过比较专业的教育，然而却面临着工作多样性与复杂性的挑战，每个人都想追求一份比较充分的发展空间与发展机会，都想完善自己的职业生涯。

因此不仅公司对文秘的工作越来越重视，就连文秘人员也在学习的过程中不断提升自己的能力，已达到最高的境界。

2.3 秘书工作的内容
（一）常规性事务工作
所谓常规性事务工作，就是在没有上司指示、授意和监督下，秘书本人自主开展的常规性工作。

1、文学管理：包括收发、登记、拟办文件或者电子邮件，催办、督办和查办具体事项，文件的立卷归档等。

2、时间管理：登记上司预约申请表、拟定上司工作日程和会见约见时间安排表、为上司提供来访者的信息资料和洽谈事项大纲、管理上司的工作日志和单位大事记。

3、办公室管理：设计并印制上司对外沟通的名片、记录上司口述的文稿并完善修订印制成文、能够熟练操作和简单维护各种办公软件、随时做好上司办公室环境卫生、随时检查会议室和会客室的现状。

4、信访管理：接待来访人员、接受并拟办各种来信、协调相关部门落实信访事项并编写信访工作报告、接听电话并做好电话内容登记、及时向上司汇报并拟定反馈意见。

（二）指派性工作
所谓指派性工作，就是指上司临时交办的工作。

这些工作大多数都是临时出现的工作，没有提前量，也就是不能按照原计划实施。

这些工作时间紧、要求高，同时也没有惯例可循，综合性强。

一般来说，这种临时指派的工作，主要包括以下几个方面：
1、上司临时要求的文件、文稿、函件（包括信函、电子邮件、电报）
2、客户临时索要的相关资料，同时也要及时回答客户提出的各种询问
3、接待临时来访的客人
4、根据公司的相关规定和自己的权限，妥善处理各种突发事件
5、根据上司的要求，做好临时会议的准备工作
6、根据上司的要求，临时指定出差计划，准备出差所需的相关资料
7、根据上司的指令，组织或者参加各种社交活动。

8、帮助上司办理财务事项（包括存取款、验证到帐款项、办理汇票、纳税等）
9、准备相关资料，筹备立项报告的专家评审工作，并提前进行相关咨询，弄清楚基本程序和要求。

10、上司临时交办的其他事项
（三）自主独创性的工作
所谓自主独创性工作，就是指秘书充分发挥自己的主观能动性，采取灵活机动的工作方法，以积极的态度，在更大的程度上协助上司开展工作，达到最佳效果。

这些工作，主要包括以下几个方面：
1、各种类型的调查研究
2、各种信息的收集和分析整理
3、协调各种关系，处理工作中的各种矛盾
4、协助上司妥善处理外来的各种纠纷，让上司尽快脱身
5、加强和各部门的沟通，使上司的指令能够尽快落实并及时反馈。

2.4 秘书工作的发展趋势
就世界范围而言，秘书工作的发展趋势是曰益普遍化和社会化。

秘书工作不仅广泛存在于政府机关、企事业单位和社会团体而且渗透到社各个角落。

由事务性向智能型发展是秘书工作的另一个趋势。

这一方面表现为办公室自动化程度的提高，许多事务工作，如速记、誊写、校对、报表、档案处理普遍由手工操作转向使用电脑；另两方面表现为越来越多的秘书人员走向高级秘书阶层。

他们的主要工作是综合管理、安排曰程，或是辅助决策、充当某一专业工作的顾问，即成为“外脑”型人员。

近些年来，由于秘书工作已经成了各级管理、监督曰常事务的一部分，也由于大多数秘书都是经过专业培训的人员，秘书的专业性终于得到了社会的公认。

其队伍曰益壮大，其地位曰益巩固，秘书工作曰趋永业化，终身秘书逐渐增多。

第三章当代秘书应具备的条件
秘书工作是一种很有作为，责任重大和光荣的工作。

长期以来，秘书工作岗位锻炼培养出大批高素质的领导干部。

在新的历史时期，经济社会发展日新月异，秘书工作者必须跟上时代步伐，适应新时期的特点，达到领导的要求，秘书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代的要求。

