电子文件重点

1.电子文件是电子办公系统或网络环境中形成或应该形成的文件，它包括原生性的电子文件和非电子文件数字化后的文件，它属于文件，它的真个生命周期离不开计算机环境，它的基本特征包括真实性、可靠性、可用性、完整性。

电子文件是电子文档被电子文件管理系统捕获并进行登记注册等一系列过程后形成的。

电子文件管理关键过程包括：创建、捕获、利用、保存、管理、存储、销毁。

捕获：是将一份文档或者一个数字对象存入文件保管系统，并为其制定元数据以描述文件和存放位置的过程，其目的在于为文件提供长期有效的保存。

分类：是按照分类表中的逻辑组织规定、方法和程序规则，把业务活动及文件系统地分门别类。

电子文件归档：是指将文件的实体保管权限及法律保管权限移交给档案管理部门，即将经过鉴定符文归档条件并具有保存价值的电子文档转化为电子文件的过程。

电子档案是具有参考和长期利用价值，并归档保存的电子文件。

电子文件归档的鉴定，应由档案人员进行，以确保进入档案馆的文件都是符合归档要求并具有保存价值的。

鉴定内容主要是对文件价值的鉴定，也包括对文件真实性、完整性进行判断，以及对技术状况的全面性鉴定。

迁移：是将文件从某一技术平台移到另一技术平台，以在更新软件或载体格式的同时保留其真实性、完整性、可靠性和可利用性的过程。

版权是指作者及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。

隐私权是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。

元数据是关于数据的数据，是定义和描述其他数据的数据，它也是数据，是专门用来描述另一种资源的数据，既有静态元数据也有动态元数据。

元数据是一种标准，是管理和利用的工具，是系统结构的组成部分。

元数据集是规定和描述标准元数据集元素以及元素间相互关系的框架，是显示元数据元素之间关系的逻辑图；元数据元素是元数据最基本的信息单
元。

背景信息指的是对有关文件及形成文件、维护文件的管理背景的描述信息，它是记录文件业务背景的元数据。

它主要有两大类：一是与机构有关的背景信息，即责任者；二是与文件有关的背景信息，及文件的归属和关联。

背景信息是元数据的一个关键组成部分。

文件管理元数据是用来描述文件背景、内容和结构及其整个管理过程的数据，主要具备：文件本身的元数据；业务规则或政策及授权元数据；责任者元数据；业务活动或过程元数据；文件管理过程元数据；有关元数据文件的元数据。

它的特点是：文件管理元数据必须与文件紧密相关；文件管理元数据具有过程性；文件管理元数据是结构化与半结构化信息；文件管理元数据具有不同的级次；文件管理元数据分散在文件的各层面。

电子邮件：借助于电子计算机生成、处理等手段，通过电子邮件系统经由计算机网络传递的电子信息载体，它具有固定的格式和唯一的标识符。

优越性主要是通信费用低廉、操作手段简便、用途广泛、通信性能优越、凭证性较强。

它的证明力主要有客观性、合法性、关联性。

2.电子文件的类型：（1）按来源与形成方式分类：1.数据库文件2.电子数据表
3.字处理文档
4.电子邮件
5.扫描图像
6.地理空间数字记录
7.数字照片
8.网站及其相关文档（2）按信息组织的方式分类：1.结构化文件2.非结构化文件（3）按文件组成方式分类：1.简单文件2.复合文件3.复杂文件（4）按文件的功能分类：1.主文件2.支持性文件3.辅助性与工具性文件（5）按电子文件的信息格式分类：1.数字文本文件：是通过特定的编辑软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件；2.数字图形文件：是计算机辅助设计或绘图中产生的文件；3.数字图像文件：是指使用数字设备采集或制作的图像；
4.数字音频文件：是指用数字音频设备录入的文件；
5.数字视频文件：是指用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面；
6.数据文件：亦称为数据库电子文件，是指在事物处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象；
7.命令文件：是指为处理各种事物用计算机语言编写的程序。

