发票操作流程

发票操作流程 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】
纳税人普通发票管理系统使用说明书
纳税人普通发票管理系统使用说明
（）
一、 系统介绍
普通发票管理系统是提供给纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等发票）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。

系统运行环境：windows98或以上。

纳税人基本
初次使
从税局购买发
开票和数据
到税局验
二、系统的操作流程
下面介绍本系统各种普通发票数据采集和导出的操作流程，具体的操作方法参考后面的各模块的操作说明。

1、使用本系统开具发票操作流程
使用本系统可开具广东省国税通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票。

基本操作流程如下：
1）在“操作员设置”模块设置操作员和权限。

2）在“纳税人资料设置”模块录入纳税人基本资料。

3）从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进
的发票记录。

4）可进入“开票常用资料设置”模块的“客户资料维护”、“商
品资料维护”、“设置常用开票备注”、“出口商品发票设置”
等模块中录入顾客、商品、备注信息以及出口商品发票里常用的
一些开票信息；可进入“打印格式调整”模块进行发票的打印格
式的调整（此步骤非必需，可根据实际情况录入代码和进行格式
调整）
5）进入“电脑普通发票开票处理”-〉“通用机打发票（平推
式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、“电脑
普通发票开票处理-〉出口商品发票开票打印”、“电脑普通发票
开票处理-〉收购发票开票打印”模块进行开票和打印。

6）进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。

2、使用本系统采集和导出普通发票数据操作流程
1）在“操作员设置”模块设置操作员和权限。

2）“纳税人资料设置”模块输入纳税人基本资料。

3）进行普通发票数据的采集。

发票数据的采集可分为下面几种方式：
采用在本系统中录入发票数据的方式进行采集，此采集方
式适用任何一种普通发票数据（包括手写普通发票、定额
普通发票）的采集，采集步骤如下：
A、从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块
录入购进的发票记录。

B、进入“发票数据录入”模块进行发票数据的“一次录
入”和“二次录入”（如果是定额发票，在一次录入和
二次录入模块，系统会自动填入开票金额和开票日
期）。

C、进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修
改对碰不符的录入错误的数据。

采用导入数据的方式采集普通发票数据。

此采集方式使用
于使用其他系统开具或录入普通发票数据，以及使用“”
的企业。

采集步骤如下：
A、进入“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出
来的发票数据文件（具体文件格式见附录说明）或导入
从“”导出的发票数据备份文件。

B、保存导入的发票数据
4）进入“发票数据导出”模块，点击“未导出清单”，选择要导
出的发票数据后，点击“导出”按钮进行导出。

三、程序的安装
1）双击进入安装界面
2）一直点击下一步，直至完成安装
[注]：程序的默认安装路径为：C:\Program Files\普通发票管理系统。

升级程序补丁的时候，请选回程序的安装路径。

四、开始使用发票管理程序
1、程序的启动
双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图4-1）启动程序。

（图4-1）
或者选择“开始-〉程序-〉普通发票管理系统-〉普通发票管理系统”启动程序。

或者直接进入安装目录，双击文件启动程序。

2、第一次登陆系统
使用用户名sa，密码123456登陆。

3、操作员设置（操作员即用户）
1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“操作员设置”进入操作员管理界面，如图4-2所示。

（图4-2）
2）操作员管理界面如图4-3所示：
（图4-3）
3）修改用户信息：用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员设置界面（如图4-4所示）。

在此界面可修改用户的姓名和权限。

权限的设置只需在需要拥有的权限前打勾即可。

修改好后按“保存”按钮进行保存。

保存成功后，按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图4-4）
4）新增用户：在操作员管理界面（图3-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面（图4-5），输入用户名、姓名、密码（需输入两次），选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。

按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图4-5）
5）删除用户：在操作员管理界面（图4-3），选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。

6）退出操作员管理界面：在操作员管理界面（图4-3）点击“退出”按钮
[注]：sa用户不能删除, 但可以修改sa用户的密码。

4、纳税人资料设置
1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“纳税人资料设置”进入纳税人信息修改界面，如图4-6所示。

纳税人信息修改界面如图4-7所示，部分资料为出口商品统一发票中使用的资料。

（图4-6）
(图4-7)
2）直接在图4-7的界面输入纳税人的各项信息后按“存盘”按钮进行存盘。

按“返回”按钮返回系统主界面。

注意，一定要确认输入如的信息正确无误。

纳税人编码指12位码，如0。

3）[注意]如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能修改纳税人编码和税务登记号！”的提示（图4-8），此时如要修改纳税人编码，则必须先进入“系统设置-〉数据库管理-〉初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。

详见“初始化数据”模块的说明。

纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。

（图4-8）
5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）
进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“修改密码”进入修改密码界面（图4-9）。

输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。

（图4-9）
6、小提示
通常使用Tab键或Enter键可以移动光标
由于sa用户权限较大，所以建议第一次使用sa用户登录后修改
密码
纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，
否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。

