公文写作常见问题

附件2：
公文写作常见问题
1.“请示”和“报告”混淆的问题。

要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

不应在报告中夹带请示事项。

2.“请示”文种未加联系人。

应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标明联系人的姓名和电话。

格式如下：
（联系人：***,联系电话：****）
3.文件引用不规范。

引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。

文件标题用《》括入，发文字号用（）括入，标注年份应采用六角括号…‟，而非中括号[ ]或【】。

有些公文只引了标题，未引发文字号；有些公文引用了发文字号，但未引标题。

4. 结构层次序数使用不当。

一般而言，结构层次序数分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四个层次。

只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。

其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。

在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

正文中
的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。

正文用3号仿宋GB2312字体。

5. 公文标题标点符号运用不当。

公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发文件的标题，除被转发文件的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。

（如需要转发的文件是：“国务院关于加强安全生产工作的通知”；转发文件的标题为“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”，不用“通知的通知”。

）
6. 国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。

如KV、和千伏，KVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。

一般而言，物理量量值必须用阿拉伯数字，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一，并应使用国家法定计量单位。

日常生活中使用的量，使用的是一般量词。

如30元、45天、67根等。

相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。

如二三米、一两个小时。

带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。

如几千年、十几天。

7.人名、地名、日期、单位名称使用不规范。

年份一律使用公历年份的全称，如2010年、2011年不能略为10年、11年。

单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如国家电网公司一般不简称“国网公司”等。

8.附件标注不规范。

如正文中标有附件而未附或是附件名称与正文附件说明标注不一致，还有个别单位未在附件正文左上角标注“附件”字样。

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

9.错字、漏字问题。

在使用计算机录入时，由于使用输入法不同，因字词音同形似而出现错误；修改时误删个别词句，校对时又未认真检查，导致错字、漏字现象。

10.发文日期不能用阿拉伯数字。

发文日期要用汉字，但0不能写成“零”或“0”，而应当使用“插入”菜单中的特殊符号“○”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。

11. 发文字号使用不规范。

发文字号由发文单位代字、年份和序号三部分构成。

其中年份应标全称，使用六角括号“…‟”括入，个别单位仍旧使用平角括号“[ ]”括入。

12.公文版式及格式不规范。

此类错误最多，主要表现为公文版式要素不完整。

13.需要会签的文件没有进行会签。

14. 紧急程度标注不规范。

公文的紧急程度分为“特急”和“急件”，标注时个别单位把“急件”仅标注为“急”或两字之间未按要求空格。

准确的标注应为黑体3号字且两字之间空1字空格。

15.涉密文件没有标注密级或涉密文件上网运行。

涉及企业秘密的公文应当在阅办单标明密级，分别为“商密一级”、“商密二级”，工作秘密一般标为“内部资料”或“内部事项”。

对标有密级的文件，如正文不含企业秘密，正文按照文件流程运转，涉密的附件不在协同办公系统运行，单独呈送；含有企业秘密的正文不在协同办公系统运行，单独呈送。