元数据的类型：（1）系统类元数据：反应程序设计和数据库管理中所需要的
物理和逻辑特性；（2）应用类元数据：为理解和使用数据所需要的信息，如术语定义、收集规范与手段、数据收集后处理等信息；（3）管理类元数据：与数据收集程序相联系和供数据分析员管理用的有关信息。

电子文件的归档方式：逻辑归档与物理归档
1.逻辑归档：是通过计算机网络归档，文件管理部门仅将归档电子
文件的地址通知档案部门，档案部门直接对电子文件的著录信息与存储
地址进行捕获并存储到档案部门数据库内，以便其他用户查询；
2..物理归档：是指文件管理部门将电子文件的数据全部移交给档
案部门，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。

保证电子文件真实与完整的举措：
1.真实性与完整性的确认：（1）行政授权确认：由权威机构提供相
关证书或证明；（2）通过相关的证据提供旁证加以证实；（3）利用技术方法进行认证：例如公共密钥体系、数字签名与数字证书、数字水印。

2.严格的管理机制：（1）维护电子文件的完整性：在文件的创建、
修改、注释、再定外以及销毁过程中确立文件的访问权限；确立一系列流程，发现、阻止以及纠正文件变更和销毁的行为；执行一系列措施，确保文件不会因为存储介质过时和技术更新而使其自身特征和完整性被破坏；
如存在多个文件拷贝，必须确认一份为具有权威性的文件；必须保存所有与文件相关的记录信息；（2）对人的行为进行规范和监督：明确文件管理人员的责任；不给非授权行为提供空隙；执行记录机制。

3.可信赖的电子文件管理系统：（1）具有先进的安全系统、可靠的
检索控制、授予文件唯一的标示符、为每个文件提供相关的元数据信息、通过系统程序，自动建立所要求的元数据元素、保护文件及元数据不被更改；（2）归档范围内的文件，在业务活动中形成后不久，就可以按城规方法被捕获到系统中、保留并定期检查审计跟踪记录；（3）可识别每份文件的数据格式名于版本，应记录文件格式的任何变化、可定期检查文件格式、并可以将文件转换到当前技术环境的能力、可保存系统文档，提供可理解的文件背景。

保护电子文件的措施：
1.遵循基本要求：（1）保证电子文件的可利用与可理解：可利用是
指该电子文件可利用现有的某些软硬件方面的技术，将比特流翻译成人
类感官可接受的信息；可理解是指电子文件释放的信息可被人正确理解；
（2）保证电子文件的可处理性：可处理是指能够使用适合其保护目的的
标准来操作选择和展示他们；（3）保证电子文件的可被再利用性；
2.确保技术要求的满足：（1）保证文件格式的有效性，确保文件的
保存格式让内容长期可读出；（2）保证文件载体的有效性，在合适的时
间进行文件的载体更新和迁移；（3）对风险或灾难的可地域性：对电子
文件的文件对象和元数据进行安全拷贝，定期进行系统备份与数据的检
验与更新，保存备份数据；（4）严格的系统监控管理：无论信息发生了
何种改变，系统都必须记录下相关的细节，并以元数据的形式保存下来；
对软硬件性能进行监控；及时发现软硬件的过时或损坏情况。

电子文件的版权保护：主要涉及两个方面：一是如何避免侵权，二是如何保护自己作品版权。

1.电子文件管理中对他人版权的保护：（1）使用者直接与版权人签订
著作权许可使用合同，在合同中约定好许可使用的权利种类，是专有使用权还是非专有使用权、许可使用的低于范围和时间、付酬标准和办法以及违约责任等内容，以明确双方的权利和义务；（2）通过版权集体管理组织获得权利许可，通过版权集体管理制度，电子文件管理机构可以直接和版权集体管理组织就电子作品的使用问题进行谈判，获得权利许可，并且可以将版权使用费交与该组织分配给版权人。

