集团会议管理制度

会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为进一步规范公司会议管理，提高会议质量和效率，降低会议成本，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，保证会议的有效性，特制定本制度。第二条适用范围

本制度适用于XXX集团总部及各子公司。

第三条会议形式

一、公司的会议形式包括：定期的常规性会议和临时性会议。其中，定期的常规性会议主要包括以下5种形式：（一）公司周年庆典表彰大会；

（二）公司高管工作例会；

（三）公司年终工作述职工作总结会议；

（四）公司年中工作述职工作总结会议；

（五）公司月度会议/各子公司、项目部周例会。

二、临时性会议的主持部门以事件主导部门为主召开，具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前一个工作日以通知形式告知相关参会人员。

第二章会议流程

第四条会议安排的原则

一、坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，紧急会议优先于一般会议。

二、各类会议优先顺序为：例会、临时性行政/业务会议、部门内部会议。

三、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第五条会议通知

一、常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。

二、临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。

三、会议通知期：须于开会前一个工作日内通知参会人及行政后勤部。

四、会议通知的渠道：

（一）公司内部QQ群、微信群、企业邮箱：适用于常规性会议通知（含常规性会议临时调整时间的）、临时性会议通知；

（二）电话通知：适用于临时性会议公告后，由主持部门电话通知参会人；

（三）OA系统中“会议管理”模块发布：适用所有会议类型，用于会议通知存档，备查。

五、会议通知的内容：

（一）会议时间；（二）会议地点；

（三）会议主持部门；（四）参会人员；

（五）会议主题；（六）会议须准备的资料明细；

（七）参会注意事项；（八）其他。

第六条会议准备

一、会议主持部门应指定执行人提前做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。

二、对于需要发放会议资料的，会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。

三、会议主持部门应提前打印《会议签到表》，并由会议记录员监督参会人员签到情况，会议签到表须在会议结束后由会议主持人签字确认。

四、为合理有效分配会议室资源，会议主持部门须提前至少一个工作日在OA系统中“会议管理”栏目中填写《会议申请》流程表单；

因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限，但会议组织部门或个人必须提前电话与公司行政主管备案。

第七条会议组织

一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

二、会议主持人必须遵守以下规定：

（一）主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会议的效率。

（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（四）对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。

三、参会人必须遵守以下规定：

（一）应于会前10分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到。

（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。

（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。

（四）对于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人员处，原则上会议期间不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

（六）原则上参会人员不得请假。如确需请假的，须向会议主持部门负责人及分管领导、必要情况下还要向公司高层说明情况并征得同意后，方可请假。

（七）无故未按时参加会议的，将给予当事人乐捐100元/次的处罚，并备案。

（八）参会人员应做好本人的会议记录。

四、会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

第八条会议记录

一、各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

二、会议进行期间，重要会议须用录音笔进行录音，并于会议结束后两个工作日内由会议记录员将会议录音提交至公司行政后勤部存档。

三、各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：

（一）各部门应常设一名会议记录员，并报行政后勤部备案；如有调整，调整部门须及时通知行政后勤部。

（二）公司根据名单配发会议记录本。会议记录本用完后由记录员凭旧本至公司行政后勤部换领新本，旧本同时本部门存档。会议记录本的领取登记按低值易耗品的领取程序办理。

（三）会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

（四）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会议主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

（五）公司管理层主持的例会、临时行政会议原则上由总裁助理/秘书负责会议记录工作，另有指定的，由指定人员负责相关记录工作。

（六）会议记录员应遵守以下规定：

1、做好会议的原始记录及会议考勤记录，并于会议结束后一个工作日内整理好会议纪要，由会议主持人审批通过后下发至参会人员。

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。会议主持人须在每次会议记录上签字确认。

3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。