照片档案整理

3、照片的编号。照片归档应编制档号。档号 内容及书写格式为“全宗号—分类及保管期限 号—册号—张号”或“全宗号—保管期限代码— 张号”。如：51-Szy-3-5，表示51号全宗声像类 照片档案永久保管期限第3册第5张。照片档号分 别填写在照片背面和照片册中存放位置处，并保 持一致。 4、入册。照片装具的选用，常规尺寸的照片 档案装具应使用国家规范的照片档案册（采用无 酸材料制作），大幅照片可卷放或平放在档案盒 中。同时对照片册编页号，填写备考表。
数码底片的存储结构：
3、数码底片的说明目录
底片号 题名 时间 摄影者 文字 说明 照片号 参见号
4、归档：一是逻辑归档，在计算机上进行；二是物 理归档，脱机存储。
三、照片档案的保管
（一）、防止污染 （二）、照片册立放 （三）、温湿度控制（如下图） （四）、定期检查
中期贮存 类 型
长期贮存
最高温度/℃
张号：在同一全宗同一保管期限内底片按时间顺序排列 大流水号。
3、底片登录：宜使用铁笔将底片号横排刻 写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可 不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将 底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶 片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持 一致； 4、装袋及底片袋标注：底片放入底片袋内 保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底 片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明 “F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上 方标明“K”字样。
照片档案册内目录格式
页 号 备 注
照片号
题名
时间
底片号
2-Szy-3-8
………
20120512
3
2－Sd2012y-8
“2”为全宗号，“Szy”为分类及保管期限 号，“3”为册号，“8”为张号，一张照片 一条目录，放于照片册内。
照片档案基本目录格式
照片号 2-Szy-3-1～3 2-Szy-3-4～4 题 名 时 间 摄影者 张三 李四 底片号 2-Sd2012y-1～3 2-Sd2012y-4～4 备 注
①
题 名：夷陵区档案局开展“我为党 旗添光彩”档案整理技能竞赛活动 照片号：20-Szy-2-8～10 底片号：20-Y-88 参见号：20-W2011-综合Y-18 时 间：20110623 摄影者：周贵禄 文字说明：2011年6月，夷陵区档案 局开展“我为党旗添光彩”档案整理 技能竞赛活动，区委办副主任王友林 （左一）区政府办副主任陈立（右二） 区委区直机关工委常委副书记陈立静 （中）出席开幕式。
（三）、数码底片的整理
1、数码底片的档号：20-Sd2008y-3（与册号无 关），“20”为全宗号，“Sd2008y”为类别年 度及保管期限代码，“3”为张号。 2、数码底片的存储结构：数码照片在全宗内按 “年度—保管期限”分类，按照逻辑关系建立文 件夹管理。不同年度、不同保管期限的照片分别 设文件夹。同一文件夹内的照片按形成时间结合 重要程度顺序排列。一组有密切联系的数码照片 应集中排列在一起。每张数码照片应编写说明， 说明编写方法同纸质照片。数码照片有打印照片 的，应注明互见号。数码照片和说明文件（TXT 格式）统一用档号命名
6、填写脊背
全宗号 188
保管期限 永久
册号 2
起止张号 1—88
7、照片的编目。纸质照片应编制册内目 录和基本目录（其格式如下），分别存放于册 内和检索柜中。纸质照片与底片、数码照片之 间，照片与其他门类、载体档案之间有相互联 系的，应建立互见号。 8、上架排列。按照保管期限、册号的顺 序排列，上架保存。
单张照片说明示例：
题名：夷陵区档案局积极参加区举办 “夷陵之声”红歌大赛活动 照片号：20-Szy-2-41 底片号：20-Y-28 参见号：20-W2011-综合Y-12 时间：20110629 摄影者：刘华 文字说明：2011年夷陵区在全区开展 唱红歌活动，区档案局全体干职工积 极参加此活动，图为区档案局与区纪 委等十六个单位组成的党群联队参赛 现场。
（三）归档要求: 公务活动中形成的具有保存价值的照片、 底片、数码照片，在活动结束后一个月内归档； 科研、基建照片随项目档案一并归档。 归档照片应做到画面清晰，品相良好，说 明完整。归档照片由形成部门或摄影人员负责 撰写说明文字，积存照片由档案部门组织相关 人员考证并撰写说明文字。
二、照片档案的整理
……… ………
20120508 20120515
一组照片一条目录，单张也录一条目录
（二）、底片的整理 1、分类：同一全宗内按保管期限分类 2、编号：底片号是固定和反映底片在全宗内排 列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、 张号组成。其格式如下： 全宗号—保管期限代码—张号即：20-Y-3 保管期限代码：分别用 “Y、C、D”或“Y、30、 10”
相对温度/%
最高温度/℃
21 15 10 2 -3 -10 18 2
相对温度/%
20～30 20～40 20～50 20～30 20～40 20～50 30～50 30～40
黑白底片
25
20～50
彩色底片
25
20～50
黑白照片 彩色照片
25 25
20～50 20～50
注：1、中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存 10年。长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、温度条件下至少能保存 100年。 2、推荐值内较低温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。
文字说明:应综合运用时间、人物（含人物的单 位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景等要素， 概括揭示照片信息和其他需要说明的事项（如照片版 权、来源等）。大幅照片说明可另纸书写，与照片一 同保存。 一组有密切联系的照片应拟写组合说明，应概括 揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明 的事项，标明本组照片的起止张号。采用组合照片说 明的照片，其单张照片说明可以从简，不填写重复项。 同组照片应在每张照片说明的左上角或右上角，用 “①”、“②”、“③”……符号标出组联符号。
（一）、纸质照片的整理 （二）、卤银底片的整理 （三）、数码底片的整理 照片档案的整理原则是：遵循照片形成规律， 分开照片与底片（含数码照片），保持照片内在 联系，区分保管期限，便于保管利用。
（一）、纸质照片的整理 1、照片的分类。照片在全宗内按“保管期 限—年度”分类。照片多的单位再按“问题”分 类。其中“问题”可分为：视察检查、业务活动、 机关建设等类。一个立档单位的照片分类体系应 保持前后一致。 2、照片的排列。同年同一保管期限：同一 内容集中排；根据时间顺序排；重要内容往前排。 同一内容的一组照片可先总后分、先集体后个人、 先特殊后一般的顺序排列；记录领导活动的照片， 按机关和领导人的排序排列。