2.电子文件管理中对自己版权的保护：（1）对作品采取技术保护措施，
令使用者不能任意复制、发型、转播和修改其作品，技术保护措施主要分为：控制接触作品、控制使用作品、控制传播作品、识别非授权作品等；（2）在电子作品中加入版权管理信息，主要包括：作者、作品的基本信息、版权权利归属、有关作品的使用条件、统一编码等；（3）依法提起诉讼，维护自身合法权益：申请诉前金陵或财产保全措施，避免因不及时制止侵权行为而对著作权人产生损害；证据保全措施，获取侵权证据。

电子文件管理与隐私权保护：
1.电子文件管理中侵犯公民隐私权的行为：（1）对个人数据不合理的
收集：电子文件管理机构对个人数据的搜集可能在当事人不知情的情况下进行。

作为政府机构，它在收集个人数据时只能收集与其本身只能有关的数据，如果它在当事人不知情的情况下超出了职能范围去收集其他的个人数据，则构成隐私权的侵犯；作为商业机构，在为用户提供服务时，一般都要求用户进行登记注册，必须提供个人信息，但经营者却不说明提供信息的原因、信息的使用目的及处置方式；（2）对个人数据不合理的利用；（3）对个人数据质量的侵害：个人数据是会随着时间的推移而改变的，某些电子文件管理机构在当事人提供了个人数据之后，不允许其进行修改，这样机构所掌握的个人数据有些是不符实际的，使用这样的数据会对个人造成损害；（4）对个人数据安全的侵害：个人数据在信息时代可能会受到各方面的攻击，如黑客、电子文件管理人员、系统管理员、竞争对手等。

2.电子文件管理中公民隐私权的保护：（1）个人数据收集行为的依据：
任何电子文件管理机构在收集个人数据时必须要有合法的依据，政府收集要依据宪法，根据其职责和工作需要进行收集；私人机构收集个人数据时，要依照有关法律的授权，取得有关主管机关的许可或当事人的同意；（2）个人数据收集的过程：首先明确可以收集的数据范围，其次，对数据的收集过程也应当符合相应的法律程序；（3）个人数据的持有：首先持有个人数据的机构必须保证数据的内容时准确、完整的，对数据要及时更新；其次，电子文件管理机构必须保证所持有的个人数据的安全，一方面对保存的个人数据采取安全措施，避免受到破坏、不被非法浏览和窃取；另一方面，各机构要严格管理信息系统的工作人员，保证数据安全，禁止其利用便利条件侵害他人数据；（4）个人数据的披露和公开：未经数据主体的同意，不得任意公开个人的数据资料。

元数据标准的设计：（1）资源分析阶段：首先需要对该领域的相关数据与国内外已有的元数据标准进行收集，然后对收集到的数据与标准进行分析研究，重点分析其中的元数据元素的选定、元数据代码值的确定，并判断其是否值得借鉴；（2）标准制定阶段：首先确定本领域元数据内容框架；在对本领域需求调研基
础上，选取元数据或新建元数据元素，形成该领域元数据标准的草案；（3）标准验证阶段：根据目标管理的当前状况，将该元数据直接用于目标管理的工作中，发现问题后进一步调整和修订。

萨班斯-奥克斯利法案：2002年颁布，主要目的是要过补充一系列完善的公司管理机制，提升公司透明度，进而恢复投资者对上市公司的信心。

措施主要有：（1）严格界定高层管理人员责任与义务，并设定了问责机制与相应的惩罚措施，保障记录来源的准确与完整；（2）通过承担法律责任，防止对企业重要记录的随意变更；（3）强化公司高管的财务报告责任、提供外部审计的独立性等有助于提高公司财务报告及信息披露的质量。