3.1秘书人员应具备的素质：
（一）、基本素质
1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个
健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。

这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
（二）、业务素质
1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知
识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意
收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经
验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能
力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提
高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（三）、文化素质
1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定
的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

相传，在清
朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。

何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。

后皇帝派了
一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。

那些江南才子们以出对联来试王的文化，
上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：塞北一天一地一
圣人。

语出惊人，顿受青睐。

江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？
王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文
章。

由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、外语：涉外秘书，经常涉及外国人员，对外交往中，无论是书面的，还是口
头的，都要经常运用外语。

我们要使
自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

3.2 较好的社交能力
秘书工作者要能说会写会办事，要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。

优秀的文字写作能力。

文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。

特别是文秘工作者，文字写作能力是主体能力，要能起草、审核、修改文稿，归纳综合编辑各种文字材料。

培养写作能力强手，要经过长期磨练，十年磨一剑。

良好的口头表达能力。

口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。

优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点，富于幽默感，善于与人沟通，善于交际。

当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式，如交流的内容涉及到公司的机密等，秘书采取此方式既不失礼节，又能保护公司的机密。

如公司的一位员工问秘书：“听说公司下周要进行人事调整，谁有可能担任销售部经理？”“有能力的人。

”秘书回答道。

古人云：“辞不可不修，说不可不善”。

修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的，这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养，掌握一定的修辞方法，以提高驾驭语言的能力。

3.3较强的协调组织能力
协调组织能力是秘书工作者的基本能力。

秘书工作大部分是办事，例如，安排领导的活动，组织会务工作，交际接待，办理和接待来信来访，对外联系，处理领导交办的事，等等，都要求秘书工作者有干练的办事能力。

这种能力是工作经验的积累，加上灵活性，形成工作魄力。

这样，就能把复杂的问题简单化，用最简单的办法处理最复杂的问题。

扎实的基础理论和基础知识。

3.4不断创新的精神
秘书工作是一项规范性很强的工作，也是一项不断创新的工作。

新情况、新
问题层出不穷，大量的具体问题要靠在实际工作中不断创新来解决，要靠秘书工作者的智慧，靠新的思路、新的方法、新的途径去解决。

第四章我国秘书工作的现状
由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响，我国现实的秘书工作的状况普遍不理想，而且远远落后于世界潮流。

具体表现在以下几个方面：
4.1 秘书制度不完善
源于英美法的秘书制度是一项先进的制度，它规范并且促进了秘书工作的发展。

相对国外先进的秘书制度来讲，我国公司里的秘书没有法律的地位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常事务，因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。

4.2 秘书工作不规范
秘书的职业化是世界性的潮流，所谓“职业化”是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何一行业所必需的职业。

我国已于一九九七年由国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会开始统一进行秘书职业资格的认证和培训工作。

但是在实际工作中，我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性，其工作方法主要是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措，故很难适应秘书工作职业化的要求。

4.3 公文运行标准不一
秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。

我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完善公文处理办法，并于2000年颁布了《国家行政机构公文格式》（GB/T9704--1999），使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。

但是在实际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重要性认识不够，或业务不熟，常出现“上报公文新格式，下发公文老面孔”，或新旧公文格式混用、使用不规范的情况。

严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。

4.4 工作手段不够现代化
信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的出现，还促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现。

由于秘书工作中产生的大量文件特别是行政公文，具有规范化、模式化的特点，因此，秘书工作中的大量文字、数据、图形、声音和影像均可在互联网上传输，“无纸办公”的物质条件已经具备。

但
是，多数秘书人员在工作中仍然沿用传统的工作方法，电脑仅成为打字的工具。

第五章结束语
秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。

只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

本文借鉴了一些秘书工作的理论和研究成果，对我国秘书工作的现状及当代秘书应具备的条件做了一些研究。

由于时间和自身条件不足，可能存在一些不足之处。

参考文献
1、《高级秘书手册》；海天出版社，主编：廖金泽；
2、《中国秘书学》；重庆出版社，主编：任群。