5、底片入册：应按底片号顺序将底片袋依 次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片 号。 大幅底片的放置：对幅面超过底片册芯页尺 寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱 性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底 片号顺序排列；
6、填写备考表：册内备考表项目包括： 本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。 册内备考表应放在册内最后位置。本册情况说 明：填写册内底片缺损，补充、移出、销毁等 情况。对底片册立册以后发生或发现的问题， 应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、 标注时间。； 7、填写脊背； 8、底片册的排列：底片册按照全宗号、 保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
①
题 名：夷陵区档案局开展 “我为党旗添光彩”档案整理 技能竞赛活动 照片号：20-Szy-2-9 底片号：20-Y-89 参见号：20-W2011-综合Y-18 时 间：20110623 摄影者：周贵禄 文字说明：图为参赛现场
①
题 名：夷陵区档案局开展 “我为党旗添光彩”档案整理 技能竞赛活动 照片号：20-Szy-2-10 底片号：20-Y-90 参见号：20-W2011-综合Y-18 时 间：20110623 摄影者：周贵禄 文字说明：李万明（左三）对 参赛情况进行点评
5、照片说明的填写。单张照片应填写题名、照 片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、 摄影者、文字说明等项目。 题 名:应概括说明照片的主题及人物、时间、 地点、事由等内容； 照 片 号:填写照片的档号； 参见号填:写本张照片与其他相关档案的互见档 号； 拍摄时间:用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间; 摄影者:一般填写个人姓名，必要时可加写单位。
照片档案整理

一、照片档案的收集 二、照片档案的整理 三、照片档案的保管 四、照片档案的利用
一、照片档案的收集
（一）照片档案的种类： 银盐照片（纸质照片和卤银底片）、数码照片（纸 质照片和数码底片）
（二）收集范围: 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的 照片。 2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本 地区工作的照片。 3、本单位组织或参加重要外事活动的照片。 4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、 重大事故、重大自然灾害及其重要常情况和现象 的照片。 5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、 名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照 片。 6、其他具有归档保存价值的照片。
四、照片档案的利用
通过查阅、出版、举办展览等方式积 极开展利用工作，为经济社会发展和机关 建设服务。（如2011年史志办出版的《辉 煌夷陵》）