五、购进发票录入
当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。

1.操作说明
1）点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。

如图5-1所示：
（图5-1）
2）点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。

录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。

购买日期默认为数据录入的当天，可修改。

发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。

录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。

在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。

[注]：录入时发票号码起号必须为一本发票的第一张，发票号码止号必须为一本发票的最后一张。

（发票号码起止号码之间可以有连续的几本发票，并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。

）（省通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统
一发票、印有企业名称普通发票（自印发票）和定额发票无此限制）
3）如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查找”按钮。

点击“查找”按钮，弹出的窗口如图5-2所示：
（图5-2）
A) 如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾；如需按发票代码查找，请在“发票代码”前面的框上打勾（可两者都选）。

B) 输入查找条件后，点击“检索”按钮。

系统将会检索出符合条件的购买发票数据。

如需查询全部购买发票记录，请点击“全部”按钮。

C) 在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。

（如果不按“保存”按钮，数据将没有真正被删除）。

注
意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除（会有提示告诉不能删除）。

D) 在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改
的记录，然后点击“修改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图5-3所示：
（图5-3）
E) 直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即
可。

注意，如果要修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改（会有提示告诉不能修改）。

2.小提示
新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删
除数据无效。

不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，
可以在新增几条记录后再按保存按钮。

六、电脑普通发票开票处理
电脑普通发票开票模块的菜单如图6-1所示。

（图6-1）
该模块包括如下几个功能：“通用机打发票（平推式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、“出口商品发票开票打印”、“省收购统一发票”、“作废”、“开具红字票”、“通用机打发票（平推式）打印格式调整”、“通用机打发票（卷式）打印格式调整”、“出口商品发票打印格式调整”、“收购发票打印格式调整”。

1、通用机打发票（平推式）开票打印
通用机打发票开票打印模块的界面如图6-2所示
（图6-2）
通用机打发票开票打印模块的使用操作步骤
a、录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，
敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。

如敲入回车
后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正
确，重新录入后再按回车键。

（系统会自动记住上一次录入的发
票代码，在打开此界面时系统会自动录入发票代码，确认无误可
直接按回车键）。

这里亦可通过鼠标点击下拉按钮来选择发票代
码。

b、发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应
发票代码中号码未开具的最小的发票号码），确认发票号码后按
回车（Enter）键。

（如用鼠标操作，则点击“确定”按钮）
c、根据实际开票内容选择相应的行业分类。

系统默认为商业，系统
亦会自动记住上一次选择的行业分类，在打开此界面时系统会自动选择为上一次选择的行业分类。

d、在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，
亦可点击“选择顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客户代码维护”模块。

详见下面“客户代码维护”的说明。

e、确定鼠标光标在地址的输入框内，按回车（Enter）键。

（如用
鼠标操作，则在发票明细中点击“增加行”按钮）
f、在中间的发票详细项目列表中会增加一行。

g、选择或输入“品名规格”。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入
可降低手工输入的麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。

商品资料的录入在“商品代码维护”模块。

详见下面“商品代码维护”的说明。

）
h、输入商品单位，按回车（Enter）键。

i、输入商品数量，按回车（Enter）键。

j、输入商品单价，按回车（Enter）键。

k、此时会新增一行（省通用机打发票为最多10行明细，电脑版商品销售发票为最多6行明细），如需继续录入商品信息，重复f 至i的步骤；如不需再录入，转至步骤k。

如需删除某行录入的明细数据，选中该行数据，然后点击“删除行”按钮。

l、录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，直接在下面的大框中录入发票备注。

m、开票人和收款人默认是登陆系统的操作员姓名，可以更改。

n、按保存按钮进行保存。

o、保存成功后，按打印按钮进行发票的打印。

如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。

（详见“打印格式调整”说明）如果想先保存，不立即打印，可通过“查询统计和数据导出-〉查询”模块查询出该发票的详细信息后再打印。

（详见“查询统计和数据导出-）查询”说明）[注]
1、省通用机打发票根据不同票种有不同的限额，千位
票及以下只限制开票的上限，不限制开票下限；万位及以上票同时限制开票的上、下限。

规则举例：万位票最大开出金额为，最小开出金额为。

超出开票限额将不能保存。

2、打印前会有提示信息核对即将打印的发票代码号码与纸质票
是否相符。

（图6-3）
（图 6-3）
打印完毕会有“打印是否成功”的提示，如果成功，则选是，如
果打印出错，则选择否（图6-4）。

选了否之后，继续会有提
示，此时可选择重打、作废、取消（图6-5）。

（图6-4）
（图6-5）
输入保存打印完一张后，如需录入另一发票代码的发票，点击“清空”按钮将清空所有录入的信息；如需继续录入该发票代码地发票，则可点击“下一张”按钮则不清空发票代码，顾客信息，发票号码自动递增，开始下一张发票的录入打印。

小提示
第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格
式。

客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以
直接录入的。

如果不希望维护客户信息、商品信息、发票备
注信息，可采用直接录入的方式。

其中商品名称还可采用直接录入（或用条码扫描仪读入）商
品编号的方式，录入商品名称后直接按回车，系统会根据商
品代码维护表中的商品信息自动将商品编号转换为相应的商
品名称
发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），
可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。