影响主要有：（1）加强公司的内部管理，对企业保留的记录与披露的信息负责；（2）必须保留数据与不断跟踪记录；（3）IT控制不可或缺。

电子文件管理的核心功能与系统管理及设计的核心功能共同构成了ERMS的核心功能。

电子文件管理的核心功能：（1）控制功能：阻止对文件夹、文件与相关元数据的非法销毁和删除行为、自动跟踪并记录对文件、文件夹与相关元数据的一切操作行为，执行对文件夹、文件与相关元数据的管控；（2）捕获功能：具备多种类型文件的捕获能力、批量导入能力；（3）安全控制：具备访问控制功能、审计跟踪功能、文件的保留与处置功能，以及对重要文件的识别与保护功能；（4）查找与检索。

系统管理及设计的核心功能：可用性；报告功能；系统权限管理功能（数据处理、文件删除、存储、备份与恢复、保存）、系统设计功能（性能要求、可量测性、可靠性与可控性）。

电子文件管理系统应具备哪些功能？
无论各种电子文件管理系统之间可能会存在什么样的区别，电子文件管理系统作为一类完成机构文档和机构记录管理功能的系统，必然会具有某些共同的功能。

1、综合管理文件功能
实现机构各种载体文件的综合管理，如光盘、磁盘、磁带、胶片、纸张等的管理。

实现机构文书、科技、财会、人事等文件相对集中的管理，尤其是要实现包括文本、图形、图像、声音等不同类型的电子文件的综合管理，提供能支持多种文件格式阅读的功能。

2、实时收集功能
通过嵌入各个业务信息系统中的电子文件登记功能实现文件的实时收集，或者通过系统对机构网络内部文件的随时扫描实现文件的实时收集，将鉴定之后的文件保存到电子文件管理系统中。

3、实时鉴定功能
制定机构内部的电子文件保管期限表，在电子文件管理系统中建立并维护该表，在文件登记时，系统自动根据保管期限表中的条款和标准实施鉴定，为应该归档的文件分配一个鉴定标识。

鉴定的时间分别在机构文件首次登记之时，和文件保管期限到期之时。

在实施鉴定的过程中，还应该标示文件的重要程度，并根据已经定义好的机制，记录和维护相应的日志内容。

4、记录和维护元数据功能
区分不同技术类型、不同种类的文件，自行设计或套用国内外有关元数据模型，建立机构电子文件管理系统所需的元数据服务器，记录和维护各种元数据，并提供这些元数据作为文件检索入口。

电子文件提供利用时，保证其权限范围内的文件信息和元数据信息都能够提供利用。

5、日志管理功能
首先根据重要程度划分文件并规定相应的日志项目范围。

对于重要的电子文件一般应该记录文件创建、签署、审阅、传递等等处理环节的信息，同时记录每一次利用的信息，以及某些技术处理的信息。

对于不同重要程度的文件，应该有详略不同的日志内容。

根据不同的权限许可，用户可以阅读全部或部分的日志信息。

6、网络功能
提供简便地将某些电子文件公布于机构网站的工具。

并且提供访问Internet的功能。

7、多样化的检索功能
除了传统的检索方式之外，还要提供全文检索、多媒体检索、检索套用、自定义检索、智能检索等功能。

8、多样化的提供利用功能
机构局域网内的在线服务功能。

建立网站，提供机构员工远程利用功能。

在提供利用的过程中，注意对文件安全级别和用户使用权限的严格管理，对重要的文件设置防拷贝、防写等功能，某些十分机密的文件，应该和Internet物理隔绝。

9、数据迁移和转载功能
当系统的技术平台发生变化时，支持将原来软硬件环境下形成的文件“迁移”进新平台，当系统升级时，对原来的文件进行数据转载。

10、保证安全功能
系统提供对电子文件的实时动态解密、操作全过程的保护以及操作行为的统一审计，对电子文档全生命周期进行安全管理，杜绝非法泄密等，降低电子文件管理的风险。

11、自动分类功能。